El software de gestión del ciclo de vida de contratos (CLM) se utiliza para optimizar todo el proceso del ciclo de vida de un contrato, desde la pre-firma hasta la post-firma. El software CLM puede simplificar el proceso de gestión de contratos a lo largo de etapas clave del ciclo de vida, como la creación del contrato, negociación, ejecución, aprobación y renovación.
El software CLM rastrea hitos, plazos y obligaciones delineadas en el contrato, enviando recordatorios y notificaciones automáticas a las partes relevantes. Aunque tradicionalmente es utilizado por equipos legales, el software CLM es ampliamente utilizado por otros equipos dentro de una organización, como ventas, adquisiciones y finanzas. Al automatizar los flujos de trabajo de contratos, estas herramientas ayudan a gestionar grandes volúmenes de acuerdos rutinarios de manera más eficiente.
A diferencia del software de gestión de contratos, el software CLM ayuda a los usuarios a gestionar acciones post-firma (o post-ejecución), incluyendo el seguimiento de obligaciones, gestión de rendimiento y cumplimiento, y resolución de disputas. Estas herramientas proporcionan una plataforma centralizada para almacenar todos los términos de obligaciones y comunicaciones. Esto ayuda a las empresas a mitigar riesgos, asegurando que todas las partes internas y externas comprendan y cumplan con sus obligaciones contractuales. Tener un repositorio centralizado y acceso para la colaboración, flujos de trabajo automatizados compartidos y visibilidad de los análisis de rendimiento de contratos ayuda a mejorar el cumplimiento y la eficiencia general en la gestión de contratos.
El software CLM comúnmente se integra con software de gestión de relaciones con clientes (CRM), software de propuestas, software de contabilidad, y software de firma electrónica.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión del Ciclo de Vida de Contratos (CLM), un producto debe:
- Proporcionar todas las características de una solución de gestión de contratos
- Gestionar todo el ciclo de vida del contrato de principio a fin
- Rastrear y monitorear el proceso de creación y entrega del contrato
- Permitir a los usuarios estimar la eficiencia del ciclo de vida del contrato y encontrar formas de mejorarlo
- Proporcionar informes regulares a las partes internas y externas relevantes sobre los contratos y el rendimiento con respecto a las obligaciones
- Cumplir con los requisitos de la industria, regulaciones gubernamentales, auditorías y respuesta a demandas
