Ställ in automatisering av Ärendepipeline

Du kan konfigurera specifika automatiseringar i dina Ärendepipelines. De kan hjälpa till att effektivisera dina processer för en konsekvent supportupplevelse. Mallar för Automatiseringar är: skapa ärenden från anslutna inkorgar för samtal eller Helpdesk-kanaler, anpassa när ett datum för stängning av ett ärende anges och uppdatera Ärendeegenskapen när ett E-postmeddelande om ett ärende skickas eller besvaras. Anpassade Automatiseringar är: olika åtgärder baserade på värdet för Ärendeegenskapens status (t.ex. skicka ett e-post till kontakten när ett ärende nyligen öppnats).

Läs mer om hur du förhindrar att ett ärende flyttas bakåt i pipelinen.

Granskning av kanaler som automatiskt skapar supportärenden

Du kan se vilka anslutna kanaler för inkorg för samtal eller helpdesk som automatiskt skapar supportärenden från inkommande meddelanden. Du kan också stänga av det automatiska skapandet av supportärenden.

För att visa eller ta bort kanaler som skapar supportärenden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Supportärenden i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den Ärendepipeline som du vill justera.
5. Klicka på fliken Automatiseringar . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Mallar för automatiseringar.
6. I avsnittet Anslutna kanaler visar du de kanaler där ett supportärende automatiskt skapas för alla nya inkommande meddelanden.
7. Om du inte vill att ett supportärende ska skapas för meddelanden som skickas till en kanal klickar du på kanalens namn för att stänga av automatiseringen av supportärenden i kanalens inställningar.

Läs mer om hur du ställer in kanaler eller helpdesk.

Anpassa automatisering av datum för stängning av supportärenden

Som standard förväntas följande beteende:

• När du flyttar ett ärende till statusen stängd uppdateras värdet för egenskapen Datum för stängning till dagens datum.
• När du flyttar ett ärende från statusen stängd till statusen öppen rensas värdet för egenskapen Datum för stängning.

Du kan justera dina inställningar för automatisering per pipeline för att sluta ställa in egenskapen Datum för stängning.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Supportärenden i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den Ärendepipeline som du vill justera.
5. Klicka på fliken Automatiseringar . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Mallar för automatisering.
6. För att justera automatiseringen för när ett supportärende flyttas till en stängd status, i raden Ställ in datumet för stängning till idag när supportärendet flyttas till stängd status:
   • Om du vill stänga av automatiseringen växlar du mellan av och på. När inställningen är avstängd uppdateras inte datumet för stängning av ett supportärende när du flyttar ett supportärende till statusen stängd.

• • För att slå på automatiseringen igen, slå på strömbrytaren. När inställningen är aktiverad kommer datumet för stängning av ett supportärende att sättas till dagens datum när du flyttar ett supportärende till statusen stängd.

Läs mer om ÄrendeegenskapenDatum för stängning.

Automatiseringar av status på supportärenden från associerade e-postmeddelanden (endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Du kan automatiskt uppdatera statusen för supportärenden när associerade e-postmeddelanden skickas eller tas emot. Detta innebär e-post som skickas från supportärendet och svar från dina kunder till supportärendet. Ärendets status är HubSpots standardegenskap som spårar ärenden i din pipeline (t.ex. statusenVäntar på kontakt ).

För att aktivera eller redigera automatisering av status för supportärenden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Supportärenden i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den Ärendepipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatiseringar . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Mallar för automatisering.
6. Om du vill aktivera automatisering av supportärendestatus markerar du en kryssruta i avsnittet Uppdatera support ärendestatus för att aktivera en utlösare:
   • Ett e-postmeddelande skickas till en kund: Ärenderegistrets status ändras när en användare skickar ett e-postmeddelande till en kontakt från kontaktregistret. E-post som skickas från kontaktregistret utlöser inte en ändring av ärendets status.
   • En kund svarar på ett e-postmeddelande: statusen för supportärendet ändras när en kontakt svarar på samma tråd som supportärendet skapades i. Om supportärendet stängdes och sedan öppnades på nytt kommer alla nya trådar i ärendet också att uppdatera statusen för supportärendet.

7. Om du vill redigera vilken status supportärendet ska få baserat på utlösaren håller du muspekaren över raden och klickar sedan på Redigera åtgärd. I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj status, väljer en status och klickar sedan på Spara.

För att stänga av eller granska automatiseringen av status för supportärenden:

1. { local.navSettings }}
2. Navigera till Objekt > Supportärenden i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den Ärendepipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatiseringar . Om den är hopfälld klickar du på den för att expandera avsnittet Mallar för automatisering.
6. Avmarkera kryssrutorna för uppdatering av status för supportärenden.
7. För att granska automatiseringen i arbetsflödesredigeraren (endastService HubProfessional och Enterprise ), håll muspekaren över raden och klicka sedan på Visa arbetsflöde.

Anpassade åtgärder för automatisering baserat på status för supportärenden (endastService Hub Starter, Professional och Enterprise )

Användare med behörighetsuppsättning Superadmin eller Konto kan också ställa in anpassad automatisering baserat på ändringar i värdet för Ärendeegenskap. Du kan skicka ett e-postmeddelande eller en intern avisering(Service Hub Starter, Professional eller Enterprise). Du kan konfigurera andra åtgärder (t.ex. förgreningar, fördröjningar) via verktyget för arbetsflöden (endastService Hub Professional eller Enterprise ).

Så här konfigurerar du åtgärder som baseras på status för supportärenden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Objekt > Supportärenden i menyn till vänster i sidofältet .
3. Klicka på fliken Pipelines.
4. Klicka på rullgardinsmenyn Välj en pipeline och välj sedan den Ärendepipeline som du vill automatisera.
5. Klicka på fliken Automatiseringar och klicka sedan på för att expandera avsnittet Skapa arbetsflöden från början.
6. I avsnittet Utlös åtgärder när ett supportärende når en viss status klickar du på +plus-ikonen för att lägga till en åtgärd till en supportärendes status.

7. I den vänstra panelen ställer du in din åtgärd enligt dina mål:
   • Välj Skicka internt e-postmeddelande för att skicka ett internt meddelande till ditt team när ett supportärende når en viss status. Ställ in aviseringsdetaljerna och klicka sedan på Spara.

• • Välj Skicka e-post för att skicka ett e-postmeddelande när ett supportärende öppnas (t.ex. status Ny) eller stängs (t.ex. status Stäng). Klicka på Automatiseringar, välj en e-post och klicka sedan på Spara. Du kan välja mellan följande typer av e-post:
    • Välj Supportärende mottaget eller Supportärende stängt för att använda ett e-postmeddelande som är standard i HubSpot. Om du vill redigera standardmallen klickar du på Redigera bredvid e-postens namn, gör dina ändringar och klickar sedan på Spara e-post.
    • Välj ett anpassat automatiserat e-postmeddelande (endastMarketing Hub Professional eller Enterprise ). Om du vill redigera ett anpassat e-postmeddelande klickar du på namnet på e-postmeddelandet. Du kommer till verktyget för e-post för marknadsföring.

Observera: standard e-postmeddelandena för Supportärende mottaget och Supportärende stängt är transaktionella e-postmeddelanden som skapats av HubSpot. Transaktionella e-postmeddelanden används för relationsbaserade interaktioner, till exempel ett bekräftelsemail som följer på ett köp. Kontakter behöver inte vara inställda som e-post för marknadsföring för att få ett transaktionsmeddelande. Om du väljer att skicka ett automatiserat e-postmeddelande som inte är ett transaktionsmeddelande istället måste kontakter vara inställda som marknadsföring för att ta emot e-postmeddelandet. Om ditt konto har tillägget för e-postmeddelande om transaktion kan du läsa mer om hur du skapar anpassade e-postmeddelanden om transaktioner.

• • Du kan även välja andra ärendebaserade arbetsflödesåtgärder, inklusive fördröjningar, filialer, kommunikations-, CRM- och datahandlingar (endastService Hub Professional eller Enterprise ). Konfigurera åtgärdsuppsättningen och klicka sedan på Spara.

8. När du är klar kan du slå på eller av statusknappen för arbetsflödet.

För att redigera eller ta bort en befintlig åtgärd eller lägga till en kommentar:

1. Navigera till arbetsflödet för din Ärendepipeline
2. Klicka på åtgärdsbubblan för att redigera en befintlig åtgärd. Gör ändringar i den vänstra panelen och klicka sedan på Spara.
3. Klicka påkommentarsikonen comments för att lämna en kommentar till andra användare om en åtgärd.Ange meddelandet i dialogrutan och klicka på Kommentera.

4. Klicka påikonen delete delete för att ta bort en åtgärd. Du har två alternativ:
   • Delete this action only: raderar bara den markerade åtgärden.
   • Tabort denna åtgärd och alla följande åtgärder: tar bort den markerade åtgärden och alla åtgärder som följer efter den.
5. Klicka på Öppna i Arbetsflöden under åtgärdsrutorna för att navigera till redigeraren för arbetsflödesåtgärder (endastService Hub Professional eller Enterprise ). I arbetsflödesredigeraren kan du lägga till fler åtgärder och redigera arbetsflödets inställningar.

Observera: som standard gäller ovanstående automatiseringar inte för konversationer via livechatt eller Facebook Messenger. Om du vill ha automatisering av ärenden för livechatt eller Facebook Messenger kan du skapa och anpassa ett arbetsflöde och anpassa arbetsflödets utlösare för registrering så att de inkluderar konversationer där källan är lika med Chat.