Attribuer un accès aux fiches d’informations

Les super administrateurs peuvent mettre à jour l’accès d’un utilisateur individuel pour afficher, modifier ou supprimer des fiches d’informations pour chaque objet. Si votre compte dispose d’un abonnement Pro ou Entreprise , vous pouvez également limiter l’accès aux fiches d’informations en fonction du contrôle d’accès de l’équipe d’un utilisateur ou de la modification des fiches d’informations dans certaines phases du pipeline (transactions, tickets et fiches d’informations d’objet personnalisé uniquement).

Attribuer l’accès utilisateur aux fiches d’informations

Pour chaque objet, vous pouvez configurer l’accès utilisateur aux fiches d’informations de l’objet. Vous pouvez autoriser les utilisateurs à afficher, modifier ou supprimer les fiches d’informations d’un objet ou les limiter aux fiches d’informations qu’ils possèdent.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le panneau de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des noms des utilisateurs.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations. Découvrez-en davantage sur la modification des autorisations utilisateur.
5. Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Objets CRM. 
6. Dans la ligne de l’objet, définissez les autorisations d’affichage, de modification ou de suppression de fiches d’informations sur l’objet sélectionné. Vous pouvez choisir de les autoriser à accéder à toutes les fiches d’informations, uniquement aux fiches d’informations qu’ils possèdent, à aucune ou, si votre compte dispose d’un abonnement Pro ou Entreprise , uniquement aux fiches d’informations appartenant à leur équipe.

7. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer. Les autorisations ne prendront effet qu'une fois qu'un utilisateur se sera déconnecté et reconnecté.

En savoir plus sur les autorisations du CRM.

Attribuer l’accès aux fiches d’informations par équipe (Pro et Entreprise uniquement)

Vous pouvez configurer l’accès aux fiches d’informations afin que les utilisateurs d’une équipe puissent uniquement accéder aux fiches d’informations attribuées à eux-mêmes ou à d’autres membres de l’équipe. Pour les objets disposant de pipelines, cela signifie que plusieurs équipes peuvent partager un pipeline sans affecter les fiches d’informations attribuées à d’autres équipes.

Avec ces autorisations, les utilisateurs peuvent uniquement afficher, modifier ou supprimer des fiches d’informations dont eux-mêmes ou un autre utilisateur de leur équipe sont propriétaires. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut accéder aux fiches d’informations attribuées à n’importe laquelle de ses équipes. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le panneau de gauche, accédez à Utilisateurs et équipes.
3. Dans le tableau, sélectionnez les cases à cocher à côté des noms des utilisateurs. Si les utilisateurs ne font pas encore partie d’une équipe, découvrez comment créer et ajouter des utilisateurs à une équipe.
4. En haut du tableau, cliquez sur Modifier les autorisations. Découvrez-en davantage sur la modification des autorisations utilisateur.
5. Dans le menu latéral de gauche, accédez à CRM > Objets CRM. 
6. Dans la ligne de l’objet, définissez les autorisations d’affichage de l’utilisateur sur Son équipe, puis désélectionnez la case à cocher Non attribué . Cela mettra automatiquement à jour les autorisations de modification et de suppression, mais vous pouvez les limiter si nécessaire.

7. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Enregistrer. Les autorisations ne prendront effet qu'une fois qu'un utilisateur se sera déconnecté et reconnecté.

Restreindre l’accès à la modification des transactions, des tickets et des objets personnalisés par phase de pipeline (Pro et Entreprise uniquement)

Pour les objets personnalisés (Entreprise uniquement), les transactions et les tickets, les super administrateurs peuvent déterminer si les fiches d’informations de phases spécifiques sont modifiables par tous les utilisateurs ayant accès aux objets personnalisés, aux transactions ou aux tickets, par des utilisateurs et équipes spécifiques, ou seulement par d’autres utilisateurs disposant d’autorisations de super administrateur . Si une phase est limitée aux super administrateurs ou à des utilisateurs et équipes spécifiques, une fois qu’un objet personnalisé, une transaction ou un ticket entre dans cette phase, seuls ces utilisateurs pourront modifier la fiche d’informations ou la déplacer vers une autre phase. Les utilisateurs ayant accès aux objets personnalisés, aux transactions ou aux tickets peuvent toujours consulter les fiches d’informations dans cette phase, mais ne peuvent pas apporter de modifications jusqu’à ce qu’un administrateur les fasse passer à une phase modifiable.

En fonction des autorisations de fiche d’informations de l’utilisateur, le paramètre le plus restrictif prévaudra pour décider si l’utilisateur peut modifier les enregistrements à chaque étape. Par exemple :

• Si l’autorisation Modifier pour les transactions d’un utilisateur est définie sur toutes les transactions, mais qu’il n’est pas autorisé à modifier les transactions dans une phase, il ne pourra pas modifier les transactions dans la phase.
• Si un utilisateur peut modifier des tickets dans une phase, mais que son autorisation Modifier pour les tickets est définie sur aucune, il ne pourra pas modifier les tickets dans cette phase.
• Si un utilisateur peut modifier des objets personnalisés dans une phase et que son autorisation Modifier pour les objets personnalisés est définie sur Détenu uniquement ou Équipe uniquement, il peut modifier les objets personnalisés de la phase que lui-même ou son équipe possède, mais ne peut pas modifier d’autres objets personnalisés dans cette phase.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à l’objet (par ex., Objets >, Transactions). 
3. Cliquez sur l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez un pipeline à modifier.
5. Cliquez sur l’onglet Règles de pipeline .
6. Dans la ligne Contrôler l’accès à la modification de [objet] (par ex., Contrôle de l’accès à la modification des tickets), cliquez sur le bouton pour appliquer la règle.
7. Dans le panneau de droite, sélectionnez les phases qui auront un accès limité à la modification, puis sélectionnez qui doit y avoir accès : uniquement les super administrateurs ou les utilisateurs et équipes spécifiques.
8. Si vous avez sélectionné Utilisateurs et équipes spécifiques, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un utilisateur ou une équipe , puis sélectionnez les cases à cocher des utilisateurs et des équipes que vous autoriserez à modifier des transactions dans les phases sélectionnées.

9. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer.

Découvrez-en davantage sur la définition de règles pour les pipelines d’objets.