Använd kommandocentralen för datakvalitet

Kommandocentralen för datakvalitet visar en översikt över hur data lagras i ditt Hubspot CRM och belyser potentiella problem med dina data. Du kan utvärdera möjliga problem med dina egenskaper, register, integrationer för datasynkronisering och arbetsflöden. Från kommandocentralen kan du också gå djupare in i varje tillgång och vidta åtgärder för att förbättra datakvaliteten.

Endast användare med Superadmin eller åtkomst till verktyg för Datakvalitet och Visningsbehörighet för kontakter och företag kan se kommandocentralen för datakvalitet. För att visa enskilda kontakter och företag och åtgärda problem med datakvalitet måste en användare vara Superadmin eller ha tillgång till verktyg för datakvalitet och Visa alla behörigheter för kontakter och företag.

För att komma åt kommandocentralen:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.

• Dataövervakning: det totala antalet oväntade förändringar i dina data. Spårning av specifika egenskaper i verktyget för datakvalitet för att övervaka uppdateringar av egenskapens värden i CRM-register för avvikelser med hjälp av HubSpot AI. Du kan hålla reda på antalet gånger som egenskapens värden har uppdaterats, jämfört med det förväntade intervallet av uppdateringar för den här egenskapen.
• Egenskaper: det totala antalet Kontaktegenskaper, Företagsegenskaper, Affärsegenskaper och Ärendeegenskaper i ditt konto, en daglig trendrapport för egenskapsproblem och antalet egenskaper som HubSpot har identifierat som ha något av följande problem:

• • Inga data: det finns tomma eller ofullständiga värden för egenskapen i register.
  • Oanvänd: egenskapen används inte i några HubSpot-verktyg, t.ex. listor, arbetsflöden eller rapporter.
  • Duplikat: det finns en annan egenskap som liknar egenskapen.

• Register: det totala antalet kontaktregister och företagsregister, en daglig trendrapport för registerproblem och antalet register som HubSpot har identifierat som ha något av följande problem:
  • Formateringsproblem: registret har en egenskap som kan vara felaktigt formaterad (t.ex. saknas en stor bokstav för Efternamn).

Observera: om ett register uppdateras av kommandocentralen för datakvalitet men senare uppdateras manuellt till ett annat felaktigt formaterat värde, kommer kommandocentralen för datakvalitet inte att flagga registret igen. Uppdaterade värden som läggs till via en manuell användaruppdatering, API, integration, import eller datamigrering kommer vanligtvis inte att flaggas igen. Om till exempel ett namn visas i ditt konto som "LORELAI GILMORE" kommer kommandocentralen för datakvalitet att föreslå att det ändras till "Lorelai Gilmore". Men om den här kontakten uppdateras via ett API till "LORELAI GILMORE" igen, kommer detta inte att flaggas i kommandocentralen för datakvalitet igen eftersom den tolkar det överskrivna formatet som det korrekta.

• • Duplikat: det finns ett annat register som liknar registret.

• Datasynkronisering: det totala antalet anslutna appar för datasynkronisering, en daglig trendrapport för problem med datasynkronisering och antalet appar som HubSpot har identifierat med något av följande problem:
  • Appar med synkroniseringsfel: appen är ansluten och datasynkronisering är påslagen, men HubSpot har identifierat att vissa register inte synkroniseras.
  • Appar utan aktiva synkroniseringar: appen synkroniserar inte antingen för att kontot är frånkopplat, befintliga synkroniseringar är pausade eller för att datasynkronisering inte har konfigurerats eller slagits på.
• Arbetsflöden: det totala antalet aktiva arbetsflöden, en daglig trendrapport för arbetsflödesproblem och antalet arbetsflöden som HubSpot har identifierat som oanvända eller i riskzonen. Observera att alternativ för formatfixning endast är tillgängliga för kontakter och att Borttagning av dubbletter endast är tillgängligt för kontakter och företag.
  • Oanvända arbetsflöden: arbetsflödet har stängts av eller har inte haft någon aktivitet under de senaste 90 dagarna.
  • Arbetsflöden i riskzonen: arbetsflödet har minst ett unikt fel.

Nedan kan du läsa om hur du får tillgång till mer information om varje avsnitts insikter och agerar på förslag om datakvalitet.

Övervaka egenskaper

Om antalet uppdateringar ligger utanför det förväntade intervallet kommer detta att betraktas som en avvikelse. Om en egenskap till exempel har uppdaterats 15 gånger en viss dag, och det förväntade intervallet är 5 till 10 gånger, kommer det att flaggas som en anomali. Du kan granska dessa problem i verktyget för datakvalitet eller i inställningarna för egenskapen och prenumerera på meddelanden när dessa avvikelser inträffar.

Skapa en egenskap som ska övervakas

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Kom igång eller Visa alla övervakade frågor högst upp i avsnittet Dataövervakning .
• Navigera till fliken Egenskap anomalier .
• Klicka på Övervaka ny egenskap längst upp till höger.
• I den högra panelen klickar du på rullgardinsmenyn Välj en typ av objekt och väljer den typ av egenskap som du vill övervaka.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sök efter eller välj en egenskap för att välja en egenskap att övervaka.

• Navigera till fliken Notifications.
• Klicka på rullgardinsmenyn Sök efter användare och klicka på kryssrutan bredvid användarens namn. Användare måste ha åtkomst till kommandocentralen för Datakvalitet för att kunna ta emot aviseringar. Läs mer om hur du hanterar aviseringar i aviseringsinställningarna.
• Om du vill ta bort en användare som prenumererar klickar du på Ta bort bredvid användarens namn.
• Klicka på Spara längst ned.

Hantera övervakade egenskaper

När du har skapat bevakade egenskaper kan du ändra dina meddelanden eller den egenskap som har skapats.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på View all monitored issues (Visa alla övervakade frågor) längst upp till höger.
• Navigera till fliken Egenskap anomalier.
• Om du vill redigera en övervakad egenskap eller ett meddelande klickar du på Hantera övervakade egenskaper längst upp till höger.
• Håll muspekaren över egenskapen i den högra panelen och klicka på Redigera.

• Om du vill lägga till en annan användare att meddela klickar du på rullgardinsmenyn Välj användare att meddela och klickar i kryssrutan bredvid användarens namn.
• Om du vill ta bort en användare som prenumererar klickar du på Ta bort bredvid användarens namn.
• Om du vill sluta övervaka en egenskap klickar du på Sluta övervaka egenskap längst upp till höger. Klicka sedan på Stoppa övervakning.

Granskning av frågor

När HubSpot AI upptäcker en avvikelse kommer den att visas i din instrumentpanel. Härifrån kan du se mer information:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla övervakade frågor längst upp till höger.
• Om du vill visa mer information klickar du på Granskning i kolumnen Åtgärder.
• Om du vill dölja en varning klickar du på Avfärda i kolumnen Åtgärder.
• I den högra panelen kan du visa detaljer om eventuella avvikelser, inklusive en datavisualisering och eventuella andra fall som har inträffat under de senaste 30 dagarna.

Visa insikter om egenskaper

Kortet Egenskaper visar insikter i dina kontakter, företag, affärsegenskaper och Ärendeegenskaper. Härifrån kan du vidta åtgärder för att lösa problem eller dölja egenskaper som du inte vill övervaka så att de inte påverkar dina rapporter om egenskaper.

• För att justera de data som visas i diagrammet klickar du på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och väljer önskade filter.

• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal frågor för att visa en räkning av varje fråga den dagen.
• Om du vill visa mer information om dina egenskaper klickar du på Visa alla insikter om egenskaper.

• Visa en översikt över hur många egenskaper som inte har några data, är oanvända eller är möjliga duplikat.
• På kortet Properties to review (Egenskaper att granska) visas en lista över egenskaper som har minst ett potentiellt problem. Egenskaperna listas i alfabetisk ordning och alla problem visas.
  • Om du vill filtrera efter specifika problem klickar du på rullgardinsmenyn Alla problem och markerar sedan kryssrutorna bredvid de problemtyper som du vill visa.
  • Om du bara vill visa egenskaper för ett visst objekt klickar du på rullgardinsmenyn Alla objekt och väljer sedan det objekt du vill visa.
  • Använd sökfältet längst upp i tabellen för att söka efter en viss egenskap.
  • Klicka på en kolumn för att sortera egenskaperna efter data i kolumnen. Kolumnerna inkluderar:
    • Namn: namnet på egenskapen.
    • Problem: den typ av problem som identifierats för egenskapen. Alternativen inkluderar Ingen data, Oanvänd eller Duplikat.
    • Objekt: objektet som egenskapen gäller för.
    • Egenskapuppdaterad: det senaste datumet då ett värde uppdaterades för egenskapen.
    • Uppdateringskälla: för den senaste uppdateringen, hur värdet för egenskapen uppdaterades.
    • Fyllnadsgrad (%): procentandel av registren som har ett värde för egenskapen.
    • Används i: antalet verktyg (t.ex. listor, arbetsflöden) som för närvarande använder egenskapen.
• Om du vill dölja en enskild egenskap från rapporterna håller du muspekaren över egenskapen och klickar sedan på Åtgärder > Dölj. Dessa egenskaper flyttas till fliken Dolda egenskaper.
• Klicka på fliken Dolda egenskaper för att visa egenskaper som du har valt att inte övervaka. Om du vill återuppta övervakningen av en dold egenskap för problem håller du muspekaren över egenskapen och klickar sedan på Åtgärder > Visa. Om du vill visa flera dolda egenskaper markerar du kryssrutorna bredvid egenskaperna och väljer sedan Visa högst upp i tabellen.
• Om du vill visa mer information eller vidta åtgärder för en viss egenskap klickar du på egenskapens namn på någon av flikarna.
• Om du vill redigera egenskapen klickar du på Redigera egenskap längst upp till höger. Redigera egenskapen i den högra panelen.

• Om du vill exportera de historiska värdena för egenskapen klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Exportera egenskapshistorik.
• Om du vill arkivera en egenskap klickar du på rullgardinsmenyn Åtgärder och väljer sedan Arkivera. Om du vill arkivera flera egenskaper klickar du på kryssrutan bredvid egenskapen och sedan på Arkivera. Läs mer om hur du arkiverar egenskaper.
• Visa ytterligare information om egenskapen:
  • Egenskapsdetaljer: egenskapens namn, beskrivning, typ av objekt, skapandedatum, senaste uppdateringsdatum och fälttyp.
  • Fyllnadsgrad/Register med värde: procentandelen register som har ett värde för egenskapen. Klicka på Visa lista i CRM för att visa en fullständig lista över register med värden för egenskapen.

• • Uppdateringskällor för Egenskap: en rapport som visar hur värden har uppdaterats för egenskapen. Klicka på rullgardinsmenyerna för att filtrera rapporten baserat på Datumintervall och Frekvens.
  • Listor somanvänder den här egenskapen: en lista över tillgångar där egenskapen används för närvarande. Klicka på rullgardinsmenyn Alla verktyg för att filtrera tillgångarna baserat på specifika verktyg.

Register för dubbletter eller formateringsproblem

På kortet Records kan du visa en översikt över potentiella problem med kontaktregister och företagsregister och lösa dem. Tänkbara problem är felaktig formatering av värden för egenskaper (t.ex. att en kontakts förnamn inte skrivs med stor bokstav) och dubbletter av register. För värdeformatering kan du ställa in regler för att automatiskt åtgärda vissa problem.

Observera: För närvarande är formateringsfrågor och duplikathantering endast tillgängliga för kontakter och företag.

Ställ in duplikatövervakning

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Kom igång eller Visa alla övervakade problem längst upp till höger. Klicka sedan på Justera inställningar för dubbletter.
• I den högra panelen väljer du de objekt som du vill övervaka för nya duplikatregister. Klicka på för att aktivera Kontakt och/eller Företag .
• Under varje objekt väljer du den dagliga duplikatgränsen. Detta är det antal dubbletter som tillåts under en 24-timmarsperiod innan en avisering skickas.
• Navigera till fliken Notifications.
• Välj vilka användare som ska få aviseringar.
• Klicka på Spara.

Visa problem med dubbla register

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla bredvid Nya duplicerade problem på kortet Dataövervakning .
• För att justera de data som visas i diagrammet klickar du på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och väljer önskade filter.
• Klicka på antalet dubbletter i kolumnen Kontakt eller Företag i tabellen Dubblettärenden.
• I verktyget för duplicerade register klickar du på det duplicerade registret och väljer Granskning eller Avvisa.

Åtgärda formateringsproblem

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på antalsräkningen under Formateringsproblem, i tabellen Register.

• • För att manuellt acceptera eller avvisa föreslagna korrigeringar av formatering, i tabellen, visa och hantera formateringsförslag.
  • Om du vill hantera inställningar som automatiskt åtgärdar vissa formateringsproblem klickar du på Automatisering längst upp till höger. I den högra panelen ställer du in regler för att automatiskt åtgärda aktuella och framtida formateringsproblem.
  • Om du vill redigera ett register håller du muspekaren över den föreslagna korrigeringen och klickar på pennikonen.
  • Om du vill ta bort ett register klickar du på registret och sedan på Ta bort register i den högra panelen.

• Om du vill visa en lista över eventuella dubbletter av kontaktregister eller företagsregister klickar du på Visa alla i radenDubletter. Du kommer till sidan Hantera dubbletter av register. Granska eventuella dubbletter i tabellen.

Radera register

I verktyget Formatering av konto tar du bort register som inte längre behöver finnas med på kontot.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• På kortet Register klickar du på Formateringsproblem.
• Granska formateringsproblemen, klicka sedan på Mer och välj Ta bort det här registret.

• I popup-fönstret väljer du Ta bort [register].

Exportera dubbletter till CSV

Exportera dubbletter av register som identifierats i kommandocentralen för datakvalitet till en CSV-fil.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Datahantering > Datakvalitet.
• Klicka på Visa alla i raden Duplicerade problem.
• Klicka på Export duplicates längst upp till höger.

Visa insikter om appen Data Sync

På Data Sync-kortet kan du visa en översikt över möjliga synkroniseringsproblem för dina Data Sync by HubSpot-anslutna Appar och vidta åtgärder för att lösa dessa problem.

• Du kan justera de data som visas i diagrammet genom att klicka på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och välja önskade filter.
• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal frågor för att visa en räkning av varje fråga den dagen.
• Om du vill visa mer information om dina Appar klickar du på Visa alla insikter om Data Sync-appar.

• Visa hur många av dina Appar som har Synkroniseringsfel eller Inga aktiva synkroniseringar.
• På kortet Synkroniseringsaktiviteter kan du visa alla dina appar för datasynkronisering. Som standard listas apparna i alfabetisk ordning och alla appar visas.
  • Om du vill filtrera efter specifika synkroniseringsstatusar klickar du på rullgardinsmenyn Alla statusar och väljer sedan den status du vill visa. Läs mer om synkroniseringsstatusar.
  • Använd sökfältet längst upp i tabellen för att söka efter en viss appar.
  • Klicka på en kolumn för att sortera appar efter data i kolumnen. Kolumnerna inkluderar:
    • Appar: namnet på den anslutna appen.
    • Konto: kontot för den anslutna appen.
    • Status: synkroniseringsstatus för appen.
    • Synkronisering misslyckad: antalet register som inte har synkroniserats.
    • Senaste synkroniseringsaktivitet: det senaste datumet eller den senaste tiden då appen synkroniserades.
• Klicka på namnet på en appar för att navigera till apparnas synkroniseringsinställningar
• Klicka på numret i kolumnen Misslyckas med synkronisering för att visa en lista över register med fel. I den högra panelen kan du se de berörda registren, objektet som synkroniseras, appen som registren inte synkroniseras med och en orsak till felet.

• • Klicka på rullgardinsmenyerna för att filtrera registren baserat på synkroniseringstyp och felkategorier.
  • Håll muspekaren överinformationsikonen info bredvid ett fel om du vill ha mer information om hur du löser felet.

Läs mer om hur du ställer in och använder HubSpot-datasynkronisering.

Granskning av riskfyllda och oanvända arbetsflöden

På kortet Arbetsflöden kan du se en översikt över arbetsflöden utan aktivitet eller med fel.

• Du kan justera de data som visas i diagrammet genom att klicka på rullgardinsmenyerna Datumintervall och Frekvens och välja önskade filter.
• Håll muspekaren över ett datum i rapporten Antal ärenden för att visa en sammanräkning av varje ärende den dagen.
• Om du vill visa en lista över oanvända arbetsflöden klickar du på Visa alla i raden Oanvända arbets flöden. Du kommer till fliken Oanvända arbetsflöden i verktyget för arbetsflöden, där du kan vidta åtgärder för att flytta, stänga av eller ta bort onödiga arbetsflöden.

• Om du vill visa en lista över arbetsflöden med risk för fel klickar du på Visa alla i raden Arbetsflöden med risk för fel. Du kommer till fliken Riskfyllda arbetsflöden i verktyget för arbetsflöden, där du kan felsöka fel i arbetsflöden.

Läs mer om hur du organiserar dina arbetsflöden.

Använd insikter om datakvalitet i rapportvisaren

När du har skapat en kontakt-, företags-, affärs- och ärendebaserad rapport kan du visa insikter om datakvalitetsegenskaper. Detta kan hjälpa till att avgöra vilka egenskaper som ska användas för att nå ett rapporteringsmål och hur mycket data som finns tillgänglig. Verktyg för datakvalitet erbjuder sammanhang som hjälper till att förstå egenskaper, var data kommer ifrån och hur mycket data som finns tillgänglig.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter.
• Klicka på namnet på en rapport som baseras på en kontakt, ett företag, en affär eller ett supportärende.
• Klicka på Mer > Datakvalitet i den högra sidofältet.
• Visa ytterligare insikter om egenskaperna i rapporten, inklusive fastighetsproblem, fyllnadsgrad och en direktlänk till kommandocentralen för datakvalitet för ytterligare sammanhang.

Visa avvikelser i data i rapportbyggaren

När du använder rapportvisaren, rapportbyggaren för enstaka objekt eller den anpassade rapportbyggaren kan du visa oegentligheter i dina data.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till Rapportering > Rapporter.
• Klicka på namnet på en tidsbaserad rapport för en kontakt, ett företag, en affär eller en biljett.
• Klicka på rullgardinsmenyn Trends längst upp till vänster i diagrammet och välj Anomalies.