Koble til og bruk HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du opprette en enveis- eller toveis-synkronisering mellom HubSpot og de andre appene dine for å forene alle kundedataene dine på én plattform. Se hvilke apper som bruker datasynkronisering her. 

Nedenfor finner du informasjon om hvordan datasynkronisering fungerer og hvordan du kobler til en app, slår på datasynkronisering, synkroniserer poster på nytt med mer.

Slik fungerer datasynkronisering

Når en synkronisering er aktivert, oppretter datasynkronisering en intern indeks for alle poster i et objekt. Den bruker deretter denne indeksen til å sammenligne og overvåke postendringer for å se hvordan deres tilstand (synkronisering, mislykket eller ekskludert) skal endres etter hvert som postegenskapene oppdateres. Dette betyr at den interne datasynkroniseringsindeksen kontinuerlig sammenligner databasen (enten HubSpot eller den tilkoblede appen) og kan gjenopprette ethvert tapt eller feilet API-anrop eller endepunkt.

Når en post oppdateres, undersøker synkroniseringsmotoren hele posten mot kopien den har, og oppdaterer kopien slik at den samsvarer med den virkelige posten. Dette gjør det mulig å gjenopprette tapte eller mislykkede oppdateringer. Datasynkronisering kan ta litt tid å indeksere alle poster når den startes, men vil sikre en jevnere og sunnere synkroniseringsopplevelse. 

Synkroniseringsprinsipper

En datasynkronisering vil alltid være mellom to apper, hvorav den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, uavhengig av objektsynkroniseringen:

• Den første synkroniseringen: starter når en synkronisering er aktivert eller når den er lagret. Alle eksisterende poster i begge appene sendes gjennom synkroniseringsmotoren for å indeksere og eventuelt synkronisere dem.
• Den inkrementelle synkroniseringen: Når alle poster er indeksert, skannes de for oppdateringer og nye poster. Indekserte poster som har endret seg siden sist de ble sjekket, sendes gjennom synkroniseringsmotoren.

Første synkronisering

For en toveis synkronisering består den første synkroniseringen av:

• Indeks HubSpot: HubSpot-postene skannes og ID-en til posten og dens samsvarende identifikatorer lagres (som standard er dette e-posten for kontakter, og navn og/eller domene for selskaper). Indeksen holdes oppdatert gjennom hele synkroniseringsprosessen fremover. Les mer om hvordan matching fungerer. 
• Indekser den andre appen, og synkroniser: Postene fra den andre appen skannes og synkroniseres. For hver ressurs som hentes, kontrolleres det om det finnes en samsvarende identifikator (f.eks. e-postadresse for kontakter) i indekstabellen i HubSpot. Hvis det er det, blir postene matchet og begge postene blir sendt gjennom synkroniseringsmotoren sammen. Hvis det ikke er en kamp, vil posten gå gjennom synkroniseringsmotoren på egen hånd. Når synkroniseringsmotoren samsvarer med poster, kombinerer den all informasjonen den har (postenes feltverdier, filtrene, felttilordningene, synkroniseringshistorikken osv.), og basert på dette bygger den neste handling (be om endringer i ressursene, gjør ingenting, loggfør en feil osv.)

Merk: Den første posten som returneres av appens API vil være synkroniserbar, den neste vil bli betraktet som en duplikat.

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-postene skannes på nytt for å sjekke om de må synkroniseres. Dette trinnet vil resultere i synkronisering av eksisterende poster i HubSpot, ikke i den andre appen.

Inkrementell synkronisering

Den inkrementelle synkroniseringen søker kontinuerlig etter oppdateringer i HubSpot og den andre appen (basert på synkroniseringsretningen) og venter på å bli utløst. HubSpot sjekker om det er endringer hvert femte minutt. Den andre appen, eller dens API, bruker webhooks for å varsle om eventuelle endringer.

Koble til en app

Før du begynner

• Du må være superadministrator eller ha App Marketplace-tillatelser i HubSpot-kontoen din.
• Det kan være andre tillatelser som kreves for den spesifikke appen du kobler til HubSpot-kontoen din.

Koble til appen

Du kan søke etter og koble til en app på to måter. Du kan gjøre dette via App Marketplace eller via importsiden. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på ikonet Marketplace marketplace i den øverste navigasjonslinjen og velger deretter App Marketplace.
2. Skriv inn appnavnet i søkefeltet, og klikk deretter på søkeresultatet. 
3. Klikk på Installer app øverst til høyre.
4. Klikk på Neste i dialogboksen, og logg deretter på appkontoen.
5. Se gjennom de forespurte tilgangstillatelsene, og klikk deretter på Tillat. Du vil bli omdirigert tilbake til appsiden i HubSpot-innstillingene.

Hvis du konfigurerer en synkronisering fra importsiden:

1. Klikk på Importer øverst til høyre på et hvilket som helst objekts startside, eller få tilgang til importinnstillingene:

• • I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
  • Gå til Importer og eksporter i menyen til venstre i sidepanelet.
  • Klikk på Gå til import.

2. Klikk på Konfigurer en synkronisering. 

3. Skriv inn appnavnet i panelet til høyre, og klikk deretter på søkeresultatet. 
4. Klikk på Installer app. 
5. Du vil bli omdirigert til appens utleiestedsside for å fortsette med tilkoblingstrinnene. 

Det er mulig å koble mer enn én forekomst av samme tredjepartsapp til HubSpot. Hvis du for eksempel administrerer to Microsoft Dynamics-kontoer, kan du koble til og synkronisere data fra begge kontoene med én HubSpot-konto. Slik kobler du til en ekstra konto:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på navnet på appen. 
3. Klikk på Handlinger > Administrer kontoer. 
4. Klikk på Koble til en annen konto i panelet til høyre. 
5. Fortsett med trinnene for å koble appen til HubSpot. 

Slå på datasynkronisering

Når du har koblet til appen, må du konfigurere appinnstillingene og slå på synkroniseringen for å begynne å synkronisere data mellom de to integrasjonene. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Klikk på Konfigurer synkronisering.
4. På siden Velg dataene du vil synkronisere, velger du objektet som skal synkroniseres til eller fra i appen, og objektet du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
5. Klikk på rullegardinmenyen med piler, og velg om synkroniseringen skal være toveis eller én vei mellom appen og HubSpot, eller omvendt. 

Hvis du vil slå av en tilordning, klikker du for å slå av bryteren. 

Slik konfigurerer du en egendefinert felttilordning:

1. Klikk på Legg til en tilordning. 
2. Bruk rullegardinmenyene til å velge tredjepartsappen og HubSpot-egenskapen du vil tilordne.
3. Klikk på success oppdatering.

4. Hvis du vil slå av egendefinerte tilordninger, klikker du for å slå av bryteren . 

Finn ut mer om spesifikke regler og hensyn for felttilordninger for datasynkronisering. 

Sett opp synkroniseringsreglene dine

På Begrens-skjermen konfigurerer du hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til tredjepartsappen, og omvendt.

Hvis du konfigurerer en avtalesynkronisering, blir du bedt om å kartlegge avtalens pipelines og stadier mellom HubSpot og tredjepartsappen din. Kun avtaler i de tilordnede avtalestadiene synkroniseres. 

1. Klikk på rullegardinmenyen Velg en HubSpot-pipeline for å velge hvilken HubSpot-pipeline du vil synkronisere med tredjepartsappen din.
2. Klikk på Tilordne automatisk for å automatisk tilordne HubSpot-avtalestadier med tredjepartsappens avtalestadier. Synkroniseringen gjør et enkelt tekstsøk og forsøker å kartlegge lignende stadier.
3. Klikk på Tilordne en annen rørledning for å tilordne en ekstra rørledning.

Hvis du ikke kan vise avtalestadier for den andre appen i HubSpot, er det på grunn av følgende årsaker:

• Den tilkoblede brukerkontoen har ikke de riktige tillatelsene til å vise avtalestadiene.
• Datasynkroniseringskart HubSpot-avtalefaser med pipelinefaser i den andre appen. Hvis du har en ikke-standardisert salgsprosess som ikke er avhengig av avtaler/salgsmuligheter, vil du ikke kunne synkronisere data ved hjelp av HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, vil HubSpot som standard bare synkronisere kontakter som har en gyldig e-postadresse. Hvis du også vil synkronisere kontakter uten en e-postadresse, fjerner du merket for Bare synkroniser kontakter med en e-postadresse i delen Dupliser reduksjon.

Finn ut mer om samsvarende poster.

Merk: Når en app har både et firmanavn og et firmadomenefelt, samsvarer HubSpot med to poster hvis de har samme firmanavn, men et annet domene, og omvendt.

I delen Filtre velger du kriterier for å begrense hvilke poster som skal synkroniseres fra HubSpot til tredjepartsappen, og omvendt:

1. Klikk på Rediger.
2. I panelet til høyre velger du egenskapen for å begrense synkronisering av poster fra HubSpot til tredjepartsappen din, og omvendt.
3. Klikk på Ferdig. 

Merk: Filter-delen begrenser  bare hvilke poster som opprinnelig synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen. Når postene er synkronisert, vil de fortsette å synkronisere data frem og tilbake basert på oppsettet for egenskapstilordning.

Tilknyttede poster

HubSpot forsøker å opprettholde de samme tilknytningene mellom poster (f.eks. selskaper knyttet til kontakter eller avtaler knyttet til selskaper) når det er mulig å synkronisere med den opprinnelige appen du koblet til. Finn ut mer om tilknytningstilordning med datasynkronisering.

Merk: I de fleste tilfeller kan datasynkronisering bare automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer må knyttes manuelt til firmaposter i HubSpot. 

Se gjennom reglene og start synkroniseringen

Gå gjennom reglene du har konfigurert på gjennomgangsskjermen, og klikk deretter på Lagre og synkroniser. Den første synkroniseringen vil deretter begynne å behandle.

Etter at den første synkroniseringen er fullført, synkroniseres postene innen 10 minutter etter en endring. 

Synkroniser slettede poster på nytt

Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller tredjepartsappen din, kan du synkronisere slettede poster på nytt for å opprette dem på nytt i begge appene:

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Klikk på antall poster som ikke kan synkroniseres i kolonnen Feil i kategorien Objektvisning. 
4. Klikk på Handlinger i panelet til høyre.
5. Velg enten Synkroniser slettede poster på nytt i HubSpot eller Synkroniser slettede poster på nytt i [tredjepartsapp].

6. Klikk på Synkroniser alle på nytt. 

Du kan også:

1. Klikk på   Mer > Gjenopprett alle slettede poster i kategorien Postvisning. 
2. I sidepanelet klikker du på  rullegardinmenyen Posttype og velger posttype og rullegardinmenyen Destinasjonsapp  for å velge hvilken app kontaktene skal gjenopprettes i. 
3. Klikk på Se gjennom før gjenoppretting. 
4. Se gjennom alle postene som skal gjenopprettes, og klikk på Gjenopprett alle [NUMBER]. 

Slå av datasynkronisering

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Klikk på rullegardinmenyen Handlinger, og velg Slå av synkronisering.

4. Klikk på Slå av synkronisering i popup-boksen.

Når synkroniseringen er slått av, kan du slå den på igjen ved å klikke på Rediger synkroniseringsinnstillinger eller slette synkroniseringen. 

Gjennomgå synkroniseringshelsen din

Når du har koblet til en app, kan du se en oversikt over oppføringene som synkroniseres mellom HubSpot og tredjepartsappen din. 

1. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen. Gå til Integrasjoner > Tilkoblede apper i menyen i venstre sidefelt.
2. Klikk på appen.
3. Klikk på Objektvisning i kategorien Synkroniseringsoversikt for å vise synkroniseringsstatusen etter objekter.

• • Poster som behandles som en del av en innledende synkronisering, vil ha roterende sirkler ved siden av seg.
  • En post vil ha statusen I kø hvis en annen synkronisering er i gang, for å hindre at oppdateringer skjer på de samme dataene samtidig. 

4. Klikk på antall poster i synkroniseringskolonnen for å se gjennom alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
5. I kolonnen Feil klikker du på antall poster for å vise alle poster som ikke synkroniseres mellom HubSpot og appen. 

• • Gå gjennom  årsaken til feilen i kolonnen Feilkategori.
  • Hold musepekeren over verktøytipset for å se gjennom trinnene for å løse problemet.

6. I Ekskludert-kolonnen  klikker du på antall poster for å vise alle poster som er ekskludert fra synkronisering. Dette kan skyldes at de ikke samsvarer med noen av filtrene i synkroniseringsinnstillingene, eller at de ikke har en unik identifikator tildelt, noe som kan skyldes at en samsvarende nøkkel er definert. 

• • Klikk for å vise alle poster som synkroniseres mellom HubSpot og appen.
  • Bruk rullegardinmenyene til å filtrere postene etter objekttype, synkroniseringsstatus eller en bestemt tidsramme.

• Hvis du vil redigere rekkefølgen på kolonnene, klikker du på Mer > Rediger kolonner. 
• Hvis du vil eksportere alle postene, klikker du på Mer > Eksporter. 
  • Velg filformatet i dialogboksen. 
  • Klikk på Eksporter. Den eksporterte filen sendes til deg på e-post.
• Hvis du vil gjenopprette alle slettede poster, klikker du på Mer > Gjenopprett alle slettede poster.
  • Velg Posttype og Destinasjonsapp i panelet til høyre. Alle tidligere slettede poster gjenopprettes i den valgte destinasjonsappen.