Entrare in contatto con HubSpot e Xero (sincronizzazione dei dati)

Entrare in contatto con Xero e sincronizzare i contatti, le fatture e gli strumenti per i pagamenti HubSpot tra Xero e HubSpot.

L'integrazione con Xero HubSpot consente di:

• Sincronizzare i contatti di Xero e HubSpot in modo unidirezionale o bidirezionale.
• Sincronizzazione unidirezionale o bidirezionale dei prodotti Xero e HubSpot.
• Sincronizzazione delle fatture Xero con HubSpot o sincronizzazione bidirezionale delle fatture (BETA) tra Xero e HubSpot.
• Sincronizzare gli strumenti per i pagamenti hubspot da Xero a HubSpot o in modo bidirezionale tra Xero e HubSpot (BETA).

Nota bene: si consiglia di consultare i vostri team di contabili e legali sull'idoneità di questa funzionalità per le vostre esigenze, prima di entrare in contatto con l'integrazione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di aver compreso appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario essere Super amministratore o avere i permessi di App Marketplace nel proprio account HubSpot.

• È necessario avere almeno Operations Hub Starter per creare mappature del campo personalizzate.

Comprendere limiti e considerazioni

La funzionalità di sincronizzazione bidirezionale delle fatture è particolarmente utile per le piccole imprese che desiderano gestire la propria fatturazione da HubSpot, sia che si tratti di creare le fatture manualmente, sia che si tratti di utilizzare la funzionalità di abbonamento di HubSpot, sia che si tratti di convertire le trattative o i preventivi in fatture e abbonamenti pagabili.

Questa integrazione è vantaggiosa per le piccole imprese che desiderano snellire il processo di fatturazione o il passaggio di consegne dalle vendite all'account per avviare la fatturazione e la riscossione dei pagamenti.

Alcune caratteristiche chiave da considerare:

• Modifica delle fatture: le fatture create da HubSpot devono essere modificate da HubSpot (per esempio, aggiungendo o rimuovendo voci, aggiornando i prezzi o rimuovendo un pagamento), altrimenti la fattura non si sincronizzerà. Le fatture create in Xero possono essere modificate senza problemi all'interno di Xero.
• Addebito delle imposte: l'integrazione con Xero attiva una volta sola l'importazione delle aliquote fiscali dall'account Xero alla libreria delle aliquote fiscali di HubSpot. Ciò consente di aggiungere le aliquote fiscali importate da Xero alle singole voci della fattura. Le informazioni fiscali saranno poi sincronizzate con Xero insieme alla fattura.

• Valute: nella versione beta sono supportate sei valute: USD, CAD, EUR, GBP, AUD e NZD.

Entrare in contatto con l'app

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull’icona del Marketplace marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
2. Cercate e selezionate Xero by HubSpot (Data Sync).
3. In alto a destra, fare clic su Rata.
4. Nella finestra di dialogo, inserire le credenziali Xero. Recensire le autorizzazioni richieste e fare clic su Accetta.

Configurare le impostazioni di sincronizzazione

Si consiglia di impostare la sincronizzazione nell'ordine seguente, poiché Xero richiede che il contatto e i prodotti di una fattura esistano in Xero prima che la fattura venga sincronizzata.

Impostazione della sincronizzazione dei contatti

2. Fare clic su Xero.
3. Fare clic su Sincronizza altri dati.
4. Nella pagina Selezionare i dati da sincronizzare:
   • Fare clic sul menu a discesa Xero e selezionare Contatti.
     
   • Fare clic sul menu a discesa di HubSpot e selezionare Contatti.
5. Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione.
   • I dati si sincronizzano tra le app: i dati si sincronizzano bidirezionalmente tra HubSpot e Xero.
   • I dati si sincronizzano solo con HubSpot: i contatti di HubSpot verranno creati dai contatti di Xero in base a dei criteri. Verranno aggiornate solo le proprietà del contatto HubSpot.
   • I dati si sincronizzano solo con Xero: I contatti di Xero saranno creati dai contatti di HubSpot in base ai criteri. Verranno create solo le proprietà dei numeri di Xero.
6. Nella pagina Configura :
   • Fare clic sul menu a discesa Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
   • Nella sezione Campi mappati impostare la mappatura del campo.
     • Le mappature del campo predefinite non possono essere rimosse o modificate. Per disattivare una mappatura del campo, fare clic su per disattivare l'interruttore.
     • Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata, fare clic su Aggiungi una mappatura per impostarla.
7. Nella pagina Limite:
   • Nella sezione HubSpot dataSyncRight Xero, fare clic su Modifica per aggiungere eventuali filtri per limitare i dati che verranno sincronizzati da un'app all'altra. È possibile aggiungere più filtri con condizioni AND o OR. Per impostazione predefinita, tutti i record sono inclusi nella sincronizzazione.
   • Si consigliano i seguenti filtri: Almeno una Fattura associata ha Stato della Fattura non compreso tra Bozza e Data di creazione successiva a [data odierna] e Fonte della Fattura compresa tra HubSpot.

8. Nella pagina Recensione, recensire la configurazione della sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.
   

Impostazione della sincronizzazione dei prodotti

2. Fare clic su Xero.
3. Fare clic su Sincronizza altri dati.
4. Nella pagina Selezionare i dati da sincronizzare:
   • Fare clic sul menu a discesa Xero e selezionare Articoli.
     
   • Fare clic sul menu a discesa di HubSpot e selezionare Prodotti.
5. Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione.
   • I dati si sincronizzano tra le app: i dati si sincronizzano bidirezionalmente tra HubSpot e Xero.
   • I dati si sincronizzano solo con HubSpot: i contatti di HubSpot verranno creati dai contatti di Xero in base a dei criteri. Verranno aggiornate solo le proprietà del contatto HubSpot.
   • I dati si sincronizzano solo con Xero: I contatti di Xero saranno creati dai contatti di HubSpot in base ai criteri. Verranno create solo le proprietà dei numeri di Xero.
6. Nella pagina Configura :
   • Fare clic sul menu a discesa Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
   • Nella sezione Campi mappati impostare la mappatura del campo.
     • Le mappature del campo predefinite non possono essere rimosse o modificate. Per disattivare una mappatura del campo, fare clic su per disattivare l'interruttore.
     • Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata, fare clic su Aggiungi una mappatura per impostarla.
7. Nella pagina Limite:
   • Nella sezione Xero dataSyncRight HubSpot, fare clic su Modifica per aggiungere eventuali filtri per limitare i dati che verranno sincronizzati da un'app all'altra. È possibile aggiungere più filtri con condizioni AND o OR. Per impostazione predefinita, tutti i record sono inclusi nella sincronizzazione.
   • Si consigliano i seguenti filtri: Tutti i prodotti e & servizi.

8. Nella pagina Recensione, recensire la configurazione della sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.
   

Impostazione della sincronizzazione delle fatture

2. Fare clic su Xero.
3. Fare clic su Sincronizza altri dati.
4. Nella pagina Selezionare i dati da sincronizzare:
   • Fare clic sul menu a discesa Xero e selezionare Fatture.
     
   • Fare clic sul menu a discesa di HubSpot e selezionare Fatture.
5. Fare clic sulle frecce della direzione di sincronizzazione e selezionare una direzione di sincronizzazione.
   • I dati si sincronizzano tra le app: i dati si sincronizzano bidirezionalmente tra HubSpot e Xero.
   • I dati si sincronizzano solo con HubSpot: i contatti di HubSpot verranno creati dai contatti di Xero in base a dei criteri. Verranno aggiornate solo le proprietà del contatto HubSpot.
   • I dati si sincronizzano solo con Xero: I contatti di Xero saranno creati dai contatti di HubSpot in base ai criteri. Verranno create solo le proprietà dei numeri di Xero.
6. Nella pagina Configura :
   • Fare clic sul menu a discesa Risoluzione dei conflitti di dati e selezionare quale app sovrascriverà l'altra quando non è chiaro quale app abbia le informazioni più aggiornate.
   • Nella sezione Campi mappati impostare la mappatura del campo.
     • Le mappature del campo predefinite non possono essere rimosse o modificate. Per disattivare una mappatura del campo, fare clic su per disattivare l'interruttore.
     • Per aggiungere una mappatura del campo personalizzata, fare clic su Aggiungi una mappatura per impostarla.
7. Nella pagina Limite:
   • Nella sezione Xero dataSyncRight HubSpot, fare clic su Modifica per aggiungere eventuali filtri per limitare i dati che verranno sincronizzati da un'app all'altra. È possibile aggiungere più filtri con condizioni AND o OR. Per impostazione predefinita, tutti i record sono inclusi nella sincronizzazione.
   • Si consigliano i seguenti filtri: L'ora di creazione è successiva a [data odierna alle 12:00].

8. Nella pagina Recensione, recensire la configurazione della sincronizzazione e fare clic su Salva e sincronizza.
   

Recensione della sincronizzazione

Per la recensione della sincronizzazione:

2. Fare clic su Xero.
3. Fare clic sulla scheda Panoramica della sincronizzazione. Questa scheda mostra informazioni sul numero di record sincronizzati, non sincronizzati, esclusi da una sincronizzazione e il timestamp dell'ultima modifica della sincronizzazione.
4. Per visualizzare i singoli record, fare clic sul numero in ogni colonna.
5. Per eseguire immediatamente la sincronizzazione, fare clic su Sincronizza ora.
6. Per creare una nuova o ulteriore sincronizzazione, fare clic sul pulsante Sincronizza altri dati .
7. Per modificare una sincronizzazione esistente, passare il mouse sulla sincronizzazione e selezionare Modifica.
8. Per disattivare una sincronizzazione, fare clic su Altro > Disattiva sincronizzazione.
9. Per eliminare una sincronizzazione, fare clic su Altro > Elimina. Nella finestra di dialogo, inserire il testo richiesto e fare clic su Elimina sincronizzazione.

Domande frequenti

Quali sono gli errori di sincronizzazione più comuni e come si possono risolvere?

Di seguito sono riportati alcuni degli errori di sincronizzazione più comuni e una soluzione suggerita:

Una fattura deve avere un cliente associato. Assicurarsi che il cliente associato siapresente su
sia in HubSpot che in Xero per sincronizzare la fattura.

Questo errore si verifica perché il contatto della fattura non è stato trovato in Xero. Nella maggior parte dei casi, ciò accade perché il contatto della fattura non condivide l'indirizzo e-mail del cliente in Xero. Per risolvere il problema, cambiare il contatto della fattura che corrisponde all'e-mail del cliente in Xero.

Le modifiche alle voci o agli importi delle fatture native di HubSpot non possono essere effettuate tramite applicazioni esterne. Apportare le modifiche necessarie direttamente in HubSpot.

Questo errore si verifica perché una fattura creata in HubSpot è stata modificata in Xero. Invertire le modifiche alla fattura in Xero e apportare le stesse modifiche alla fattura in HubSpot per continuare la sincronizzazione.

Come faccio a sincronizzare il Numero di ordine di acquisto o altri campi della fattura con Xero?

Il Numero di ordine di acquisto non è un campo predefinito nelle fatture Xero e deve essere aggiunto come campo personalizzato
in Xero. Per questo motivo, l'integrazione HubSpot Xero non è in grado di definire una mappatura del campo "out of the box" e deve essere impostata una mappatura del campo personalizzata (richiede Operations Hub Starter, Professional o Enterprise).