Połączenie HubSpot i Xero (synchronizacja danych)

Połącz HubSpot z Xero i synchronizuj kontakty, faktury i płatności zastosowane do faktur między Xero i HubSpot.

Integracja Xero HubSpot pozwala na:

• Jednokierunkowa lub dwukierunkowa synchronizacja kontaktów Xero i HubSpot.
• Jednokierunkowa lub dwukierunkowa synchronizacja produktów Xero i HubSpot.
• Synchronizowanie faktur z Xero do HubSpot lub synchronizowanie faktur dwukierunkowo (BETA) między Xero i HubSpot.
• Synchronizacja płatności zastosowanych do faktur z Xero do HubSpot lub dwukierunkowo między Xero i HubSpot (BETA).

Uwaga: przed podłączeniem integracji zaleca się skonsultowanie z zespołem księgowym i prawnym przydatności tej funkcji do własnych potrzeb.

Przed rozpoczęciem

Zanim rozpoczniesz pracę z tą funkcją, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także ograniczenia funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zrozumienie wymagań

• Musisz być Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.

• Musisz mieć co najmniej Operations Hub Starter, aby tworzyć niestandardowe mapowania pól.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

Funkcja dwukierunkowej synchronizacji faktur jest najbardziej przydatna dla małych firm, które chcą prowadzić swoje rozliczenia z HubSpot, niezależnie od tego, czy chodzi o ręczne tworzenie faktur, korzystanie z funkcji subskrypcji HubSpot, czy też przekształcanie swoich transakcji lub wycen w płatne faktury i subskrypcje.

Integracja ta jest korzystna dla małych firm, które chcą usprawnić swój proces rozliczeniowy lub usprawnić proces przekazywania z działu sprzedaży do konta w celu rozpoczęcia rozliczania i pobierania płatności.

Kilka kluczowych funkcji do rozważenia:

• Edycja faktur: Faktury utworzone z HubSpot muszą być edytowane z HubSpot (na przykład , dodając lub usuwając pozycje pozycji, aktualizując ceny lub usuwając płatność), w przeciwnym razie faktura nie zostanie zsynchronizowana. Faktury utworzone w Xero mogą być edytowane wewnątrz Xero bez żadnych problemów.
• Naliczanie podatku: Integracja z Xero wyzwala jednorazowy import stawek podatkowych z konta Xero do biblioteki stawek podatkowych HubSpot. Pozwoli to na dodanie zaimportowanych stawek podatkowych z Xero do poszczególnych pozycji na fakturze. Informacje podatkowe zostaną następnie zsynchronizowane z Xero wraz z fakturą.

• Waluty: w wersji beta obsługiwanych jest sześć walut: USD, CAD, EUR, GBP, AUD i NZD.

Podłącz aplikacje

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
2. Wyszukaj i wybierz Xero by HubSpot (Data Sync).
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Rata aplikacji.
4. W oknie dialogowym wprowadź swoje poświadczenia Xero. Dokonaj oceny wymaganych uprawnień i kliknij Akceptuj.

Konfiguracja ustawień synchronizacji

Zaleca się skonfigurowanie synchronizacji w poniższej kolejności, ponieważ Xero wymaga, aby kontakt i produkty faktury istniały w Xero, zanim faktura zostanie zsynchronizowana.

Konfiguracja synchronizacji kontaktów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Xero.
3. Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych.
4. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz Kontakt.
     
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Kontakt.
5. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami : dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizowane tylko do HubSpot: kontakty HubSpot będą tworzone z kontaktów Xero na podstawie kryteriów. Aktualizowane będą tylko właściwości kontaktu HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero: Kontakty Xero zostaną utworzone z kontaktów HubSpot na podstawie kryteriów. Utworzone zostaną tylko właściwości spraw Xero.
6. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie będzie jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pól, kliknij, aby przełączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
7. Na stronie Limit:
   • W sekcji HubSpot dataSyncRight Xero kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry w celu ograniczenia, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane jest stosowanie obserwujących filtrów: Co najmniej jedna powiązana Faktura ma status Faktura nie jest żadną z wersji roboczych ORAZ Data utworzenia jest po [dzisiejsza data] ORAZ Źródło Faktury jest dowolnym z HubSpot.

8. Na stronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.
   

Konfiguracja synchronizacji produktów

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Xero.
3. Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych.
4. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz Pozycje.
     
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Produkty.
5. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami : dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizowane tylko do HubSpot: kontakty HubSpot będą tworzone z kontaktów Xero na podstawie kryteriów. Aktualizowane będą tylko właściwości kontaktu HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero: Kontakty Xero zostaną utworzone z kontaktów HubSpot na podstawie kryteriów. Utworzone zostaną tylko właściwości spraw Xero.
6. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie będzie jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pól, kliknij, aby przełączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
7. Na stronie Limit:
   • W sekcji Xero dataSyncRight HubSpot kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry ograniczające, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane jest stosowanie obserwujących filtrów: Wszystkie produkty i usługi.

8. Na stronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.
   

Konfiguracja synchronizacji faktur

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Xero.
3. Kliknij opcję Synchronizuj więcej danych.
4. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować:
   • Kliknij menu rozwijane Xero i wybierz Faktury.
     
   • Kliknij menu rozwijane HubSpot i wybierz Faktura.
5. Kliknij strzałki kierunku synchronizacji i wybierz kierunek synchronizacji.
   • Dane synchronizująsię między aplikacjami : dane synchronizują się dwukierunkowo między HubSpot i Xero.
   • Dane synchronizowane tylko do HubSpot: kontakty HubSpot będą tworzone z kontaktów Xero na podstawie kryteriów. Aktualizowane będą tylko właściwości kontaktu HubSpot.
   • Dane synchronizowane tylko z Xero: Kontakty Xero zostaną utworzone z kontaktów HubSpot na podstawie kryteriów. Utworzone zostaną tylko właściwości spraw Xero.
6. Na stronie Konfiguruj :
   • Kliknij menu rozwijane Rozstrzyganie konfliktów danych i wybierz, która aplikacja zastąpi drugą, gdy nie będzie jasne, która aplikacja ma najbardziej aktualne informacje.
   • W sekcji Mapowane pola skonfiguruj mapowania pól.
     • Domyślnych mapowań pól nie można usuwać ani edytować. Aby wyłączyć mapowanie pól, kliknij, aby przełączyć przełącznik.
     • Aby dodać niestandardowe mapowanie pól, kliknij przycisk Dodaj mapowanie, aby je skonfigurować.
7. Na stronie Limit:
   • W sekcji Xero dataSyncRight HubSpot kliknij Edytuj, aby dodać dowolne filtry w celu ograniczenia, które dane będą synchronizowane z jednej aplikacji do drugiej. Możesz dodać wiele filtrów z warunkami AND lub OR. Domyślnie wszystkie rekordy są uwzględniane w synchronizacji.
   • Zalecane jest stosowanie obserwujących filtrów: Utworzono po [dzisiejsza data o godzinie 12:00].

8. Na stronie Ocena dokonaj oceny konfiguracji synchronizacji i kliknij przycisk Zapisz i zsynchronizuj.
   

Ocena synchronizacji

Ocena synchronizacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Xero.
3. Kliknij kartę Przegląd synchronizacji. Na tej karcie wyświetlane są informacje o liczbie rekordów zsynchronizowanych, niezsynchronizowanych, wykluczonych z synchronizacji oraz znacznik czasu ostatniej edycji synchronizacji.
4. Aby wyświetlić poszczególne rekordy, kliknij numer w każdej kolumnie.
5. Aby natychmiast uruchomić synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj teraz.
6. Aby utworzyć nową lub dodatkową synchronizację, kliknij przycisk Synchronizuj więcej danych .
7. Aby edytować istniejącą synchronizację, najedź kursorem na synchronizację i Edytuj.
8. Aby wyłączyć synchronizację, kliknij przycisk Więcej > Wyłącz synchronizację.
9. Aby usunąć synchronizację, kliknij opcję Więcej > Usuń. W oknie dialogowym wprowadź wymagany tekst i kliknij przycisk Usuń synchronizację.

Często zadawane pytania

Jakie są najczęstsze błędy synchronizacji i jak je rozwiązać?

Poniżej znajdują się niektóre z najczęstszych błędów synchronizacji i sugerowane rozwiązania:

Faktura powinna mieć powiązanego klienta. Upewnij się, że powiązanyklient jest
obecny zarówno w HubSpot, jak i Xero, aby zsynchronizować tę fakturę.

Ten błąd pojawia się, ponieważ kontakt na fakturze nie został znaleziony w Xero. Najczęściej dzieje się tak, ponieważ kontakt na fakturze nie udostępnia wiadomości e-mail klienta w Xero. Aby rozwiązać ten problem, zmień kontakt na fakturze, który odpowiada wiadomości e-mail klienta w Xero.

Modyfikacje pozycji lub kwoty faktury w natywnych fakturach HubSpot nie mogą być dokonywane za pośrednictwem aplikacji zewnętrznych. Wszelkie niezbędne zmiany należy wprowadzać bezpośrednio w HubSpot.

Ten błąd występuje, ponieważ faktura utworzona w HubSpot została zmodyfikowana w Xero. Aby kontynuować synchronizację, należy cofnąć zmiany w fakturze w Xero i wprowadzić te same korekty w fakturze w HubSpot.

Jak zsynchronizować Numer ZZ lub inne pola faktury do/z Xero?

Numer ZZ nie jest domyślnym polem na fakturach Xero i musi zostać dodany jako niestandardowe pole
w Xero. Z tego powodu integracja HubSpot Xero nie może zdefiniować dla niego gotowego mapowania pól i należy skonfigurować niestandardowe mapowanie pól (wymaga Operations Hub Starter, Professional lub Enterprise).