Import rekordów i działań

Aby masowo dodawać lub aktualizować dane, można importować pliki do HubSpot. Możesz importować rekordy, takie jak kontakty i firmy, lub działania, takie jak wiadomość e-mail wysłana do kontaktu lub spotkanie dla trwającej transakcji.

Możesz obserwować instrukcje przedstawione poniżej dla wszystkich importów, ale istnieją kroki, które mają zastosowanie tylko do niektórych typów obiektów (np. kroki do powiązania rekordów w imporcie wielu obiektów). Więcej wskazówek można znaleźć w ocenie wymagań dotyczących plików importu.

Jeśli jesteś nowym użytkownikiem HubSpot i chcesz zmigrować istniejące funkcje systemu CRM do CRM HubSpot, możesz poprosić o migrację danych zespół ds. replatformingu HubSpot.

Przed importem

Przed rozpoczęciem importu:

• Musisz mieć uprawnienia Import i Edytuj dla rekordu obiektu, który importujesz do HubSpot.
• Dowiedz się więcej o obiektach, rekordach, właściwościach i zarządzaniu bazą danych systemu CRM HubSpot.
• Dowiedz się więcej o narzędziu Import.
• Skonfigurujpliki importu i potwierdź, że masz wszystkie wymagane pola. Prawidłowe skonfigurowanie plików pozwala uniknąć błędów importu lub dodania nieprawidłowych danych do CRM. Przykładowe pliki importu mogą pomóc w rozpoczęciu pracy.

Import rekordów i działań

Po skonfigurowaniu plików, aby zaimportować je do HubSpot:

• Na koncie HubSpot przejdź do opcji Zarządzanie danymi > Integracja danych. Możesz także kliknąć Import w prawym górnym rogu dowolnej strony indeksu obiektów.
• Na stronie Import kliknij opcję Import pliku.
• Aby zaimportować rekordy i działania, rozpocznij import. Możesz także wybrać opcję Powtórz poprzedni import, aby ukończyć import z tymi samymi właściwościami, co poprzedni import lub wybrać opcję zaimportowania listy rezygnacji, niestandardowych zdarzeń lub zestawów danych.
• Wybierz obiekty lub działania w pliku importu, a następnie kliknij przycisk Dalej.
• Jeśli importujesz dwa obiekty/działania, wybierz liczbę przesyłanych plików.
  • Pojedynczy plik: oba powiązane obiekty/działania znajdują się w tym samym pliku.
  • Wiele plików: masz dwa pliki z jednym obiektem/aktywnością w każdym pliku.

• Kliknij wybierz plik, a następnie wybierz plik importu. W przypadku importu dwóch plików należy wybrać plik dla każdego obiektu lub aktywności. Aby wygenerować przykładowy plik na podstawie wybranych obiektów, kliknij Pobierz przykładowy plik.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz sposób importu [obiekty/działania] dla każdego obiektu/działania i wybierz sposób importu danych:

• • Utwórz i zaktualizuj [rekordy/działania]: import utworzy nowe rekordy i działania, a także zidentyfikuje i zaktualizuje istniejące rekordy. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.
  • Utwórz tylko nowe [rekordy/działania]: import utworzy tylko nowe rekordy i działania. Istniejące rekordy w pliku importu zostaną zignorowane. Aby utworzyć nowe rekordy lub działania, plik musi zawierać wymagane właściwości dla danego obiektu/działania.
  • Tylko aktualizuj istniejące [rekordy/działania]: import zaktualizuje tylko istniejące rekordy. Nowe rekordy lub działania w pliku importu będą ignorowane. Aby zaktualizować istniejące rekordy, plik musi zawierać unikalny identyfikator.

Uwaga: wiadomości e-mail, spotkań, notatek i zadań nie można aktualizować poprzez import, niezależnie od wybranego sposobu importowania danych.

• Jeśli importujesz powiązania tych samych obiektów, zaznacz pole wyboru Powiązania tych samych obiektów (np. powiązania między kontaktami, między firmami itp.).
• Jeśli importujesz dane w języku innym niż domyślny, kliknij menu rozwijane Wybierz język nagłówków kolumn w pliku i wybierz język. Wybranie odpowiedniego języka umożliwia HubSpot lepsze dopasowanie nagłówków kolumn do istniejących właściwości domyślnych. Jeśli nie ma dopasowania w wybranym języku, HubSpot wyszuka angielską właściwość do dopasowania.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Jeśli importujesz i powiązanie dwa obiekty w dwóch plikach, wskaż, która kolumna jest zawarta w obu plikach:
  • Kliknij menu rozwijane Common column headers found in your files i wybierz nazwę wspólnej kolumny.
  • Kliknij menu rozwijane Which object is [common column] the unique key for?, a następnie wybierz obiekt, do którego ma zostać zaimportowana właściwość. Na przykład, jeśli importujesz kontakty i firmy i używasz nazwy firmy jako wspólnej kolumny, wybierz Firma, aby przesłać te dane do rekordów firmy.
• Kliknij przycisk Dalej.
• Na ekranie Mapowanie kolumn w pliku do właściwości [obiektu/działania] HubSpot mapuje kolumny w pliku do właściwości wybranego obiektu lub działania na podstawie nagłówka, języka nagłówka i nazwy właściwości. Jeśli zaimportowałeś dwa pliki, dla każdego obiektu lub działania będzie dostępna strona mapowania.
• Guid mapowania wyświetla właściwości wymagane do utworzenia i/lub aktualizacji obiektów lub działań. Jeśli w pliku brakuje jakiejkolwiek właściwości potrzebnej do realizacji celu importu (np. wybrano aktualizację istniejących transakcji, ale nie uwzględniono kolumny ID rekordu ), należy poprawić plik importu i ponownie uruchomić import, aby uniknąć błędów.
• Aby filtrować stronę mapowania według statusu mapowania lub obiektu, kliknij menu rozwijane i wybierz status lub obiekt, który chcesz wyświetlić.
• Aby wyszukać określoną kolumnę, wprowadź nazwę nagłówka kolumny w pasku wyszukiwania.

• W kolumnie Informacje podglądu znajduje się podgląd pierwszych trzech wierszy z arkusza kalkulacyjnego.
  • Jeśli nie zostaną wykryte żadne błędy, w kolumnie Mapped pojawi się znacznik success.
  • Jeśli wykryte zostaną określone błędy, w kolumnie Mapped pojawi się ikona alertu exclamation z liczbą błędów. Kliknij [x] błędy, aby dowiedzieć się, jak je usunąć.

• Jeśli jakiekolwiek kolumny zostały zmapowane do niewłaściwych właściwości obiektu lub działania, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz właściwe właściwości [Obiekt/Działanie].

• Jeśli importujesz w celu powiązania rekordów tego samego obiektu, mapuj właściwość unikalnego identyfikatora powiązanych rekordów jako powiązanie. Aby to zrobić, w wierszu unikalnego identyfikatora:
  • W kolumnie Importuj jako kliknij menurozwijane, a następnie wybierz Powiązanie.
  • W kolumnie Właściwość HubSpot kliknij menu rozwijane Wybierz właściwość, a następnie wybierz właściwość unikalnego identyfikatora (np. Wiadomość e-mail, Identyfikator rekordu).

• Jeśli jakieś kolumny nie są mapowane do istniejącej właściwości lub są mapowane do niewłaściwej właściwości, kliknij menu rozwijane w kolumnie HubSpot Właściwość. W menu rozwijanym można wykonać jedną z poniższych czynności:
  
  • Aby zmapować kolumnę do istniejącej właściwości, wyszukaj i wybierz istniejącą właściwość. Możesz najechać kursorem na właściwość, aby wyświetlić jej szczegóły i upewnić się, że mapujesz do właściwej właściwości przed jej wybraniem.
  • Aby skonfigurować nową właściwość niestandardową (tylko obiekty), kliknij przycisk Utwórz nową właściwość, a następnie skonfiguruj właściwość w prawym panelu. Dane w kolumnie zostaną zmapowane do tej nowej właściwości niestandardowej.

• Aby pominąć import danych z pojedynczego wiersza, kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz opcję Nie importuj kolumny. Aby pominąć import danych ze wszystkich niezamapowanych kolumn, zaznacz pole wyboru Nie importuj danych w niezamapowanych kolumnach w prawym dolnym rogu.

• Jeśli aktualizujesz istniejące rekordy lub chcesz uniknąć duplikatów podczas Powiązania rekordu z Właściwością współdzieloną, upewnij się, że mapowałeś prawidłowy unikalny identyfikator (np. Identyfikator rekordu, Wiadomość e-mail, Nazwę domeny firmy lub niestandardowe unikalne właściwości):
  
  • Identyfikatorrekordu: zmapuj kolumnę na Identyfikator rekordu w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli wiersz w pliku nie zawiera wartości Rekord ID, zostanie utworzony nowy rekord.

• • Wiadomość e-mail (tylko kontakty) lub Nazwa domeny firmy (tylko firmy): mapuj kolumnę na odpowiednią właściwość w kolumnie właściwości HubSpot.
  • Właściwość firmy wymagająca unikatowych wartości(tylko kontakty, firmy, transakcje, zgłoszenia i obiekty niestandardowe): jeśli utworzyłeś właściwość, która wymaga unikatowych wartości, mapuj kolumnę na tę właściwość w kolumnie właściwości HubSpot. Jeśli importujesz wiele unikalnych właściwości, wybierzesz, która właściwość ma być używana jako identyfikator na stronie Szczegóły przed zakończeniem importu.

• Jeśli aktualizujesz rekordy, aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości właściwości rekordów, zaznacz pola wyboru w kolumnie Zarządzaj istniejącymi wartościami. Po wybraniu tej opcji dla właściwości, import zaktualizuje właściwość dla nowych rekordów i istniejących rekordów, które nigdy nie miały wartości dla właściwości. Nie zaktualizuje właściwości dla istniejących rekordów, które mają wartość lub miały wartość w przeszłości, nawet jeśli obecnie są puste.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla poszczególnych właściwości, zaznacz pole wyboru Nie nadpisuj w wierszu właściwości.
  • Aby zapobiec nadpisywaniu przez import istniejących wartości dla wszystkich właściwości uwzględnionych w imporcie, zaznacz pole wyboru w górnej części tabeli.

• W przypadku importowania i powiązania obiektów, aby zaimportować etykiety powiązań ( tylkoProfessional i Enterprise ):
  • Kliknij menu rozwijane w kolumnie Importuj jako, a następnie wybierz Etykieta powiązania. Import nowej etykiety powiązania nie spowoduje nadpisania istniejącej etykiety powiązania. Zaimportowana etykieta zostanie dodana do rekordu jako dodatkowa etykieta powiązania. Dowiedz się, jak ręcznie usunąć etykietę powiązania z rekordu.
  • Podczas importowania dwóch obiektów, kolumna Właściwość HubSpot automatycznie wypełni relację obiektu dla importowanych obiektów (np. Kontakt i Firma). Jeśli importujesz więcej niż dwa obiekty, wybierz dwa obiekty, których powiązania opisują etykiety powiązań.

• Po zmapowaniu wszystkich kolumn lub ustawieniu opcji Nie importuj kolumny, kliknij przycisk Dalej. Jeśli zaimportowałeś dwa pliki, mapuj właściwości drugiego obiektu lub aktywności, a następnie kliknij Next.
• Wprowadź szczegóły importu:
  
  • Wprowadź nazwę importu.
  • Jeśli pliki zawierają wiele właściwości o unikalnych wartościach (tylko kontakty, firmy, transakcje, bilety, obiekty niestandardowe), kliknij menu rozwijane Właściwość do użycia w celu znalezienia istniejących [obiektów] i wybierz właściwość, której chcesz użyć do aktualizacji lub deduplikacji rekordów. Ta opcja nie pojawi się, jeśli uwzględniono również identyfikator rekordu, ponieważ automatycznie zastąpi on inne unikalne identyfikatory.
  • Jeśli importujesz kontakty:
    
    • Zaznacz pole wyboru Utwórz listę kontaktów z tego importu, aby automatycznie utworzyć listę zaimportowanych kontaktów. Nawet jeśli zaimportowałeś tylko w celu dodania istniejących kontaktów do listy (tj. plik z wartościami Wiadomość e-mail lub Rekord ID, ale bez nowych wartości właściwości), rekordy będą nadal uwzględniane jako Zaktualizowane rekordy w tabeli historii importu i podsumowaniu indywidualnego importu.
    • Zaznaczpole wyboru Zgoda , aby wyrazić zgodę na to, że kontakty oczekują wiadomości od Ciebie i że plik importu nie zawiera zakupionej listy. Dowiedz się więcej o zasadach dopuszczalnego użytkowania HubSpot.
    • Jeśli włączyłeś ustawienia prywatności danych na swoim koncie, kliknij menu rozwijane Ustaw podstawę prawną do przetwarzania danych kontaktu i wybierz podstawę prawną przetwarzania.
  
  
  • Jeśli importujesz kontakty lub firmy:
    • Jeśli na koncie włączono wzbogacanie importu, zaznacz pole wyboru Wzbogacaj rekordy, aby wzbogacić rekordy o Breeze Intelligence.
    • W oknie dialogowym wykonaj następujące czynności:
      • Ocena liczby rekordów do wzbogacenia i kredytów dostępnych na koncie.
      • Włącz przełącznik Wzbogać rekordy .
      • Kliknij opcję Wzbogać.

• • • Dowiedz się więcej o wzbogacaniu danych kontaktów i firm.

• • Jeśli importujesz właściwości daty lub daty i godziny, kliknij menu rozwijane Format daty i potwierdź sposób formatowania wartości daty w arkuszu kalkulacyjnym. W przypadku właściwości daty i godziny kliknij menu rozwijane Strefa czasowa, aby potwierdzić strefę czasową, której właściwość ma używać podczas importu.
  • Jeśli importujesz plik z właściwością liczby, kliknij menu rozwijane Format liczb i potwierdź, który format liczb kraju ma być używany dla danych.
• Jeśli jakiekolwiek właściwości w imporcie są używane w istniejących listach lub przepływach pracy, w celu oceny ich użycia należy kliknąć ich liczbę. W prawym panelu można filtrować według określonych właściwości lub kliknąć nazwę listy lub importu w celu jego oceny.
• Kliknij przycisk Zakończ import.

Po imporcie można wyświetlać nowe i zaktualizowane rekordy na stronie głównej każdego obiektu, nowe zadania na stronie indeksu zadań lub nowe działania w rekordach. Jeśli import zawierał błędy, dowiedz się, jak rozwiązać błędy importu. Możesz także przeglądać, analizować i wykonywać działania związane z poprzednimi importami, w tym tworzyć listy, przeglądać lub usuwać zaimportowane rekordy.