Criar propriedades de sincronização que copiam dados aos registros associados

O tipo de campo de sincronização de propriedades no HubSpot permite sincronizar valores entre objetos associados em seu CRM. As propriedades de sincronização são atualizadas automaticamente quando um valor de propriedade é definido ou alterado em um registro associado, assim você não precisa atualizar manualmente vários registros com as mesmas informações. 

Por exemplo, você deseja exibir o número de telefone de um contato associado em seus negócios para reduzir a entrada manual e exibir os dados rapidamente. Você cria a propriedade de negócio com o tipo de campo de sincronização de propriedade. O resultado é o número de telefone do contato associado exibido no negócio. A propriedade de negócio é atualizada automaticamente se o valor do número de telefone do contato for alterado.

O comportamento a seguir se aplica às propriedades de sincronização.

• Os valores da propriedade de sincronização são somente leitura.
• As propriedades de sincronização não podem copiar dados de propriedades com acesso restrito a exibição e edição.
• Deve existir uma associação entre os objetos para que uma propriedade de sincronização seja criada. Saiba como associar registros ou, se estiver usando objetos personalizados, como definir associações de objetos personalizados.

Se você tiver fluxos de trabalho existentes que sincronizam valores de propriedade, saiba mais sobre se seus fluxos de trabalho podem ser substituídos por propriedades de sincronização. Se você deseja sincronizar dados entre o HubSpot e outros aplicativos, saiba mais sobre os aplicativos conectados.

Observação: dependendo da sua assinatura do HubSpot, haverá um limite para o número de propriedades de sincronização que você pode criar.

Criar propriedades de sincronização

Para criar uma propriedade de sincronização:

• Na sua conta HubSpot, clique no ícone de configurações settings icon na barra de navegação superior.
• No menu da barra lateral esquerda, vá para Propriedades.
• Clique em Criar propriedade.
• Selecione o tipo de objeto da propriedade. Este é o objeto no qual você deseja que a propriedade apareça, que tem dados sincronizados com ele (por exemplo, selecione Negócio para preencher a propriedade de sincronização nos registros de negócio).
• Insira os outros detalhes básicos da propriedade e clique na guia Tipo de campo.
• Para o tipo de campo, selecione Sincronização de propriedades.
• Selecione o tipo de registo de origem. Este é o objeto do qual os dados da propriedade serão extraídos (por exemplo, Contato para extrair dos registros de contato).
• Selecione a propriedade de registo de origem. Esta é a propriedade da qual os dados serão extraídos.
• Se a relação de objetos tiverrótulos de associação definidos, selecione de quais associações considerar para sincronização:
  • Todos os rótulos de associação: sincronize a partir de um registro associado, independentemente do seu rótulo.
  • Selecionar rótulos de associação: sincronize a partir de um registro associado com um rótulo de associação específico (por exemplo, Principal para sincronizar dados apenas da empresa principal do registro).

• Selecione os critérios que definem a partir de qual registro sincronizar os dados. Isso é necessário se a propriedade considerar todas as associações entre os objetos ou se você tiver selecionado um rótulo que pode ser usado por muitos registros. Para especificar a partir de qual registro sincronizar, clique em Escolher de qual [Objeto] sincronizar no menu suspenso e, em seguida, selecione uma opção:
  • Criado primeiro: os valores serão sincronizados a partir do registro associado à data de criação mais antiga. Se você selecionou um rótulo de associação, os valores serão sincronizados a partir do registro associado com esse rótulo e a data de criação mais antiga.
  • Criado mais recentemente: os valores serão sincronizados do registro associado à data de criação mais recente. Se você selecionou um rótulo de associação, os valores serão sincronizados a partir do registro associado com esse rótulo e a data de criação mais recente.

• Clique em Criar.

Usar propriedades de sincronização no CRM

Depois de criar uma propriedade de sincronização, ao definir ou atualizar a propriedade de origem, a propriedade de sincronização também será atualizada. A sincronização deve ocorrer em menos de cinco segundos, mas pode levar mais tempo para grandes quantidades de dados. Você pode visualizar o valor sincronizado da mesma maneira que outras propriedades no CRM. Você também pode visualizar o histórico de origem, que mostrará de onde o valor foi sincronizado. Usando o exemplo de negócio acima, você precisará navegar até o negócio para ver esses detalhes. 

Migrar de fluxos de trabalho para propriedades de sincronização

Se você estiver usando fluxos de trabalho para copiar valores de propriedade entre objetos, em determinados cenários, você poderá substituir os fluxos de trabalho por novas propriedades de sincronização. 

As propriedades de sincronização copiam dados em uma direção, dependendo de uma propriedade de origem (por exemplo, número de telefone em um registro de contato) para copiar dados para a propriedade de sincronização criada (por exemplo, Sincronizar propriedade de telefone em um registro de negócio). Dependendo da direção dos dados que deseja sincronizar, você pode decidir se deseja ou não substituir o fluxo de trabalho por uma propriedade de sincronização:

• Se você quiser atualizar o valor da propriedade em ambas as direções, deverá continuar a utilizar o fluxo de trabalho existente. As propriedades de sincronização não oferecem suporte à sincronização bidirecional.
• Se você quiser copiar dados apenas em uma direção, as propriedades de sincronização podem substituir o fluxo de trabalho.

Para migrar de um fluxo de trabalho de sincronização de dados para o uso de uma propriedade de sincronização:

• Crie uma propriedade de sincronização para o objeto de destino. Por exemplo, se seu fluxo de trabalho sincroniza dados com uma propriedade de negócio, crie uma propriedade de sincronização de negócio.
• Nas configurações da propriedade, clique na propriedade com a qual o fluxo de trabalho sincroniza dados no momento e, em seguida, clique na guia Usado em para entender quais ferramentas usam a propriedade (por exemplo, listas, relatórios, fluxos de trabalho).
• Substitua a propriedade nas ferramentas afetadas pela sua nova propriedade de sincronização. Antes de substituir, é recomendado clonar os ativos ou processos em que a propriedade é usada e, em seguida, adicionar a nova propriedade de sincronização à versão clonada para confirmar que a sincronização funciona conforme o esperado (por exemplo, clonar um relatório). Para contas com uma assinatura Enterprise, você também pode testar as substituições em uma conta de sandbox.
• Depois de adicionar a propriedade de sincronização às ferramentas afetadas, desative o fluxo de trabalho. Não exclua o fluxo de trabalho até que a sincronização esteja funcionando conforme o esperado.
• Se a propriedade de sincronização estiver funcionando conforme o esperado, você poderá excluir o fluxo de trabalho.

Observação: para ativos ou processos que exigem dados históricos, você deve esperar até que sua propriedade de sincronização tenha dados suficientes antes de substituir a propriedade usada anteriormente.