Software für das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) wird verwendet, um den gesamten Prozess des Vertragslebenszyklus zu optimieren, von der Vorunterzeichnung bis zur Nachunterzeichnung. CLM-Software kann den Prozess der Verwaltung von Verträgen über wichtige Lebenszyklusphasen wie Vertragserstellung, Verhandlung, Ausführung, Genehmigung und Erneuerung vereinfachen.
CLM-Software verfolgt Meilensteine, Fristen und Verpflichtungen, die im Vertrag festgelegt sind, und sendet automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigungen an die relevanten Parteien. Während sie traditionell von Rechtsteams genutzt wird, wird CLM-Software auch von anderen Teams innerhalb einer Organisation, wie Vertrieb, Beschaffung und Finanzen, weit verbreitet eingesetzt. Durch die Automatisierung von Vertragsabläufen helfen diese Tools, große Mengen an Routinevereinbarungen effizienter zu verwalten.
Im Gegensatz zu Vertragsmanagement-Software hilft CLM-Software den Benutzern, Aktionen nach der Unterzeichnung (oder nach der Ausführung) zu verwalten, einschließlich der Verfolgung von Verpflichtungen, Leistungs- und Compliance-Management sowie Streitbeilegungen. Diese Tools bieten eine zentrale Plattform zur Speicherung aller Verpflichtungsbedingungen und Kommunikationen. Dies hilft Unternehmen, Risiken zu mindern und sicherzustellen, dass alle internen und externen Parteien ihre vertraglichen Verpflichtungen verstehen und erfüllen. Ein zentrales Repository und Zugang für Zusammenarbeit, geteilte automatisierte Workflows und Sichtbarkeit von Vertragsleistungsanalysen helfen, die Compliance und die Gesamteffizienz bei der Verwaltung von Verträgen zu verbessern.
CLM-Software wird häufig mit Kundenbeziehungsmanagement (CRM) Software, Angebotssoftware, Buchhaltungssoftware und E-Signatur-Software integriert.
Um in die Kategorie des Vertragslebenszyklusmanagements (CLM) aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
- Alle Funktionen einer Vertragsmanagementlösung bieten
- Den gesamten Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende verwalten
- Den Prozess der Vertragserstellung und -lieferung verfolgen und überwachen
- Benutzern ermöglichen, die Effizienz des Vertragslebenszyklus zu schätzen und Wege zu finden, ihn zu verbessern
- Regelmäßige Berichterstattung an interne und relevante externe Parteien über die Verträge und die Leistung in Bezug auf Verpflichtungen bereitstellen
- Den Branchenanforderungen, staatlichen Vorschriften, Audits und der Reaktion auf Klagen entsprechen
