Utilizzare i webinar di HubSpot e Microsoft Teams

Dopo aver collegato HubSpot e Microsoft Teams, è possibile sincronizzare i dati di registrazione e partecipazione ai webinar di Microsoft Teams con gli eventi di marketing di HubSpot. Utilizzate queste informazioni per segmentare i vostri contatti in HubSpot.

Prima di iniziare

Assicuratevi di aver collegato la versione di Microsoft Teams con installazione completa al vostro account HubSpot. Se è stata collegata l'opzione di installazione limitata, disinstallare l'applicazione e installare l'opzione di installazione completa.

Per sincronizzare le informazioni dei webinar di Microsoft Teams con gli eventi di marketing di HubSpot, seguite i passaggi seguenti per configurare PowerShell, connettersi a Microsoft Teams e concedere le autorizzazioni agli utenti.

Configurazione di PowerShell e connessione a Microsoft Teams

• Seguite le istruzioni di questo articolo per installare PowerShell nel vostro sistema operativo. Se PowerShell è già installato, potete saltare questo passaggio.
• Aprire PowerShell nel sistema:
  • Mac: aprire il Terminale ed eseguire pwsh per lanciare PowerShell.
  • Windows: cercare "PowerShell" nel menu Start, quindi fare clic su Esegui come amministratore.
• Eseguite Connect-MicrosoftTeams in PowerShell e fate clic su Enter. Se non avete installato il modulo Teams PowerShell, imparate come installarlo.

Concessione di permessi agli utenti

Seguite le istruzioni di questo articolo per concedere le autorizzazioni a un gruppo di utenti:

• Eseguire il seguente comando in PowerShell per creare un criterio di accesso: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Per concedere le autorizzazioni agli utenti selezionati, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Per ottenere un ID utente, fare clic su un utente specifico nel centro di amministrazione Microsoft. L'ID utente sarà presente nell'URL della pagina.
  • È necessario eseguire questo comando per ogni singolo utente.
• Per concedere i permessi a tutti gli utenti esistenti, eseguire il seguente comando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Per concedere i permessi a tutti gli utenti esistenti e futuri in una sola volta, eseguire il seguente comando: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Rivedere le impostazioni del webinar

Configurare le impostazioni di sincronizzazione dei webinar dell'account HubSpot e decidere come creare i contatti in HubSpot da Microsoft Teams.

Gestire le impostazioni globali di Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Microsoft Teams.
• Fare clic sulla scheda Webinar e poi sulla scheda Impostazioni globali.
• Nella sezione Webinar, attivare l'interruttore Sincronizza dati webinar per sincronizzare i dati dei webinar da Microsoft Teams a HubSpot. In questo modo si sincronizzano i dati dei webinar creati da tutti gli utenti di Microsoft Teams sull'account HubSpot.
• Nella sezione Esclusioni, è possibile aggiungere domini per impedire che i webinar vengano sincronizzati con HubSpot da utenti con un dominio specifico nel loro indirizzo e-mail.
  
  • Nella sezione Esclusioni dei contatti, è possibile inserire il nome di dominio dell'azienda per evitare che i dipendenti interni vengano creati come nuovi contatti in HubSpot.

È inoltre possibile gestire le impostazioni dei webinar per i singoli utenti:

• Fare clic sulla scheda Impostazioni generali e quindi sulla scheda Impostazioni globali.
• Nella parte inferiore della pagina, nella sezione Gestione impostazioni utente individuale, fare clic su Impostazioni utente accanto all'utente.
• Nel pannello di destra, nella sezione Impostazioni webinar:
  • Selezionare la casella di controllo Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita per sincronizzare automaticamente tutti i dati di un nuovo webinar creato dall'utente.

• • Fare clic su Gestisci singoli webinar per questo utente per gestire le impostazioni di sincronizzazione di un singolo webinar.

Gestire le impostazioni personali di Microsoft Teams

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
• Fare clic su Microsoft Teams.
• Fare clic sulla scheda Webinar e poi sulla scheda Le mie impostazioni.
• In questa sezione è possibile rivedere tutti i webinar di cui si è organizzatori.
• Selezionare le caselle di controllo nella colonna Sincronizzazione accanto ai webinar che si desidera sincronizzare con gli eventi di marketing di HubSpot. In questo modo, tutti i nuovi aggiornamenti dei webinar vengono sincronizzati con HubSpot.
• Per sincronizzare i dati di un webinar passato, passare il mouse sul webinar e fare clic su Sincronizza ora per recuperare tutti i dati storici del webinar.
• Per sincronizzare automaticamente i nuovi webinar creati in Microsoft Teams con HubSpot, selezionare la casella di controllo Sincronizza i dati dei nuovi webinar programmati per impostazione predefinita.

Utilizzare i moduli (legacy) sulle pagine HubSpot per la registrazione ai webinar

Quando si aggiunge un modulo HubSpot (legacy) a una landing page o a una pagina web di HubSpot, è possibile utilizzare il modulo per raccogliere le iscrizioni ai webinar di Microsoft Teams. Quando un visitatore invia il modulo di registrazione, un evento di registrazione apparirà nella timeline delle attività del contatto e i dati di registrazione saranno aggiunti ai dettagli del webinar in Microsoft Teams.

• Nel tuo account HubSpot, passa a Marketing > Form.
• Creare un modulo. Attualmente è disponibile solo per i moduli HubSpot (legacy).
• Impostare i campi del modulo. Per accettare le registrazioni, il modulo deve avere Nome, Cognome ed Email.

Nota bene: l'integrazione di HubSpot con i webinar di Microsoft Teams supporta solo tre campi obbligatori per la registrazione al webinar: Nome, Cognome e Email. Se si rende obbligatorio qualsiasi altro campo per la registrazione, la registrazione del webinar fallirà.

• Impostare le opzioni del modulo e fare clic su Aggiorna inalto a destra per pubblicare gli aggiornamenti del modulo.
• Aggiungete il modulo a una pagina HubSpot.
• Nell'editor della barra laterale sinistra della pagina HubSpot, fate clic sulla scheda Contenuto.
• Passare alla sezione Automazione dei moduli .
• In corrispondenza del modulo Webinar, selezionare Microsoft Teams e il webinar per il quale il modulo raccoglierà le registrazioni.

• Nella parte inferiore del pannello di sinistra, fare clic su Applica modifiche.
• Continuate a configurare la vostra pagina HubSpot.

Iscrizione automatica dei contatti ai webinar di Microsoft Teams( soloMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional ed Enterprise )

Impostare un flusso di lavoro per iscrivere automaticamente i contatti ai webinar di Microsoft Teams. Prima di procedere con i passaggi seguenti, assicuratevi di impostare l'integrazione con Microsoft Teams e di configurare le impostazioni di sincronizzazione dei webinar.

• Creare un nuovo flusso di lavoro.
• Impostare i trigger per l'iscrizione dei contatti .
• Nell'editor del flusso di lavoro, fare clic sull' icona + più per aggiungere un'azione.
• Nel pannello di sinistra, scorrere fino alla sezione Applicazioni integrate .
• Fare clic sulla freccia accanto a Microsoft Teams e selezionare Aggiungi contatto al webinar Microsoft Teams.

• Fare clic sul menu a discesa Webinar e selezionare il webinar.

Il nome, il cognome e l'indirizzo e-mail del contatto saranno sempre inclusi per la registrazione del contatto.

Nota bene: l'integrazione di HubSpot con i webinar di Microsoft Teams supporta solo tre campi obbligatori per la registrazione al webinar: Nome, Cognome e Email. Se si rende obbligatorio qualsiasi altro campo per la registrazione, la registrazione del webinar fallirà.

Quando il flusso di lavoro è attivo, i contatti registrati vengono visualizzati nella scheda Presenze delle impostazioni del webinar di Microsoft Teams.

Se il webinar è sincronizzato con HubSpot, il contatto apparirà nel record dell'evento di marketing in HubSpot e un evento temporale di registrazione apparirà nel record del contatto.

Visualizza la registrazione al webinar e i dettagli sulla partecipazione

Nota bene: se il webinar richiede l'approvazione manuale della registrazione in Microsoft Teams, le registrazioni e i partecipanti non verranno sincronizzati automaticamente con HubSpot. È possibile sincronizzare manualmente le informazioni del webinar dalla scheda Le mie impostazioni nelle impostazioni dei webinar e fare clic su Sincronizza ora accanto al webinar che si desidera sincronizzare.

Una volta configurate le impostazioni dei webinar, tutti i webinar che si sceglie di sincronizzare da Microsoft Teams a HubSpot creeranno un evento di marketing in HubSpot con le seguenti informazioni:

• Numero di iscritti, partecipanti e cancellazioni.
• Nome dell'evento
• Data
• Ora di inizio e di fine
• Organizzatore
• Stato
• Descrizione

Queste proprietà degli eventi di marketing possono essere utilizzate come criteri in elenchi e rapporti.

Nota bene: se l'organizzatore del webinar è anche un partecipante al webinar, non verrà conteggiato nel numero di iscritti o partecipanti.

È inoltre possibile visualizzare gli eventi webinar nel record del contatto HubSpot con le seguenti informazioni:

• Data del webinar
• Quando un contatto si è iscritto al webinar
• Quando il contatto ha lasciato il webinar
• Durata frequentata