Connecter et utiliser la synchronisation des données HubSpot

Grâce à la synchronisation des données HubSpot, vous pouvez créer une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle entre HubSpot et vos autres applications afin de réunir toutes vos données clients sur une même plateforme. Découvrez les applications qui utilisent la synchronisation des données ici. 

Découvrez ci-dessous comment fonctionne la synchronisation des données et comment connecter une application, activer la synchronisation des données, resynchroniser des fiches d'informations, etc.

Fonctionnement de la synchronisation des données

Lorsqu'une synchronisation est activée, la synchronisation des données crée un index interne de toutes les fiches d'informations d'un objet. Cet index est ensuite utilisé pour comparer et suivre les modifications des fiches d'informations afin d'identifier comment leur statut (synchronisation, échec ou exclusion) doit changer lorsque les propriétés de la fiche d'informations sont mises à jour. Cela signifie que l'index de synchronisation des données interne compare en permanence sa base de données (HubSpot ou l'application connectée) et peut récupérer tout appel d'API ou point de terminaison abandonné ou erroné.

Lorsqu'une fiche d'informations est mise à jour, le moteur de synchronisation analyse l'intégralité de la fiche d'informations par rapport à la copie dont il dispose et met à jour sa copie pour qu'elle corresponde à la fiche d'informations réelle. Cela lui permet de récupérer toutes les mises à jour manquées ou échouées. L'indexation de toutes les fiches d'informations peut prendre un certain temps mais elle garantit une expérience de synchronisation plus fluide et plus saine. 

Principes de synchronisation

Une synchronisation de données se fera toujours entre deux applications, dont HubSpot. Chaque synchronisation comporte deux phases principales, indépendantes de la synchronisation des objets :

• La synchronisation initiale : démarre lorsqu'une synchronisation est activée ou enregistrée. Toutes les fiches d'informations existantes dans les deux applications sont transmises au moteur de synchronisation vers l'indexation et, le cas échéant, synchronisées.
• La synchronisation incrémentielle : lorsque toutes les fiches d'informations sont indexées, elles sont analysées afin de rechercher des mises à jour et de nouvelles fiches d'informations. Les fiches d'informations indexées qui ont été modifiées depuis la dernière vérification sont transmises au moteur de synchronisation.

Synchronisation initiale

Dans le cas d'une synchronisation bidirectionnelle, la synchronisation initiale inclut :

• Indexer HubSpot : les fiches d'informations HubSpot sont analysées et l'ID de la fiche d'informations ainsi que ses identifiants correspondants sont stockés (par défaut, il s'agit de l'e-mail pour les contacts et du nom et/ou du domaine pour les entreprises). L'index est maintenu à jour tout au long du processus de synchronisation. Découvrez-en davantage sur les correspondances. 
• Indexer l'autre application et synchroniser : les fiches d'informations de l'autre application sont analysées et synchronisées. Pour chaque ressource récupérée, une vérification est effectuée pour voir s'il existe un identifiant correspondant (ex. : adresse e-mail pour les contacts) dans la table d'index de HubSpot. Si c'est le cas, les fiches d'informations sont mises en correspondance et les deux fiches d'informations sont transmises ensemble au moteur de synchronisation. S'il n'y a aucune correspondance, la fiche d'informations passera individuellement par le moteur de synchronisation. Lorsque le moteur de synchronisation fait correspondre des fiches d'informations, il combine toutes les informations dont il dispose (les valeurs des champs des fiches d'informations, les filtres, les mappages de champs, l'historique de synchronisation, etc.) et, sur cette base, il construit l'action suivante (demander des modifications aux ressources, ne rien faire, consigner une erreur, etc.).

Remarque : La première fiche d'informations renvoyée par l'API de l'application sera synchronisable, la suivante sera considérée comme un doublon.

• Synchroniser HubSpot : les fiches d'informations HubSpot sont analysées à nouveau pour vérifier si elles doivent être synchronisées. Cette étape entraînera la synchronisation des fiches d'informations existantes dans HubSpot, et pas dans l'autre application.

Synchronisation incrémentielle

La synchronisation incrémentielle recherche en permanence les mises à jour dans HubSpot et dans l'autre application (en fonction de la direction de synchronisation) et attend d'être déclenchée. HubSpot vérifie s'il y a des changements toutes les cinq minutes. L'autre application, ou son API, utilise des webhooks pour alerter de tout changement.

Connecter une application

Avant de commencer

• Vous devez être un super administrateur ou disposer d'autorisations pour le marketplace des applications dans votre compte HubSpot.
• D'autres autorisations peuvent être requises pour l'application spécifique que vous connectez à votre compte HubSpot.

Connecter l'application

Il existe deux façons de rechercher une application et de s'y connecter. Vous pouvez passer par le marketplace des applications ou via la page des imports. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
• Dans la barre de recherche, saisissez le nom de l'application, puis cliquez sur le résultat de la recherche. 
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Installer l'application.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Suivant, puis connectez-vous à votre compte d'application.
• Vérifiez les autorisations requises, puis cliquez sur Autoriser. Vous serez redirigé vers la page d'application dans vos paramètres HubSpot.

Si vous configurez une synchronisation à partir de la page des imports :

• Cliquez sur Import dans l'angle supérieur droit de n'importe quelle page d'accueil d'objet ou accédez à vos paramètres d'import :
  • Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Import et export.
  • Cliquez sur Accéder aux imports.
• Cliquez sur Configurer une synchronisation. 

• Dans le panneau de droite, saisissez le nom de l'application, puis cliquez sur le résultat de la recherche. 
• Cliquez sur Installer l'application. 
• Vous serez redirigé vers la page de listing de l'application pour poursuivre les étapes de connexion. 

Il est possible de connecter plusieurs instances de la même application tierce à HubSpot. Par exemple, si vous gérez deux comptes Microsoft Dynamics, vous pouvez connecter et synchroniser les données des deux comptes avec un seul compte HubSpot. Pour connecter un autre compte :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur le nom de l'application. 
• Cliquez sur Actions > Gérer les comptes. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Connecter un autre compte. 
• Suivez les étapes pour connecter l'application à HubSpot. 

Activer la synchronisation des données

Après avoir connecté l'application, vous devrez configurer ses paramètres et activer la synchronisation pour commencer à synchroniser les données entre les deux intégrations. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Cliquez sur Configurer votre synchronisation.
• Sur la page Sélectionner les données que vous souhaitez synchroniser, sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez effectuer une synchronisation depuis ou vers l'application ainsi que l'objet pour lequel vous souhaitez effectuer une synchronisation depuis ou vers HubSpot.
• Cliquez sur le menu déroulant avec les flèches et sélectionnez si la synchronisation est bidirectionnelle ou unidirectionnelle entre l'application et HubSpot, ou inversement. 

Pour désactiver un mappage, cliquez sur l'interrupteur pour le désactiver. 

Pour configurer un mappage de champs personnalisé :

• Cliquez sur Ajouter un mappage. 
• Utilisez les menus déroulants pour sélectionner l'application tierce et la propriété HubSpot que vous souhaitez mapper.
• Cliquez sur Mettre à jour success.

• Pour désactiver les mappages personnalisés, cliquez pour désactiver cette l'option. 

Découvrez-en davantage sur les règles et considérations spécifiques relatives aux mappages de champs de synchronisation de données. 

Configurer vos règles de synchronisation

Dans l'écran Limite, configurez la manière dont vous souhaitez synchroniser les fiches d'informations de HubSpot vers votre application tierce, et vice versa.

Par défaut, HubSpot ne synchronise que les contacts ayant une adresse e-mail valide. Pour synchroniser également les contacts sans adresse e-mail, dans la section Réduire les risques de doublons, décochez la case Synchroniser uniquement les contacts ayant une adresse e-mail.

Découvrez-en davantage sur les fiches d'informations mises en correspondance.

Remarque : Lorsqu'une application possède à la fois un champ de nom et un champ de domaine d'entreprise, HubSpot associera deux fiches d'informations si elles disposent du même nom d'entreprise mais d'un domaine différent, ou inversement.

Dans la section Limiter les fiches d'informations à synchroniser, choisissez des critères pour limiter les fiches d'informations qui seront synchronisées de HubSpot à votre application tierce, et vice versa.

• Cliquez sur Modifier.
• Dans le panneau de droite, sélectionnez la propriété pour limiter la synchronisation des fiches d'informations de HubSpot vers votre application tierce, et vice versa.
• Cliquez sur Terminé. 

Remarque : La section Limiter les fiches d'informations à synchroniser limite uniquement les fiches d'informations initialement synchronisées entre HubSpot et l'application tierce. Une fois les fiches d'informations synchronisées, elles continueront à synchroniser les données dans les deux sens sur la base du mappage de propriétés établi.

Associer des fiches d'informations

HubSpot tente de maintenir les mêmes associations entre les fiches d'informations (par ex., entreprises associées à des contacts ou transactions associées à des entreprises) lors de la synchronisation avec l'application d'origine que vous avez connectée. Découvrez-en davantage sur le mappage d'associations avec la synchronisation des données.

Remarque : Dans la plupart des cas, la synchronisation des données peut uniquement associer automatiquement des factures aux contacts. Les factures doivent être associées manuellement aux fiches d'informations d'entreprises dans HubSpot. 

Vérifier les règles et lancer la synchronisation

Dans l'écran Vérifier, vérifiez les règles que vous avez configurées, puis cliquez sur Enregistrer et synchroniser. La synchronisation initiale sera alors lancée.

Une fois la synchronisation initiale terminée, les fiches d'informations seront synchronisées dans les 10 minutes suivant une modification. 

Resynchroniser les fiches d'informations supprimées

Si vous avez supprimé des fiches d'informations dans HubSpot ou dans votre application tierce, vous pouvez resynchroniser les fiches d'informations supprimées pour les recréer dans l'une ou l'autre des applications :

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Dans l'onglet Vues d'objets, dans la colonne Échec, cliquez sur le nombre de fiches d'informations dont la synchronisation échoue. 
• Dans le panneau de droite, cliquez sur Actions.
• Sélectionnez Resynchroniser les fiches d'informations supprimées dans HubSpot ou Resynchroniser les fiches d'informations supprimées dans [application tierce].

• Cliquez sur Tout resynchroniser. 

Vous pouvez également :

• Dans l'onglet Vue des fiches d'informations, cliquez sur Plus > Restaurer toutes les fiches d'informations supprimées. 
• Dans le panneau latéral, cliquez sur le menu déroulant Types de fiches d'informations et sélectionnez le type de fiche d'informations, puis le menu déroulant Application de destination pour sélectionner l'application dans laquelle recréer les contacts. 
• Cliquez sur Vérifier avant de restaurer. 
• Passez en revue toutes les fiches d'informations qui seront restaurées, puis cliquez sur Tout restaurer [nombre]. 

Désactiver la synchronisation des données

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Désactiver la synchronisation.

• Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Désactiver la synchronisation.

Une fois que la synchronisation a été désactivée, vous pouvez la réactiver en cliquant sur Modifier les paramètres de synchronisation, ou supprimer la synchronisation. 

Consulter l'état de synchronisation

Après avoir connecté une application, affichez une vue d'ensemble des fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et votre application tierce. 

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
• Cliquez sur l'application.
• Dans l'onglet Vue d'ensemble de la synchronisation, cliquez sur Aperçu de l'objet pour afficher l'état de synchronisation par objet.
  • Les fiches d'informations en cours de traitement dans le cadre d'une synchronisation initiale seront marquées par des cercles rotatifs.
  • Une fiche d'informations aura le statut En file d'attente si une autre synchronisation est en cours, afin d'éviter que des mises à jour ne se produisent sur les mêmes données au même moment. 

• Dans la colonne Synchronisation en cours, cliquez sur le nombre de fiches d'informations pour passer en revue toutes les fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et l'application.
• Dans la colonne Échec, cliquez sur le nombre de fiches d'informations pour afficher toutes les fiches d'informations qui ne parviennent pas à se synchroniser entre HubSpot et l'application. 
  • Dans la colonne Catégorie d'erreur, consultez la raison de l'échec.
  • Survolez l'infobulle pour consulter les étapes de résolution.
• Dans la colonne Exclus, cliquez sur le nombre de fiches d'informations pour afficher toutes les fiches d'informations exclues de la synchronisation. Cela peut être dû au fait qu'ils ne correspondent à aucun filtre de vos paramètres de synchronisation ou qu'aucun identifiant unique ne leur est attribué, ce qui peut provenir de la configuration d'un clé de correspondance. 
  • Cliquez pour afficher toutes les fiches d'informations synchronisées entre HubSpot et l'application.
  • Utilisez les menus déroulants pour filtrer les fiches d'informations par type d'objet, état de synchronisation ou période spécifique.

• Pour modifier l'ordre des colonnes, cliquez sur Plus > Modifier les colonnes. 
• Pour exporter toutes les fiches d'informations, cliquez sur Plus > Exporter. 
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le format de fichier. 
  • Cliquez sur Exporter. Le fichier exporté vous sera envoyé par e-mail.
• Pour restaurer toutes les fiches d'informations supprimées, cliquez sur Plus > Restaurer toutes les fiches d'informations supprimées.
  • Dans le panneau de droite, sélectionnez le type de fiche d'informations et l'application de destination. Toutes les fiches d'informations précédemment supprimées seront restaurées dans l'application de destination sélectionnée.