連接 HubSpot 和 Xero（資料同步）

連接 HubSpot 和 Xero，並在 Xero 和 HubSpot 之間同步聯絡人、發票和應用於發票的付款。

Xero HubSpot 整合可讓您：

• 單向或雙向同步 Xero 和 HubSpot 聯絡人。
• 單向或雙向同步 Xero 項目和 HubSpot 產品。
• 同步 Xero 發票到 HubSpot，或在 Xero 和 HubSpot 之間雙向同步發票 (BETA)。
• 從 Xero 同步付款至 HubSpot，或在 Xero 和 HubSpot 之間雙向同步付款 (BETA)。

請注意：建議在連接整合之前，先與您的會計和法律團隊討論此功能是否符合您的需求。

開始之前

在開始使用此功能之前，請務必充分瞭解應該提前採取哪些步驟，以及此功能的限制和使用此功能的潛在後果。

瞭解需求

• 您必須是Super Admin或在您的 HubSpot 帳戶中擁有App Marketplace 權限。

• 您必須至少擁有Operations HubStarter才能建立任何自訂欄位對應。

瞭解限制與注意事項

雙向發票同步功能對希望從 HubSpot 執行計費的小型企業最有用，無論是手動建立發票、使用 HubSpot 的訂閱功能，或是將交易或報價轉換為應付發票和訂閱。

此整合對於希望簡化帳單處理程序，或簡化從銷售到會計的交接程序，以開始帳單和收款的小型企業非常有利。

一些需要考慮的主要功能：

• 編輯發票：從 HubSpot 建立的發票需要從 HubSpot 編輯 (例如 ，新增或移除細列項目、更新定價或移除付款)，否則發票將無法同步。在 Xero 中建立的發票可以在 Xero 中編輯，不會有任何問題。
• 收取稅金：安裝 Xero 整合將觸發一次性從您的 Xero 帳戶匯入稅率到您的 HubSpot 稅率庫。這可將從 Xero 匯入的稅率加入發票上的個別項目中。稅務資訊將與您的發票一起同步到 Xero。

• 貨幣：測試版支援六種貨幣：美元、加元、歐元、英鎊、澳元和紐元。

連接應用程式

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「Marketplace 圖示」marketplace，然後選取「App Marketplace」。
2. 搜尋並選擇Xero by HubSpot (資料同步)。
3. 在右上方，按一下安裝應用程式。
4. 在對話方塊中，輸入您的Xero 認證。檢視所需權限，然後按一下接受。

設定您的同步設定

建議按照下列順序設定同步，因為 Xero 要求在同步發票之前，發票的聯絡人和產品必須存在於 Xero 中。

設定聯絡人同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 按一下Xero。
3. 按一下Sync more data（同步更多資料）。
4. 在Selectthedata you want to sync頁面上：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇聯絡人。
     
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇聯絡人。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 ： 資料在 HubSpot 和 Xero之間雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 聯絡人將根據條件從 Xero 聯絡人建立。只有 HubSpot 聯絡人的屬性會被更新。
   • 資料只同步至 Xero：Xero 聯絡人將根據條件從 HubSpot 聯絡人建立。只會建立 Xero 問題屬性。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data conflict resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在「映射欄位」部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在「限制」頁面上
   • 在HubSpotdataSyncRight Xero部分，按一下編輯以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：至少有一張相關發票的發票狀態不是草稿 ，且 建立日期在 [今日日期] 之後 ，且 發票來源是 HubSpot 的任何一種。

8. 在「檢閱」頁面上，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。
   

設定產品同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 按一下Xero。
3. 按一下Sync more data（同步更多資料）。
4. 在Selectthedata you want to sync頁面上：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇項目。
     
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇產品。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 ： 資料在 HubSpot 和 Xero之間雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 聯絡人將根據條件從 Xero 聯絡人建立。只有 HubSpot 聯絡人的屬性會被更新。
   • 資料只同步至 Xero：Xero 聯絡人將根據條件從 HubSpot 聯絡人建立。只會建立 Xero 問題屬性。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data conflict resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在「映射欄位」部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在「限制」頁面上
   • 在XerodataSyncRight HubSpot部分，按一下編輯以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個應用程式。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：所有產品和服務。

8. 在「檢閱」頁面上，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。
   

設定發票同步

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 按一下Xero。
3. 按一下Sync more data（同步更多資料）。
4. 在Selectthedata you want to sync頁面上：
   • 按一下Xero下拉式功能表並選擇Invoices。
     
   • 按一下HubSpot 下拉式功能表並選擇發票。
5. 按一下同步方向箭頭，然後選擇同步方向。
   • 應用程式 之間的資料同步 ： 資料在 HubSpot 和 Xero之間雙向同步。
   • 資料只同步至 HubSpot：HubSpot 聯絡人將根據條件從 Xero 聯絡人建立。只有 HubSpot 聯絡人的屬性會被更新。
   • 資料只同步至 Xero：Xero 聯絡人將根據條件從 HubSpot 聯絡人建立。只會建立 Xero 問題屬性。
6. 在Configure 頁面上：
   • 按一下Data conflict resolution（資料衝突解決）下拉式功能表，並選擇在不清楚哪個應用程式擁有最新資訊時，哪個應用程式會覆蓋另一個應用程式。
   • 在「映射欄位」部分設定您的欄位映射。
     • 預設欄位對應無法移除或編輯。若要關閉欄位對應，請按一下以切換關閉開關。
     • 若要新增自訂欄位對應，請按一下新增對應進行設定。
7. 在「限制」頁面上
   • 在XerodataSyncRight HubSpot部分，按一下編輯以新增任何篩選條件，以限制哪些會從一個應用程式同步到另一個應用程式。您可以使用AND 或OR條件新增多個篩選條件。預設情況下，所有記錄都會包含在同步中。
   • 建議使用下列篩選條件：建立時間在 [今天上午 12:00] 之後。

8. 在「檢閱」頁面上，檢閱您的同步設定，然後按一下「儲存並同步」。
   

檢視您的同步

檢視您的同步：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 按一下Xero。
3. 按一下Sync overview (同步概觀) 索引標籤。此標籤會顯示同步中、同步失敗、從同步中排除的記錄數目，以及上次編輯同步的時間戳記。
4. 若要檢視個別記錄，請按一下每列中的數字 。
5. 若要立即執行同步，請按一下立即同步。
6. 若要建立新的或額外的同步，請按一下同步更多資料 按鈕。
7. 若要編輯現有的同步，請將滑鼠懸停在同步上，然後按「編輯」。
8. 若要關閉同步處理，請按一下更多>關閉同步處理。
9. 若要刪除同步處理，請按一下更多 >刪除。在對話方塊中輸入所需的文字，然後按一下刪除同步處理。

常見問題

最常見的同步錯誤是什麼，該如何解決？

以下是一些最常見的同步錯誤和建議的解決方案：

發票應該有關聯的客戶。請確定HubSpot 和 Xero 中的關聯客戶都是
，以便同步此發票。

發生此錯誤的原因是在 Xero 中無法找到發票上的聯絡人。最常見的原因是發票上的聯絡人與 Xero 中客戶的電子郵件地址不一致。要解決這個問題，請變更發票上的聯絡人，使其與 Xero 中客戶的電子郵件相符。

HubSpot 原始發票中的項目或發票金額修改無法透過外部應用程式進行。請直接在 HubSpot 中進行必要的修改。

發生此錯誤的原因是在 HubSpot 中創建的發票在 Xero 中進行了修改。在Xero中反向更改發票，並在HubSpot中對發票進行相同的調整，以繼續同步。

如何將 PO 編號或其他發票欄位同步至 Xero 或從 Xero 同步至其他發票欄位？

PO 編號不是 Xero 發票上的預設欄位，必須在 Xero 中新增為自訂
欄位。因此，HubSpot Xero 整合無法為其定義開箱即用的欄位對應，必須設定自訂欄位對應 (需要Operations Hub Starter、Professional 或Enterprise)。