Setting the project scope and expectations will help eliminate any misunderstandings. Regular updates must be given about the project so that any risks and delays can be discussed. Prioritize features based on critical status for all the projects; negotiate phased deliveries where required. Transparency is the key in building trust and setting realistic timelines.

Make the consequences clear to the customer or boss. Of course, it can also be quicker in most cases, but then the quality usually suffers. The problem in IT is that, from certain points of view, quality is responsible for the result. A new introduction of software that causes problems on the day it is announced and feels like beta software to the employees is usually normal (as long as it runs on the 2. day). A server or network that causes problems can lead to a complete disaster. This does not have to happen, it can usually be included in the planning with appropriate buffer times. It is better to give more time than you need. Again, this means that communication is important. Then also openly and honestly, there is no other way in IT

Communicate openly with the client, explaining potential risks and offering realistic alternatives. Break the project into phases to show steady progress and build trust.

Below is the input: Managing unrealistic IT project timelines requires clear communication & smart planning. The following are the steps: ⏳ Set Realistic Milestones – Break the project into achievable phases. 📢 Transparent Communication – Explain risks & limitations upfront. 📊 Data-Backed Proof – Use past projects to justify realistic timelines. ⚙️ Flexible Roadmap – Offer phased delivery or MVP to show progress. 🤝 Client Collaboration – Involve clients in planning to align expectations. Example 🏦 JP Morgan Chase adjusted a core banking upgrade timeline using phased delivery, ensuring quality without missing key deadlines.

Quando se acontece isso mostra quão TI é um silo e não agrega nada ao negocio. Para resolver, precisa-se 1) Alinhar os níveis de serviço entre negócio e TI. Sendo que o negócio precisar de níveis de serviços mais agressivos, precisa-se colocar os custos envolvidos 2) Ver o motivo desses cronogramas impossíveis. É algo de negócio ou de TI? Será que estamos foçados nos projetos estratégicos ou somente no dia a dia da TI? 3) Interação com negócio. 4) TI é uma parte do todo e não uma empresa dentro da outra. Pois se for a última opção, a terceirização é questão de tempo.

Quando os cronogramas de TI parecem mais um sonho impossível do que algo realista, a chave está em gerir expectativas com transparência e estratégia. Desde o início, esclareça o escopo e entregáveis para evitar surpresas desagradáveis ou desvios desnecessários. Manter o cliente no loop com atualizações regulares – incluindo avisos sobre riscos e possíveis atrasos – constrói confiança e evita crises. Se necessário, negocie ajustes no cronograma, focando nas prioridades críticas para entregar valor mesmo com prazos apertados. No fim das contas, gerenciar expectativas não é apenas falar a verdade, mas também mostrar como você está trabalhando para alcançar o melhor resultado possível dentro das limitações.

algunas ideas importantes que considerar antes de entrar en un proyecto de este tipo, es ser muy realista con el cliente y ver si podemos iniciar juntos el proyecto. En caso, de ser así, los entregables o onboarding debe ser el primer gran paso para iniciar. Dar seguimiento y reportar en periodos cortos con el cliente con la finalidad de que no haya ninguna sorpresa más adelante y afinar cada detalle que pueda desviar el tiempo de entrega del proyecto. si definitivamente es un proyecto donde los clientes piden un tiempo irrazonable, será mejor evaluarlo antes de emprender un proyecto donde quedaremos mal en cuanto al compromiso de entrega.

Quando me deparo com cronogramas irrealistas, faço uma análise cuidadosa dos requisitos e recursos do projeto. Em seguida, comunico de forma clara ao cliente as limitações e riscos envolvidos, propondo um cronograma mais realista. Isso pode incluir entregas em fases ou ajustes no escopo. O mais importante é manter uma comunicação aberta, garantindo que as expectativas do cliente sejam gerenciadas ao longo do projeto, sem comprometer a qualidade.

1. Communicate Transparently Discuss challenges early, explaining constraints to align expectations. 2. Set Realistic Milestones Break the project into phases with clear timelines. 3. Justify with Data Use past timelines and resource constraints to support revised estimates. 4. Offer Alternatives If deadlines are rigid, propose phased deliveries, MVPs, or added resources. 5. Keep Clients Updated Regular progress reports prevent surprises. 6. Document Agreements Ensure revised timelines and scope changes are formally approved. 7. Stay Collaborative Work with clients as partners to find win-win solutions.