Połącz się i korzystaj z synchronizacji danych HubSpot

Dzięki synchronizacji danych HubSpot możesz utworzyć jednokierunkową lub dwukierunkową synchronizację między HubSpot i innymi aplikacjami, aby połączyć wszystkie dane klientów na jednej platformie. Ocena, które aplikacje korzystają z synchronizacji danych tutaj.

Poniżej dowiesz się, jak działa synchronizacja danych i jak podłączyć aplikacje, włączyć synchronizację danych, zresynchronizować rekordy i nie tylko.

Jak działa synchronizacja danych

Gdy synchronizacja jest aktywowana, synchronizacja danych tworzy wewnętrzny indeks wszystkich rekordów w obiekcie. Następnie używa tego indeksu do porównywania i monitorowania zmian rekordów, aby zobaczyć, jak ich stan (synchronizacja, niepowodzenie lub wykluczenie) powinien się zmieniać wraz z aktualizacją właściwości rekordu. Oznacza to, że wewnętrzny indeks synchronizacji danych stale porównuje swoją bazę danych (połączenie HubSpot lub połączoną aplikację) i może odzyskać każde porzucone lub błędne wywołanie API lub punkt końcowy API.

Gdy rekord jest aktualizowany, silnik synchronizacji sprawdza cały rekord w stosunku do posiadanej kopii i aktualizuje swoją kopię, aby dopasować ją do rzeczywistego rekordu. Pozwala to odzyskać wszelkie pominięte lub nieudane aktualizacje. Synchronizacja danych może zająć trochę czasu, aby zindeksować wszystkie rekordy po zainicjowaniu, ale zapewni płynniejszą i zdrowszą synchronizację.

Zasady synchronizacji

Synchronizacja danych zawsze odbywa się między dwiema aplikacjami, z których jedną jest HubSpot. Każda synchronizacja ma dwie główne fazy, niezależne od synchronizowanego Obiektu:

• Początkowa synchronizacja: rozpoczyna się, gdy synchronizacja jest aktywowana lub zapisana. Wszystkie istniejące rekordy w obu aplikacjach są przekazywane przez silnik synchronizacji w celu ich zindeksowania i, jeśli ma to zastosowanie, zsynchronizowania.
• Synchronizacja przyrostowa: po zindeksowaniu wszystkich rekordów są one skanowane w poszukiwaniu aktualizacji i nowych rekordów. Zindeksowane rekordy, które uległy zmianie od ostatniego sprawdzenia, są przekazywane przez silnik synchronizacji.

Początkowa synchronizacja

W przypadku synchronizacji dwukierunkowej początkowa synchronizacja składa się z:

• Indeks HubSpot: rekordy HubSpot są skanowane, a identyfikator rekordu i jego pasujące identyfikatory są przechowywane (domyślnie jest to wiadomość e-mail dla kontaktów oraz nazwa i/lub domena dla firm). Indeks jest aktualizowany podczas całego procesu synchronizacji. Przeczytaj więcej o tym, jak działa dopasowywanie.
• Rekord z drugiej aplikacji i synchronizacja: rekordy z drugiej aplikacji są skanowane i synchronizowane. Dla każdego pobranego zasobu sprawdzane jest, czy w tabeli indeksu HubSpot znajduje się pasujący identyfikator (np. wiadomość e-mail dla kontaktów). Jeśli tak, rekordy są dopasowywane i oba rekordy są przekazywane razem przez silnik synchronizacji. Jeśli nie ma dopasowania, rekord przejdzie przez silnik synchronizacji samodzielnie. Gdy silnik synchronizacji dopasuje rekordy, łączy wszystkie posiadane informacje (wartości pól rekordów, filtry, mapowania pól, historię synchronizacji itp.) i na tej podstawie tworzy następną akcję (żądanie zmian w zasobach, nic nie robienie, rejestrowanie błędu itp.)

Uwaga: pierwszy rekord zwrócony przez API Aplikacji zostanie zsynchronizowany, kolejny zostanie uznany za duplikat.

• Synchronizuj HubSpot: rekordy HubSpot są ponownie skanowane w celu sprawdzenia, czy wymagają synchronizacji. Ten krok spowoduje synchronizację istniejących rekordów w HubSpot, a nie w innych aplikacjach.

Synchronizacja przyrostowa

Synchronizacja przyrostowa stale skanuje w poszukiwaniu aktualizacji w HubSpot i drugiej aplikacji (w oparciu o kierunek synchronizacji) i czeka na wyzwalacz. HubSpot sprawdza zmiany co pięć minut. Druga aplikacja lub jej API używa webhooków do powiadamiania o wszelkich zmianach.

Podłącz aplikacje

Przed rozpoczęciem

• Musisz być Administratorem o rozszerzonych uprawnieniach lub mieć uprawnienia App Marketplace na swoim koncie HubSpot.
• Mogą być wymagane inne uprawnienia dla konkretnej aplikacji, którą łączysz z kontem HubSpot.

Podłączanie aplikacji

Aplikacje można wyszukiwać i łączyć na dwa sposoby. Można to zrobić za pośrednictwem App Marketplace lub strony importu.

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę Marketplace marketplace w górnym panelu nawigacyjnym, następnie wybierz App Marketplace.
2. Na pasku wyszukiwania wpisz nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję Rata aplikacji.
4. W oknie dialogowym kliknij Dalej, a następnie zaloguj się na konto aplikacji.
5. Dokonaj oceny wymaganych uprawnień dostępu, a następnie kliknij Zezwól. Nastąpi przekierowanie z powrotem do strony aplikacji w ustawieniach HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację ze strony Import:

1. Kliknij Import w prawym górnym rogu strony głównej dowolnego obiektu lub uzyskaj dostęp do ustawień importu:

• • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
  • W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Import & Eksport.
  • Kliknij Przejdź do importu.

2. Kliknij Skonfiguruj synchronizację.

3. W prawym panelu wprowadź nazwę aplikacji, a następnie kliknij wynik wyszukiwania.
4. Kliknij przycisk Rata aplikacji.
5. Zostaniesz przekierowany na stronę z listingiem aplikacji, aby kontynuować kroki połączenia.

Możliwe jest podłączenie więcej niż jednej instancji tej samej aplikacji innej firmy do HubSpot. Na przykład, jeśli zarządzasz dwoma kontami Microsoft Dynamics, możesz połączyć i zsynchronizować dane z obu kont z jednym kontem HubSpot. Aby podłączyć dodatkowe konto:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij nazwę aplikacji.
3. Kliknij Akcje > Zarządzaj kontami.
4. W prawym panelu kliknij opcję Podłącz inne konto.
5. Wykonaj kolejne kroki, aby połączyć aplikację z HubSpot.

Włącz synchronizację danych

Po podłączeniu aplikacji należy skonfigurować ustawienia aplikacji i włączyć synchronizację, aby rozpocząć synchronizację danych między dwiema integracjami.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij Aplikacje.
3. Kliknij opcję Skonfiguruj synchronizację.
4. Na stronie Wybierz dane, które chcesz zsynchronizować wybierz obiekt do synchronizacji lub z aplikacji oraz obiekt, który chcesz zsynchronizować lub z HubSpot.
5. Kliknij menu rozwijane ze strzałkami i wybierz, czy synchronizacja ma być dwukierunkowa, czy jednokierunkowa między aplikacją a HubSpot lub odwrotnie.

Aby wyłączyć mapowanie, kliknij, aby wyłączyć przełącznik.

Aby skonfigurować niestandardowe mapowanie pól:

1. Kliknij opcję Dodaj mapowanie.
2. Użyj rozwijanych menu, aby wybrać aplikację innej firmy i właściwość HubSpot, którą chcesz mapować.
3. Kliknij success Update.

4. Aby wyłączyć niestandardowe mapowania, kliknij, aby wyłączyć przełącznik .

Dowiedz się więcej o konkretnych zasadach i rozważaniach dotyczących mapowania pól synchronizacji danych.

Konfigurowanie reguł synchronizacji

Na ekranie Limit skonfiguruj sposób synchronizacji rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.

Jeśli konfigurujesz synchronizację transakcji, zostaniesz poproszony o zmapowanie procesów i etapów transakcji między HubSpot a aplikacją innej firmy. Tylko transakcje na zmapowanych etapach transakcji zostaną zsynchronizowane.

1. W sekcji Mapuj swoje potoki i etapy transakcji kliknij menu rozwijane Wybierz potok HubSpot, aby wybrać potok transakcji HubSpot, który chcesz zsynchronizować z aplikacją innej firmy.
2. Kliknij opcję Auto-map, aby automatycznie zmapować etapy transakcji HubSpot z etapami transakcji aplikacji innej firmy. Synchronizacja wykonuje proste wyszukiwanie tekstowe i próbuje zmapować podobnie brzmiące etapy.
3. Aby zmapować dodatkowy proces, kliknij opcję Mapuj inny proces.

Jeśli nie możesz wyświetlić etapów transakcji zinnej aplikacji w HubSpot, jest to spowodowane następującymi przyczynami:

• Połączone konto użytkownika nie ma odpowiednich uprawnień do wyświetlania etapów transakcji.
• Synchronizacja danych mapuje etapy transakcji HubSpot z etapami procesu sprzedaży w innej aplikacji. Jeśli masz niestandardowy proces sprzedaży, który nie opiera się na etapach transakcji/szansy, nie będziesz w stanie zsynchronizować danych za pomocą synchronizacji danych HubSpot.

Jeśli konfigurujesz synchronizację kontaktów, domyślnie HubSpot synchronizuje tylko kontakty, które mają prawidłowy adres e-mail. Aby synchronizować również kontakty bez adresu e-mail, w sekcji Duplicate reduction usuń zaznaczenie pola wyboru Only sync contacts with an email address.

Dowiedz się więcej o dopasowywaniu rekordów.

Uwaga: gdy aplikacja ma zarówno nazwę firmy, jak i pole domeny firmy, HubSpot dopasuje dwa rekordy, jeśli mają tę samą nazwę firmy, ale inną domenę i odwrotnie.

W sekcji Filtry wybierz kryteria, aby ograniczyć rekordy, które będą synchronizowane z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie:

1. Kliknij Edytuj.
2. W prawym panelu wybierz właściwość, aby ograniczyć synchronizację rekordów z HubSpot do aplikacji innej firmy i odwrotnie.
3. Kliknij przycisk Gotowe.

Uwaga: sekcja Filtry ogranicza tylko to, które rekordy są początkowo synchronizowane między HubSpot i aplikacją innej firmy. Po zsynchronizowaniu rekordów będą one nadal synchronizować dane w obie strony w oparciu o skonfigurowane mapowanie właściwości.

Powiązanie rekordu

HubSpot stara się zachować te same powiązania między rekordami (np. firmy powiązane z kontaktami lub transakcje powiązane z firmami) podczas synchronizacji z oryginalną aplikacją, z którą się połączyłeś, o ile to możliwe. Dowiedz się więcej o mapowaniu powiązań z synchronizacją danych.

Uwaga: w większości przypadków synchronizacja danych może jedynie automatycznie powiązać faktury z kontaktami. Faktury muszą być ręcznie powiązane z rekordami firmy w HubSpot.

Ocena zasad i rozpoczęcie synchronizacji

Na ekranie Ocena dokonaj oceny skonfigurowanych reguł, a następnie kliknij przycisk Zapisz i synchronizuj. Rozpocznie się proces początkowej synchronizacji.

Po zakończeniu początkowej synchronizacji rekordy zostaną zsynchronizowane w ciągu 10 minut od zmiany.

Resynchronizacja usuniętych rekordów

Jeśli usunąłeś rekordy w HubSpot lub aplikacji innej firmy, możesz ponownie zsynchronizować usunięte rekordy, aby odtworzyć je w dowolnej aplikacji:

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Na karcie Widok obiektu w kolumnie Niepowodzenie kliknij liczbę rekordów, których synchronizacja nie powiodła się.
4. W prawym panelu kliknij Akcje.
5. Wybierz opcję Resync deleted records in HubSpot lub Resync deleted records in [third-party app].

6. Kliknij przycisk Resynchronizuj wszystko.

Możesz także:

1. W zakładce Rekord view kliknij More > Restore all deleted records.
2. W panelu bocznym kliknij menu rozwijane Rekord type i wybierz typ rekordu oraz menu rozwijane Destination app, aby wybrać aplikację, w której mają zostać odtworzone kontakty.
3. Kliknij przycisk Ocena przed przywróceniem.
4. Dokonaj oceny wszystkich rekordów, które zostaną przywrócone, a następnie kliknij przycisk Przywróć wszystkie [liczba].

Wyłącz synchronizację danych

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Wyłącz synchronizację.

4. W oknie Pop-up kliknij opcję Wyłącz synchronizację.

Po wyłączeniu synchronizacji można ją ponownie włączyć, klikając Edytuj ustawienia synchronizacji, lub usunąć synchronizację.

Ocena kondycji synchronizacji

Po podłączeniu aplikacji można wyświetlić przegląd rekordów zsynchronizowanych między HubSpot i aplikacją innej firmy.

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.
2. Kliknij aplikację.
3. Na karcie Przegląd synchronizacji kliknij opcję Widok obiektu, aby wyświetlić stan synchronizacji według obiektów.

• • Rekordy przetwarzane w ramach wstępnej synchronizacji będą miały obok siebie obracające się kółka.
  • Rekord będzie miał status W kolejce, jeśli trwa inna synchronizacja, aby zapobiec aktualizacjom tych samych danych w tym samym czasie.

4. W kolumnie W synchronizacji kliknij liczbę rekordów, aby dokonać oceny wszystkich rekordów zsynchronizowanych między HubSpot i aplikacją.
5. W kolumnie Niepowodzenie kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy, których synchronizacja między HubSpot i aplikacją nie powiodła się.

• • W kolumnie Kategoria błędu dokonaj oceny przyczyny niepowodzenia.
  • Najedź kursorem na etykietę narzędzia, aby dokonać oceny kroków do rozwiązania.

6. W kolumnie Wykluczone kliknij liczbę rekordów, aby wyświetlić wszystkie rekordy wykluczone z synchronizacji. Może to być spowodowane tym, że nie pasują one do żadnego z filtrów w ustawieniach synchronizacji lub nie mają przypisanego unikalnego identyfikatora, co może być spowodowane zdefiniowaniem pasującego klucza.

• • Kliknij, aby wyświetlić wszystkie rekordy zsynchronizowane między HubSpot i aplikacją.
  • Użyj rozwijanych menu, aby filtrować rekordy według typu obiektu, statusu synchronizacji lub określonego przedziału czasowego.

• Aby edytować kolejność kolumn, kliknij More > Edit columns( Więcej > Edytuj kolumny).
• Aby wyeksportować wszystkie rekordy, kliknij przycisk Więcej > Eksportuj.
  • W oknie dialogowym wybierz format pliku.
  • Kliknij Eksport. Eksportowany plik zostanie wysłany do Ciebie wiadomością e-mail.
• Aby przywrócić wszystkie usunięte rekordy, kliknij Więcej > Przywróć wszystkie usunięte rekordy.
  • W prawym panelu wybierz typ rekordu i aplikację docelową. Wszystkie wcześniej usunięte rekordy zostaną przywrócone w wybranej aplikacji docelowej.