Je records exporteren

Je kunt je records (bijvoorbeeld contactrecords) in je HubSpot-account exporteren. Je kunt ook een lijst met eerdere exports van je account bekijken. Als jeactiviteiten van contactpersonen wilt exporteren, zoals notities of e-mails, kun je contactgegevens van individuele records exporteren. Je kunt ook bepaalde activiteitenrapporten exporteren of de engagements API gebruiken .

Records exporteren

1. Navigeer naar je gegevens:
   • Gesprekken: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Oproepen.
   • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
   • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Betalingen:
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
   • Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Open de weergave die je wilt exporteren:
   • In listView lijstweergave, klik op het tabblad van de weergave of klik op + weergave toevoegen en selecteer vervolgens de weergave in het vervolgkeuzemenu. Om alle records van dat object te exporteren, opent u de weergave Alle [records].
   • Klik in de raadweergave grid (alleen deals, tickets, door de beheerder geactiveerde of aangepaste objecten) op het vervolgkeuzemenu linksboven en selecteer de pijplijn met de weergave die u wilt exporteren, klik vervolgens op het tabblad van de weergave enselecteer de weergave. Om alle records in de pijplijn te exporteren, open je de weergave Alle [records].
3. Om de records te exporteren:
   • Klik in de lijstweergave listView rechtsboven in de tabel op Exporteren.

• • In grid rechtsboven in het bord, klik op Bordopties en selecteer vervolgens Exporteerweergave.

4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer de indeling van je geëxporteerde bestand.
5. Voer een naam in het veld Exportnaam in om de naam van je geëxporteerde bestand aan te passen.
6. Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal om een taal op te geven voor de kolomkoppen in het geëxporteerde bestand.
7. Standaard toont het vervolgkeuzemenu de taal die je in je instellingen hebt geselecteerd. De kolomkoppen van standaardeigenschappen worden vertaald, maar de waarden van de eigenschappen binnen elke kolom worden niet vertaald naar de geselecteerde taal.

8. Standaard worden alleen de eigenschappen en koppelingen in de weergave opgenomen in het bestand, en voor koppelingen zijn dit: maximaal duizend geassocieerde record-ID-waarden per koppelingskolom en de bijbehorende recordnaam.
9. Om aan te passen welke eigenschappen en koppelingen worden opgenomen, klikt u op Aanpassen en kiest u uit de volgende opties:
   • Contactpersonen met meerdere e-mailadressen: schakel het selectievakje Alle e-mailadressen opnemen in om alle e-mailadressen voor contactpersonen met meerdere e-mailadressen op te nemen in het exportbestand.
   • Bedrijven met meerdere domeinen: schakel het selectievakje Alle domeinen opnemen in om alle domeinnamen voor bedrijven met meerdere domeinen op te nemen in het exportbestand.
   • Eigenschappen opgenomen in export: de opties omvatten Eigenschappen en koppelingen in uw weergave (standaard), Alle eigenschappen op records (d.w.z. geen koppelingen), of Alle eigenschappen en koppelingen op records. De volgorde van de kolommen in het exportbestand hangt af van de optie die u selecteert:
     • Als u alleen eigenschappen in de weergave exporteert, worden de kolommen weergegeven in dezelfde volgorde van eigenschappen die is ingesteld voor de weergave.
     • Als u alle eigenschappen exporteert, worden de kolommen in alfabetische volgorde weergegeven, met uitzondering van Record ID dat de eerste kolom in het bestand wordt. Als u alle eigenschappen en koppelingen exporteert, worden de koppelingen aan het einde opgenomen.
   • Associaties die worden meegenomen in de export: opties zijn Gekoppelde recordnaam (bijv. contactnaam, bedrijfsnaam, enz.), Tot 1.000 gekoppelde records (standaard) of Alle gekoppelde records (alleen CSV-bestanden).

Let op: als je het selectievakje Inclusiefgekoppelde recordnaam uitschakelt, kun je sneller exporteren.

10. Klik op Exporteren. Je ontvangt een e-mail met een downloadlink naar je exportbestand. Downloadlinks naar exportbestanden verlopen na 30 dagen.

Als de records die je exporteert gekoppelde records hebben, krijgt elk gekoppeld object zijn eigen kolom in het bestand. Afhankelijk van het object dat je exporteert, kun je informatie exporteren over gekoppelde contactpersonen, bedrijven, deals, tickets, aangepaste objectrecords, regelitems, abonnementen of betalingen.

Een waarschuwing voor grote export instellen

Als je een Superbeheerder bent, kun je een grote exportwaarschuwing instellen zodat je weet wanneer gebruikers recordgegevens uit je account halen. Elke Super Admin kan zijn melding aanpassen aan zijn eigen behoeften.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Importeren & exporteren.
3. Typ onder Exporteren of gebruik de pijltjes om het aantal aan te passen. Als een record gelijk aan of groter dan het opgegeven aantal wordt geëxporteerd, ontvang je een melding.

Technische grenzen

Bij het exporteren van records wordt het volgende verwacht:

• Je kunt tot 300 exports uitvoeren binnen een voortschrijdend venster van 24 uur, en tot drie exports tegelijkertijd. Alle extra exports worden in de wachtrij geplaatst totdat een van de drie gelijktijdige exports is voltooid.
• Als je een grote export uitvoert, kan het enkele uren duren om de export te voltooien en ontvang je mogelijk meerdere bestanden in een zipbestand. Er worden meerdere bestanden verwacht bij het exporteren van CSV- of XLSX-bestanden met meer dan 1.000.000 rijen en XLS-bestanden met meer dan 65.535 rijen.
• Een geëxporteerd CSV-bestand wordt automatisch gezipt als het resulterende bestand groter is dan 2MB.
• Voor XLS en XLSX bestanden is er een limiet aan het aantal kolommen dat geëxporteerd kan worden (256 voor XLS en 16.384 voor XLSX). Als je export meer kolommen bevat dan de limiet, worden de extra kolommen niet opgenomen in het bestand. Voor exports met een groot aantal kolommen is het aan te raden om CSV-bestanden te exporteren die geen kolommenlimiet hebben.