Permanent verwijderen in HubSpot

Onder de wetgeving inzake gegevensprivacy, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), hebben contactpersonen in je account het recht om je te vragen al hun persoonlijke gegevens te verwijderen.

Als dit gebeurt, kan de privacywetgeving vereisen dat u de contactpersoon permanent uit uw database verwijdert, inclusief de e-mailtrackinggeschiedenis, gespreksrecords, formulierinzendingen en andere gegevens en activiteiten over betrokkenheid.

Daarnaast kunnen sommige contactpersonen je verzoeken om hun gegevens permanent te verwijderen, zelfs als dit niet wettelijk verplicht is. Normaal gesproken moeten deze verzoeken binnen 30 dagen worden ingewilligd. Het recht op verwijdering is niet absoluut en kan afhangen van de context van het verzoek.

Let op: hoewel deze functies beschikbaar zijn in HubSpot, is je juridische team de beste bron om je advies te geven over naleving van de regels in jouw specifieke situatie.

Vereisten begrijpen

• Om een permanente verwijdering uit te voeren in HubSpot, moet je machtigingen hebben voor het permanent verwijderen van contacten.
• Permanente verwijdering is beschikbaar in alle accounts, zelfs als de instellingen voor gegevensprivacy zijn uitgeschakeld.

Beperkingen en overwegingen begrijpen

• Voordat je een permanente verwijdering uitvoert, moet je begrijpen welke gegevens en tools worden beïnvloed.
• In HubSpot bevat permanente verwijdering een blokkeerfunctie. Dit betekent dat zodra een contactpersoon permanent is verwijderd, je zijn e-mailadres (primair of aanvullend) in de toekomst niet meer aan je account kunt toevoegen via de UI van HubSpot of een import. Deze functionaliteit wordt ondersteund door geanonimiseerde gegevens.
• Een permanent verwijderd contact kan alleen weer aan je account worden toegevoegd als:
  • De contactpersoon een formulier op je website indient.
  • De contactpersoon een e-mail stuurt naar je verbonden inbox. De inbox moet verbonden zijn als een team e-mail, niet als een persoonlijke e-mail.
  • De contactpersoon is toegevoegd via een API-verzoek.

Let op: hoewel de persoonlijke gegevens van de contactpersoon worden verwijderd, blijven de geanonimiseerde analytische gegevens bewaard. De sessies van de contactpersoon worden bijvoorbeeld nog steeds weergegeven in uw rapport met verkeersbronnen, maar u kunt de individuele contactpersoon niet meer identificeren. Ook als u e-mails naar de contactpersoon hebt gestuurd of als de contactpersoon een formulier heeft ingevuld, worden de analysegegevens nog steeds weergegeven in de e-mailprestaties (opens, kliks, enz.) en het aantal ingevulde formulieren, maar de gegevens van de contactpersoon worden niet meer weergegeven.

De gegevens begrijpen die worden verwijderd na een permanente verwijdering

Wanneer een contactpersoon permanent wordt verwijderd, kan het tot 30 dagen duren voordat een permanente zuivering is voltooid. Met deze verwijdering wordt de record uit je account verwijderd. Koppelingen tussen de contactpersoon en eerdere afspraken worden ook verwijderd. Meer informatie over de gegevens die worden beïnvloed wanneer u een permanente verwijdering uitvoert.

Als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt en u hebt een doelgroep voor een contactpersonenlijst gemaakt, verwijdert het permanent verwijderen van een contactpersoon ook de record uit uw advertentiepubliek. Hierdoor ontvangt de contactpersoon geen gerichte advertenties meer vanuit uw account.

Let op: HubSpot verwijdert blogcommentaren die de contactpersoon op je blogberichten heeft achtergelaten niet automatisch. Je moet de blogopmerkingen handmatig verwijderen.

Een contactpersoon permanent verwijderen

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van de contactpersoon.
3. Klik in het linkerpaneel op Acties en selecteer vervolgens Verwijderen.

3. Selecteer in het dialoogvenster het keuzerondje Permanent verwijderen .

3. Klik in het vervolgkeuzemenu Bevestigingse-mail verzenden op de vervolgkeuzepijl en selecteer een gebruiker die een permanente bevestigingse-mail voor verwijdering wil ontvangen. Dit is optioneel.
4. Klik op Contactpersoon verwijderen om te bevestigen.

Een eerder verwijderd record permanent verwijderen

Als je regelmatig verwijderen hebt uitgevoerd en de contactpersoon nog steeds in je prullenbak zit, kun je een permanente verwijdering uitvoeren door eerst de record te herstellen:

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Records herstellen. De prullenbak wordt geopend in een nieuw browserscherm.
3. Schakel het selectievakje in naast de record die je wilt herstellen.
4. Klik rechtsboven op Herstellen.
5. Bevestig in het dialoogvenster het aantal contactpersonen dat je wilt herstellen. Klik op Herstellen om te bevestigen.
6. Nadat je de contactpersoon hebt hersteld, volg je de bovenstaande instructies om de contactpersoondefinitief te verwijderen.