Korzystanie z webinarów HubSpot i Microsoft Teams

Po połączeniu HubSpot i Microsoft Teams można zsynchronizować rejestrację webinarów i szczegóły obecności z webinarów Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Informacje te można wykorzystać do segmentacji kontaktów w HubSpot.

Przed rozpoczęciem

Upewnij się, że podłączyłeś pełną wersję instalacyjną Microsoft Teams do swojego konta HubSpot. Jeśli połączyłeś opcję ograniczonej instalacji, odinstaluj aplikację i zainstaluj opcję pełnej instalacji.

Aby zsynchronizować informacje o webinarach Microsoft Teams z wydarzeniami marketingowymi HubSpot, wykonaj poniższe kroki, aby skonfigurować PowerShell, połączyć się z Microsoft Teams i przyznać uprawnienia użytkownikom.

Konfiguracja PowerShell i połączenie z Microsoft Teams

• Postępuj zgodnie z instrukcjami w tym artykule, aby zainstalować PowerShell w swoim systemie operacyjnym. Jeśli masz już zainstalowany PowerShell, możesz pominąć ten krok.
• Otwórz PowerShell w swoim systemie:
  • Mac: otwórz Terminal i uruchom pwsh, aby uruchomić PowerShell.
  • Windows: wyszukaj "PowerShell" w menu Start, a następnie kliknij Uruchom jako administrator.
• Uruchom Connect-MicrosoftTeams w PowerShell i kliknij Enter. Jeśli moduł Teams PowerShell nie został jeszcze zainstalowany, dowiedz się, jak go zainstalować.

Przyznawanie uprawnień użytkownikom

Postępuj zgodnie z instrukcjami zawartymi w tym artykule, aby przyznać uprawnienia zestawowi użytkowników:

• Uruchom następujące polecenie w PowerShell, aby utworzyć zasady dostępu: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Aby nadać uprawnienia wybranym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Aby uzyskać identyfikator użytkownika, kliknij określonego użytkownika w centrum administracyjnym Microsoft. Identyfikator użytkownika będzie znajdował się w adresie URL strony.
  • Polecenie to należy uruchomić dla każdego użytkownika z osobna.
• Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym użytkownikom, uruchom następujące polecenie: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Aby nadać uprawnienia wszystkim istniejącym i przyszłym użytkownikom jednocześnie, uruchom następujące polecenie: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Sprawdź ustawienia webinaru

Skonfiguruj ustawienia synchronizacji webinarów na koncie HubSpot i zdecyduj, w jaki sposób kontakty są tworzone w HubSpot z Microsoft Teams.

Zarządzanie globalnymi ustawieniami Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij kartę Webinaria, a następnie kliknij kartę Ustawienia globalne.
• W sekcji Webinaria włącz przełącznik Synchronizuj dane webinarów, aby zsynchronizować dane webinarów z Microsoft Teams do HubSpot. Spowoduje to synchronizację danych webinarów dla wszystkich webinarów utworzonych przez wszystkich użytkowników Microsoft Teams na koncie HubSpot.
• W sekcji Wykluczenia można dodać domeny, aby zapobiec synchronizacji webinarów z HubSpot przez użytkowników z określoną domeną w adresie e-mail.
  
  • W sekcji Wykluczenia kontaktów możesz wprowadzić nazwę domeny swojej firmy, aby uniemożliwić pracownikom wewnętrznym tworzenie nowych kontaktów w HubSpot.

Możesz także zarządzać ustawieniami webinarów dla poszczególnych użytkowników:

• Kliknij kartę Ustawienia ogólne, a następnie kliknij kartę Ustawienia globalne.
• W dolnej części strony w sekcji Zarządzaj indywidualnymi ustawieniami użytkownika kliknij Ustawienia użytkownika obok użytkownika.
• W prawym panelu, w sekcji Ustawienia webinaru:
  • Zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie, aby automatycznie synchronizować wszelkie dane z nowego webinaru utworzonego przez tego użytkownika.

• • Kliknij Zarządzaj pojedynczymi webinarami dla tego użytkownika , aby zarządzać ustawieniami synchronizacji dla pojedynczego webinaru.

Zarządzanie osobistymi ustawieniami Microsoft Teams

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
• Kliknij Microsoft Teams.
• Kliknij kartę Webinaria, a następnie kliknij kartę Moje ustawienia.
• W tej sekcji możesz przejrzeć wszystkie webinary, których jesteś organizatorem.
• Zaznacz pola wyboru w kolumnie Synchronizuj obok webinarów, które chcesz zsynchronizować z wydarzeniami marketingowymi HubSpot. Dzięki temu wszelkie nowe aktualizacje webinarów będą synchronizowane z HubSpot.
• Aby zsynchronizować dane dotyczące minionego webinaru, najedź kursorem na webinar i kliknij Synchronizuj teraz, aby pobrać wszystkie historyczne dane webinaru.
• Aby automatycznie synchronizować wszelkie nowe webinary utworzone w Microsoft Teams z HubSpot, zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nowo zaplanowanych webinarów domyślnie.

Używanie formularzy (starszych) na stronach HubSpot do rejestracji na webinary

Dodając formularz HubSpot (starszy) do strony docelowej HubSpot lub strony witryny internetowej, będziesz mógł użyć formularza do zbierania rejestracji na webinaria Microsoft Teams. Gdy odwiedzający prześle formularz rejestracyjny, zdarzenie rejestracji pojawi się na osi czasu aktywności kontaktu, a dane rejestracji zostaną dodane do szczegółów webinaru w Microsoft Teams.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Marketing > Formularze.
• Utwórz formularz. Jest to obecnie dostępne tylko dla formularzy HubSpot (starsze wersje).
• Skonfiguruj pola formularza. Formularz musi zawierać imię, nazwisko i adres e-mail, aby akceptować rejestracje.

Uwaga: integracja HubSpot z webinarami Microsoft Teams obsługuje tylko trzy wymagane pola do rejestracji na webinar: Imię, Nazwisko i E-mail. Jeśli jakiekolwiek inne pole będzie wymagane do rejestracji, rejestracja na webinar nie powiedzie się.

• Skonfiguruj opcje formularza i kliknij Aktualizuj wprawym górnym rogu, aby opublikować aktualizacje formularza.
• Dodaj formularz do strony HubSpot.
• W edytorze lewego paska bocznego strony HubSpot kliknij kartę Treść.
• Przejdź do sekcji Automatyzacja formularzy .
• W sekcji Formularz webinaru wybierz Microsoft Teams i webinar, dla którego formularz będzie zbierał rejestracje.

• W dolnej części lewego panelu kliknij przycisk Zastosuj zmiany.
• Kontynuuj konfigurację strony HubSpot.

Automatyczne rejestrowanie kontaktów do webinariów Microsoft Teams( tylkoMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub, Professional i Enterprise )

Skonfiguruj przepływ pracy, aby automatycznie rejestrować kontakty do webinarów Microsoft Teams. Przed wykonaniem poniższych kroków upewnij się, że skonfigurowałeś integrację z Microsoft Teams i skonfigurowałeś ustawienia synchronizacji webinarów.

• Utwórz nowy przepływ pracy.
• Ustaw wyzwalacze rejestracji kontaktów .
• W edytorze przepływu pracy kliknij ikonę + plus, aby dodać akcję.
• W lewym panelu przewiń do sekcji Zintegrowane aplikacje .
• Kliknij strzałkę obok Microsoft Teams i wybierz Dodaj kontakt do webinaru Microsoft Teams.

• Kliknij menu rozwijane Webinarium i wybierz webinarium.

Imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu będą zawsze dołączane do rejestracji kontaktu.

Uwaga: integracja HubSpot z webinarami Microsoft Teams obsługuje tylko trzy wymagane pola do rejestracji na webinar: Imię, Nazwisko i E-mail. Jeśli jakiekolwiek inne pole będzie wymagane do rejestracji, rejestracja na webinar nie powiedzie się.

Gdy przepływ pracy jest włączony, zarejestrowane kontakty będą wyświetlane w zakładce Obecność w ustawieniach webinaru w Microsoft Teams.

Jeśli webinar jest zsynchronizowany z HubSpot, kontakt pojawi się w rekordzie wydarzenia marketingowego w HubSpot, a wydarzenie na osi czasu rejestracji pojawi się w rekordzie kontaktu.

Wyświetl szczegóły rejestracji i uczestnictwa w webinarium

Uwaga: jeśli webinar wymaga ręcznego zatwierdzenia rejestracji w Microsoft Teams, rejestracje i uczestnicy nie zostaną automatycznie zsynchronizowani z HubSpot. Możesz ręcznie zsynchronizować informacje o webinarze na karcie Moje ustawienia w ustawieniach webinarów i kliknąć przycisk Synchronizuj teraz obok webinaru, który chcesz zsynchronizować.

Po skonfigurowaniu ustawień webinaru wszelkie webinary, które zdecydujesz się zsynchronizować z Microsoft Teams do HubSpot, utworzą wydarzenie marketingowe w HubSpot z następującymi informacjami:

• Liczba zarejestrowanych, uczestników i anulowanych zgłoszeń.
• Nazwa wydarzenia
• Data
• Czas rozpoczęcia i zakończenia
• Organizator
• Status
• Opis

Te właściwości zdarzeń marketingowych mogą być używane jako kryteria na listach i w raportach.

Uwaga: jeśli organizator webinaru jest jednocześnie jego uczestnikiem, nie będzie on wliczany do liczby zarejestrowanych lub uczestników.

Wydarzenia związane z webinariami można również wyświetlać w rekordzie kontaktu HubSpot z następującymi informacjami:

• Data webinaru
• Kiedy kontakt dołączył do webinaru
• Kiedy kontakt opuścił webinarium
• Czas trwania