Associatielabels maken en gebruiken

In je HubSpot account kun je records koppelen om een relatie tussen hen te leggen (bijvoorbeeld een contactpersoon met een deal). Je kunt ook koppelingen labelen om de relatie tussen gekoppelde records te beschrijven (een contactpersoon heeft bijvoorbeeld het label Koper en is gekoppeld aan een deal met het label Nieuwe klant).

Alle HubSpot accounts kunnen het Primaire label voor bedrijven gebruiken, maar in accounts met een Professional of Enterprise abonnement kun je aangepaste labels maken. Associatielabels kunnen relaties beschrijven tussen alle CRM-objecten, inclusief contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, door de beheerder geactiveerde (bijv. Afspraken) en aangepaste objecten. Bijvoorbeeld:

• Een contactpersoon kan manager zijn bij het ene bedrijf, maar ook voormalig werknemer bij een ander bedrijf.
• Een deal kan meerdere gekoppelde contactpersonen hebben, een die de beslisser is en een andere die de factureringscontactpersoon is.
• Twee bedrijfslocaties zijn aan elkaar gekoppeld, waarbij de ene het hoofdkantoor is en de andere het regionale kantoor.
• Meerdere contactpersonen uit dezelfde familie zijn gekoppeld, met labels voor Partner,Ouder en Kind.

Als je verenigingen in je systeem wilt automatiseren, lees dan meer over bedrijfsgerelateerde apps in de HubSpot App Marketplace.

Associatielabels maken

Gebruikers met Superbeheerdersrechten kunnen aangepaste koppelingslabels maken. Je kunt maximaal 50 labels per objectpaar maken (bijv. van Contactpersoon naar Deal, van Contactpersoon naar Contactpersoon).

Om een associatielabel te maken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
3. Klik op het tabblad Associaties.
4. Klik op Maken en configureren en selecteer vervolgens Labelgrenzen maken en configureren.

5. Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Objecten die u wilt koppelen en selecteer vervolgens de andere objectrelatie waarvoor u het label wilt maken (bijvoorbeeld Deals-to-Contacts).
6. Selecteer het type label dat u wilt maken:
   • • Een enkel label: de gekoppelde records worden op dezelfde manier beschreven, dus het label kan op beide records van toepassing zijn (bijv. Collega of Partner).
     • Een paar labels: er worden verschillende woorden gebruikt om elke kant van de relatie tussen de gekoppelde records te beschrijven, dus zijn er twee aparte labels nodig (bijvoorbeeld Manager en Medewerker, Ouder en Kind, Hoofdkantoor en Regionaal Kantoor). Als u een label instelt voor een van de records, wordt de gekoppelde record automatisch ingesteld op het andere label in het paar. Een gekoppeld label telt als één label voor uw aangepaste labellimiet.
7. Voer een naam in voor het label.

Let op: het gebruik van niet-alfanumerieke tekens in een associatielabelnaam (bijvoorbeeld puntkomma's) kan leiden tot fouten tijdens het importeren. Puntkomma's worden gebruikt als scheidingsteken voor meerdere waarden in een import.

8. Klik op hetpotloodpictogram edit onder het label om de interne naam van het label te bewerken. Dit wordt gebruikt voor integraties en API's. Als het label eenmaal is aangemaakt, kan de interne naam niet meer bewerkt worden.
9. Klik onderaan op Volgende.
10. 4. Stel de grenzen van het label in voor elke richting van de associatie:
    • Veel [records] kunnen label hebben: een record kan geassocieerd worden met veel records van het andere object met behulp van het label.
    • Aangepast: een record kan met het label aan een opgegeven aantal records van het andere object gekoppeld worden. Voer in het veld een getal in om een aangepaste limiet in te stellen.
11. Klik op Opslaan.

Associatielabels beheren

U kunt bestaande associatielabels bewerken of verwijderen en meer informatie bekijken over de geschiedenis van een label en API-gegevens.

Om bestaande associatielabels te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten en selecteer vervolgens het object waarvoor je een associatielabel wilt maken.
3. Klik op het tabblad Associaties.
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer objectassociaties en selecteer de associaties waarvoor je labels wilt bekijken (bijvoorbeeld Deals-to-Contacts).
5. Beweeg de muis over het label en klik op Meer. U ziet de volgende opties:
   • Label bewerken: bewerk de naam van het label in het rechterpaneel.

• • Labellimiet bewerken: stel in het rechterpaneel limieten in voor een associatielabel.
  • APIdetailsbekijken: in het dialoogvenster kun je de naam, inverse, interne naam, limieten, categorie (of het een HubSpot label is of een aangepast label) en de associatie type ID van het label bekijken. Je kunt een individuele waarde of alle waarden kopiëren. Meer informatie over het gebruik van deze waarden in de associaties API.
  
  • Geschiedenis bekijken: in het dialoogvenster kun je bekijken hoe het label is gemaakt, op welke objectrelatie het van toepassing is, wanneer het is gemaakt, welke gebruiker het heeft gemaakt en een tijdlijn van wijzigingen.
  • Verwijderen: bevestig in het dialoogvenster dat u een verwijderd label niet kunt herstellen en verwijder of annuleer het. Als een label wordt gebruikt binnen records of andere HubSpot-tools, moet je eerst de labels uit die bedrijfsmiddelen verwijderen voordat je het verwijdert.

Associatielabels op records instellen of bijwerken

Op een record kun je labels toevoegen of verwijderen voor de koppelingen. Je kunt koppelingslabels ook in bulk instellen via importeren. Als u een nieuwe associatie met een label wilt toevoegen of het primaire bedrijf van een record wilt bijwerken, leert u hoe u associaties aan een record toevoegt of bewerkt.

Om de labels voor een individuele associatie bij te werken:

1. Navigeer naar de record met de associatie die je wilt bijwerken.
2. Om labels voor een bestaande associatie toe te voegen of te bewerken, ga je met de muis over de associatiekaart, klik je op Meer en selecteer je vervolgens Associatielabels bewerken.

3. In het dialoogvenster:
   • Als u een label wilt toevoegen, klikt u op het vervolgkeuzemenu en selecteert u het label.
   • Als u een label wilt verwijderen, klikt u op x naast het label.
   • Klik op Bijwerken als u klaar bent.

Associatielabels gebruiken in HubSpot-tools

Als je eenmaal koppelingslabels hebt gemaakt om relaties tussen records te beschrijven, kun je koppelingslabels toevoegen aan nieuwe of bestaande koppelingen in een record of in bulk via importeren. Je kunt dan filteren op deze labels in HubSpot tools zoals lijsten, workflows en aangepaste rapporten.

Associatielabels worden niet ondersteund voor synchronisatie via de HubSpot-Salesforce integratie, maar voordat je associaties bijwerkt, is het aan te raden om te begrijpen hoe records synchroniseren tussen HubSpot en Salesforce.

Filteren op associaties in lijsten

Wanneer je een lijst maakt, kun je je records filteren op basis van hun associaties. Voor lijsten op basis van contactpersonen kun je filteren op de primaire bedrijfsassociaties van contactpersonen. Gebruikers met een Professional- of Enterprise-account kunnen records in lijsten ook filteren op koppelingslabels.

1. Maak of bewerk een lijst.
2. Klik op + Filter toevoegen.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer het object in het gedeelte Gekoppeld object (bijv. in een lijst op basis van contactpersonen selecteert u Bedrijf om te filteren op basis van de bedrijfsassociaties van de contactpersonen).
4. Selecteer een categorie en filter en stel uw criteria in.
5. Standaard worden records in de lijst opgenomen als er gekoppelde records aan de criteria voldoen.
6. Om uw criteria in te stellen op basis van de primaire bedrijfsassociatie of een aangepast associatielabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Dit filtert de records alleen op koppelingen met dat label, zodat de lijst alleen een record bevat als een gekoppelde record dat label heeft en die record aan de criteria voldoet.

7. Als je klaar bent met het instellen van lijstcriteria, klik je rechtsboven op Lijst opslaan.

Meer informatie over het maken van lijsten.

Associatielabels gebruiken in workflows

Zodra je associatie labels hebt gemaakt, kun je ze gebruiken om inschrijvingen en bepaalde acties binnen workflows te triggeren. Je kunt bijvoorbeeld automatisch een e-mail sturen naar contactpersonen op basis van kenmerken van hun gekoppelde primaire bedrijf, of als een deal naar een andere dealfase verhuist, automatisch de fase van de gekoppelde deals bijwerken.

De volgende functionaliteit wordt ondersteund:

• Enrollment triggers: records in een workflow opnemen als gekoppelde records aan bepaalde criteria voldoen.
• Workflow acties:
  • Vertakkingen
  • Een eigenschapwaarde op gekoppelde recordsinstellen of wissen.

• • Kopieer een eigenschapwaarde van geregistreerde records naar geassocieerde records, of naar geregistreerde records vanuit geassocieerde records.

• • Stuur een e-mail naar gekoppelde contactpersonen.

Triggers voor inschrijving

Je kunt koppelingslabels gebruiken in contact-, bedrijfs-, deal-, ticket-, door de beheerder geactiveerde (bijv. lijsten) of aangepaste objectgebaseerde workflows bij het instellen van inschrijftriggers. Triggers instellen op basis van koppelingslabels:

1. Maak een workflow.
2. Klik op Triggers instellen.
3. Klik in het linkerpaneel op Wanneer aan filtercriteria is voldaan.
4. Klik op + Filter toevoegen.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu Filteren op en selecteer vervolgens in het gedeelte Gekoppeld object het gekoppelde object.
6. Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan je criteria in.
7. Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat een record wordt opgenomen als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet.
8. Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer vervolgens een label in het vervolgkeuzemenu. Dit zal de records alleen inschrijven op basis van associaties met dat label, wat betekent dat de workflow een record alleen inschrijft als het een geassocieerd record met dat label heeft en dat record aan de criteria voldoet.

9. Als je klaar bent met het instellen van je triggers, klik je onderaan op Opslaan.

Acties

Om associatielabels in een workflowactie te gebruiken:

1. Een workflow maken.
2. Om een workflow actie toe te voegen, klik je op het + plus pictogram.
3. Om een vertakking in te stellen,klik je op Vertakking.
   • Maak een als/dan of waardegelijk tak.
   • Als u een als/dan tak maakt:
     • Klik binnen een tak op + Filter toevoegen.
     • Klik op het keuzemenu Filteren op en selecteer het object in de sectie Gekoppeld object .
     • Selecteer een eigenschap om op te filteren en stel dan je criteria in.
     • Standaard is het filter gebaseerd op Elk [object], wat betekent dat het record verder komt in de tak als een van de gekoppelde records aan de criteria voldoet. Om uw criteria in te stellen op basis van een koppelingslabel, klikt u op [Object] is gekoppeld aan: Elk [object] en selecteer dan een label in het dropdown menu. Dit zal records alleen verplaatsen op basis van associaties met dat label, wat betekent dat een record alleen verder komt in de tak als het een geassocieerd record heeft met dat label en dat record voldoet aan de criteria.

• • Als het creëren van een waarde gelijk is aan tak:
    • Klik op het veld Eigenschap of waarde waarop vertakt moet worden en selecteer vervolgens een eigenschap in de sectie [Gekoppeld object]: [Verfijningscriteria]. De verfijningscriteria bepalen van welke gekoppelde record de waarde wordt gekopieerd (bijv. de meest recent bijgewerkte, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als u het koppelingstype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.
    • Klik op Volgende.
    • Voer de waarde in of selecteer een vertakking en voeg indien nodig extra vertakkingen toe.
    • Klik op Opslaan als u klaar bent.

4. Om een eigenschapwaarde voor gekoppelde records in te stellen of te wissen, klik je op Record bewerken.
   • Klik op het keuzemenu Type record en selecteer het object.
   • Standaard wordt de eigenschap bijgewerkt op basis van Alle [object], wat betekent dat de eigenschapwaarden van alle gekoppelde records worden ingesteld of verwijderd. Om de eigenschapwaarde alleen in te stellen of op te heffen voor koppelingen van een bepaald label, klik op het Koppeling aan object uitklapmenu en selecteer dan een label.
   • Klik op het keuzemenu Eigenschap om te bewerken, selecteerde eigenschap die u wilt instellen of wissen en klik op Opslaan. Meer informatie over het bewerken van records met workflows.

5. Om een waarde te kopiëren tussen gekoppelde records, klik je op Record bewerken.
   • Klik op het keuzemenu Opnametype en selecteer vervolgens het object waaruit u wilt kopiëren.
   • Klik op het keuzemenu Te bewerken eigenschap, selecteerde eigenschap om te kopiëren en klik op Opslaan. Wanneer je een waarde naar een andere eigenschap kopieert, moeten de eigenschappen compatibel zijn. Meer informatie over compatibele eigenschapstypen.
   • Klik op het tekstvak Kies een waarde.
   • Selecteer een optie in het paneel Kies gegevensvariabele :
     
     • Om te kopiëren van geregistreerde records naar de gekoppelde records, selecteert u het geregistreerde object. De verfijningscriteria bepalen van welke gekoppelde record de waarde wordt gekopieerd (bijv. de meest recent bijgewerkte, een specifiek label). Dit verschijnt alleen als je het associatietype hebt toegevoegd als beschikbare gegevensbron.
     • Om naar gekoppelde records te kopiëren, selecteer je het gekoppelde object.

• • Klik op Opslaanals je klaar bent .

6. In een contact- of bedrijfsgebaseerde workflow klikt u op E-mail verzenden om een e-mail naar gekoppelde contactpersonen te verzenden. In een workflow op basis van een contact selecteert u Gekoppelde contactpersoon in de sectie Verzenden naar.
   • Om te bewerken welke associaties de e-mail moeten ontvangen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Associatielabel en selecteert u de labels die de e-mail moeten ontvangen, of klikt u op de x voor een geselecteerd label als dat type associatie de e-mail niet moet ontvangen.
   • Kies de e-mail die u naar de gekoppelde contactpersonen wilt verzenden en klik op Opslaan.

Meer informatie over het maken van workflows.

Associatielabels gebruiken in aangepaste rapporten

In aangepaste rapporten kun je koppelingslabels gebruiken om aan te geven welke records in het rapport moeten worden opgenomen op basis van hun labels. Je kunt koppelingslabels ook gebruiken als as, uitsplitsingsveld of filter in je aangepaste rapport.

1. Ga in je HubSpot-account naar Rapporteren > Rapporten.
2. Klik rechtsboven op Rapport maken.
3. Selecteer Custom report builder in het linkerpaneel.
4. Selecteer uw gegevensbronnen:
   • Selecteer de primaire bron door op het vervolgkeuzemenu Primaire gegevensbron te klikken en een primaire bron te selecteren. De primaire bron die je selecteert, beïnvloedt welke labels beschikbaar zijn. Een rapport met als primaire gegevensbron Contactpersonen bevat bijvoorbeeld alleen labels die je hebt gemaakt binnen de instellingen voor contactassociaties.

1. • Selecteer uw secundaire bronnen door een keuze te maken uit de secties CRM, Marketing, Verkoop, Service en Aangepaste objecten. Als u labels wilt gebruiken voor objectoverschrijdende koppelingen, moet u ten minste één extra CRM-object selecteren.

5. Klik boven in de gegevensbroneditor op Associatielabels kiezen.
6. Selecteer in het vervolgkeuzemenu de labels die je in het rapport wilt opnemen.
   • Voor objectoverschrijdende associaties kun je het selectievakje Alle [objecten] inschakelen om alle geassocieerde records van dat object op te nemen, ongeacht hun labels. Dit wordt standaard geselecteerd als er geen labels zijn gedefinieerd voor een objectrelatie.
   • Voor dezelfde objectassociaties kun je maar één label voor dezelfde objectassociatie per rapport selecteren.
   • Voor gekoppelde labels heeft de richting die je selecteert invloed op de gegevens die in het rapport worden opgenomen (als je bijvoorbeeld Kind-bedrijf aan moedermaatschappij selecteert, zijn bedrijven met het label Kind-bedrijf de primaire gegevensbron van het rapport en bedrijven met het label Moedermaatschappij een aanvullende bron).
7. U kunt op Terug naar gegevensbronnen klikken om door te gaan met het bewerken van uw bronnen, of op Volgende klikken om door te gaan. Je kunt je gegevensbronnen en koppelingen op elk moment bijwerken in de rapportbouwer door te klikken op Gegevensbronnen bewerken in de linkerzijbalk.
8. Voeg velden toe aan je rapport als as, uitsplitsingsveld of filter. Standaard worden velden van het label van de primaire bron weergegeven in het linkerpaneel (bijvoorbeeld Contactpersonen (primair), Bedrijven (moedermaatschappij), enz.) Om toegang te krijgen tot de velden van de koppeling, kun je zoeken in de bronnen of op het vervolgkeuzemenu Bladeren klikken en vervolgens het object met het opgegeven label selecteren (bijvoorbeeld Contactpersonen (Partner), Bedrijven (Kindbedrijf), enzovoort).

9. Voltooi het maken van je aangepaste rapport.

Meer informatie over het maken van rapporten in de custom report builder.

Voorbeeldrapporten

Hieronder volgen voorbeelden van gebruikssituaties voor het gebruik van koppelingslabels in aangepaste rapporten.

• Maak een lijst van alle dochterondernemingen van een moedermaatschappij en hun jaarlijkse omzet.

• Je beheert appartementen en hebt het object Listings geactiveerd. Je maakt twee associatielabels voor lange- en kortetermijnverhuur.
  • Om je rapportgegevens op te splitsen naar deze labels:
    
    • Selecteer Contactpersonen als je primaire gegevensbron en selecteer vervolgens Advertenties als secundaire.
    • Selecteer uw associatielabels.
    • Klik en sleep het gegevenspunt van het associatielabel naar het X-askanaal .
    • Klik en sleep de eigenschap Aantal contactpersonen naar het kanaal op de Y-as .
    • Klik en sleep vervolgens de eigenschap Original Traffic Source naar het kanaal Break down by channel.
    • De grafiek laat zien hoeveel contacten een korte- en langetermijnverblijf hebben gehuurd en via welke bron ze de verhuur hebben gevonden.

• • Alleen rapporteren over contactpersonen met een lijstassociatielabel van Kortlopend:
    • Klik op de filter Associatielabel.
    • Selecteer is een van en klik op Kortlopend.