Partager ou exporter des rapports et des tableaux de bord

Partager un rapport

À partir du tableau de bord des rapports, vous pouvez exporter un rapport en tant que fichier CSV ou Excel, ou l'envoyer par e-mail aux utilisateurs dans le compte. Vous pouvez également planifier des e-mails récurrents quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Vous pouvez configurer plusieurs e-mails récurrents pour un même rapport.

Les fichiers de données partagés comprendront les champs qui ont été ajoutés au rapport :

• Les rapports d'objet unique seront exportés avec des propriétés ajoutées à la section Propriétés sélectionnées de l'onglet Données du générateur de rapports. 
  
  
• Les rapports personnalisés avancés seront exportés avec des champs ajoutés à l'onglet Configurer du générateur de rapports. 

Envoyer et planifier des e-mails pour un rapport individuel

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de la souris sur le rapport que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis cliquez sur Actions > Partager via. 

3. Dans le panneau de droite, sélectionnez E-mail. Cliquez ensuite sur Suivant.
4. Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.

5. Cliquez sur le menu déroulant Destinataires internes, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels envoyer l'e-mail.
6. Pour ajouter un fichier de données à l'e-mail, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable et sélectionnez un type de données. Si l'option Aucune pièce jointe est sélectionnée, un visuel du rapport sera envoyé par e-mail au lieu d'un fichier de données.
7. Pour envoyer l'e-mail à des destinataires qui ne sont pas des utilisateurs de HubSpot dans votre compte, saisissez leurs adresses e-mail dans le champ Autres destinataires. Leurs adresses électroniques doivent avoir un domaine vérifié.
8. Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
9. Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
10. Si vous avez choisi d'envoyer l'e-mail de façon récurrente :
    • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom pour l'e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
    • Cliquez sur le menu déroulant Planifier, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
    • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Heure, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire. Un récapitulatif des dates de remise des e-mails s'affichera au bas du panneau.

11. Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu.
12. Pour envoyer l’e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou sur Planifier l’e-mail.

Exporter un rapport

Pour les rapports qui ne sont pas pris en charge par la fonction de partage, un e-mail unique peut être envoyé à votre adresse e-mail d'utilisateur avec un fichier de données. Cet e-mail ne peut pas être défini comme récurrent.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Suites Analytics, sélectionnez la flèche en regard de la suite Analytics depuis laquelle vous souhaitez exporter (par exemple, Marketing) pour développer le menu des catégories.
3. Cliquez sur la flèche située à côté d’une catégorie de la suite (par exemple, Analyse du trafic web) pour développer le menu des catégories.
4. Sélectionnez un rapport (par exemple, Pages).
5. En haut du rapport :
   • Utilisez le filtre de plage de dates pour préciser votre plage de dates.
   • Cliquez sur Toutes les activités analytics pour utiliser une autre vue.
   • Cliquez sur Filtres avancés pour ajouter des filtres supplémentaires au rapport.
6. Dans le coin supérieur droit du rapport, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Exporter les données non synthétisées.
7. Mettez à jour le nom dans le champ Nom .
8. Cliquez sur le menu déroulant Format de fichieret sélectionnez le format de fichier.
9. Cliquez sur Exporter. Vous recevrez une notification et un e-mail quand votre export sera prêt.

Partager un rapport sous forme d'image

Vous pouvez partager un rapport sous forme d'image et en ajuster la taille pour l'adapter au mieux.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de la souris sur le rapport que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Exporter en tant qu'image.

3. Ajustez la largeur à l'aide de la diapositive ou via un nombre de pixels.

4. Cliquez sur Enregistrer. L'image sera maintenant téléchargée avec la bonne échelle appliquée.

Partager un rapport à partir d'un tableau de bord

Envoyez les données d'un rapport individuel à partir d'un tableau de bord à plusieurs adresses e-mail. Les e-mails peuvent être configurés pour être envoyés de manière récurrente.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
2. En haut à droite d'un rapport sur votre tableau de bord, cliquez sur verticalMenu. Sélectionnez Partager via. Sélectionnez ensuite E-mail.

3. Sélectionnez si l'e-mail sera récurrent. Si vous sélectionnez Oui : 
   • Dans le champ Nom interne de l'e-mail, saisissez un nom pour l'e-mail récurrent. Les destinataires ne peuvent pas consulter ce nom interne.
   • Cliquez sur le menu déroulant Planifier, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
   • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
   • Cliquez sur le menu déroulant Heure, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
4. Cliquez sur le menu déroulant Destinataires, puis sélectionnez les utilisateurs à qui vous souhaitez envoyer l'e-mail.
5. Pour inclure un fichier de données du rapport en tant que pièce jointe d'un e-mail, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier. Si l'option Aucune pièce jointe est sélectionnée, un visuel du rapport sera envoyé par e-mail au lieu d'un fichier de données.
6. Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet qui s'affichera dans la boîte de réception du destinataire.
7. Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
8. Pour terminer la configuration de l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail. 

Gérer les envois récurrents de rapports par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un rapport, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez la souris sur le rapport qui contient un e-mail récurrent, puis cliquez sur Actions > Gérer les actions récurrentes.
3. Dans la boîte de dialogue, gérez l'e-mail récurrent :
   • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
   • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
     • Placez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Modifier le propriétaire.
     • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
     • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
   • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
     • Placez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Supprimer.
     • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent.

Partager un tableau de bord

Envoyez un e-mail avec un fichier de données de vos rapports de tableau de bord une fois ou de manière récurrente à vos utilisateurs HubSpot. Les données du tableau de bord peuvent être envoyées à une adresse e-mail qui n'est pas dans votre compte (Pro et Enterprise uniquement) une seule fois.

Les données du tableau de bord envoyées dans les e-mails récurrents sont basées sur les autorisations de l'utilisateur qui a configuré l'e-mail. Pour que les utilisateurs ne reçoivent que leurs propres données, chacun d'entre eux doit configurer ses propres e-mails récurrents relatifs au tableau de bord.

Envoyer et programmer des e-mails pour un tableau de bord

Les e-mails récurrents du tableau de bord ne peuvent être envoyés qu'aux utilisateurs de HubSpot. Les e-mails non récurrents peuvent être envoyés à la fois aux utilisateurs de HubSpot et aux non-utilisateurs de HubSpot. Lors de l'envoi d'un tableau de bord à un non-utilisateur de HubSpot, le domaine de l'adresse e-mail doit être connecté en tant que domaine de messagerie.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez envoyer par e-mail ou exporter.
3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager. Puis, sélectionnez Envoyer ce tableau de bord par e-mail.

4. Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.

5. Cliquez sur le menu déroulant Destinataires internes, puis sélectionnez les utilisateurs auxquels envoyer l'e-mail.
6. Si vous disposez d'un abonnement Pro ou Entreprise, vous pouvez envoyer un e-mail unique aux utilisateurs qui ne font pas partie de HubSpot. Dans les champs Autres destinataires, saisissez l'adresse e-mail du destinataire.
   • Le domaine de l'adresse e-mail saisie doit être connecté en tant que domaine de messagerie. Si le domaine de messagerie n'est pas connecté correctement, un message d'erreur apparaîtra sous le champ Autres destinataires.
   • Par exemple, si vous envoyez le tableau de bord à [email protected], examplecompany.com doit être ajouté en tant que domaine de messagerie.
   • Vous pouvez envoyer 100 e-mails par jour à des non-utilisateurs de HubSpot.

7. Dans le champ Objet de l'e-mail, saisissez l'objet de l'e-mail qui apparaîtra dans la boîte de réception du destinataire.
8. Dans le champ Message, saisissez le texte du corps de l'e-mail.
9. Pour inclure un fichier téléchargeable des données en pièce jointe d'un e-mail, cliquez sur le menu déroulant Joindre un fichier téléchargeable, puis sélectionnez un format de fichier . Si l'option Aucune pièce jointe est sélectionnée, un visuel du tableau de bord sera envoyé par e-mail au lieu d'un fichier de données.
10. Par défaut, l'e-mail comprendra tous les rapports pris en charge dans le tableau de bord. Pour inclure uniquement des rapports spécifiques, sélectionnez Inclure les rapports sélectionnés, puis sélectionnez les cases à cocher à côté des rapports que vous souhaitez inclure.
11. Par défaut, l'e-mail ne comprendra aucun filtre de tableau de bord. Pour envoyer l'e-mail avec des filtres de tableau de bord spécifiques, cliquez sur Envoyer avec les filtres de tableau de bord actuels. 

12. Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu.
13. Pour envoyer l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail.
14. Si vous avez choisi d'envoyer l'e-mail de façon récurrente :
    • Cliquez sur le menu déroulant Planifier, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
    • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
    • Cliquez sur le menu déroulant Heure, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail. Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
    • Un récapitulatif des dates de remise des e-mails s'affichera au bas du panneau.
15. Pour terminer la configuration de l'e-mail, cliquez sur Envoyer maintenant ou Programmer l'e-mail. 

Gérer les envois récurrents de tableaux de bord par e-mail

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un e-mail récurrent.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
2. Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur le nom du tableau de bord actuel et sélectionnez le tableau de bord que vous souhaitez modifier.
3. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager, puis sélectionnez Gérer les e-mails récurrents.
4. Dans la boîte de dialogue, configurez vos e-mails récurrents :
   • Pour modifier les détails de l'e-mail, cliquez sur son nom interne.
   • Pour modifier le propriétaire de l'e-mail récurrent :
     • Placez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Modifier le propriétaire.
     • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Propriétaire de l'e-mail récurrent, puis sélectionnez un nouvel utilisateur.
     • Cliquez sur Modifier le propriétaire.
   • Pour supprimer l'e-mail récurrent :
   • Placez le curseur sur l'e-mail, puis cliquez sur Actions > Supprimer.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer l'e-mail récurrent. 

Partager des rapports via l'intégration Slack

Si vous avez installé l'intégration Slack, vous pouvez partager des rapports de tableau de bord avec le reste de votre équipe dans Slack. Les rapports ne peuvent être partagés que sur des canaux Slack publics et ne peuvent pas être envoyés sur des canaux partagés.

Partager des rapports via Slack

Pour partager un lien vers les rapports d'un tableau de bord :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Partager sur Slack.
3. Dans le panneau de droite, sélectionnez le canal dans lequel envoyer les rapports. Vous pouvez également saisir un message pour accompagner le message Slack.
4. Cliquez sur Partager sur Slack.
5. Un aperçu des rapports s'affichera dans Slack. Si l'utilisateur a accès au rapport dans HubSpot, il peut cliquer sur le lien dans Slack pour accéder directement au rapport.

Pour partager un rapport individuel :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de la souris sur le contact que vous souhaitez partager et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Partager via.
3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Slack.
4. Cliquez sur Suivant.
5. Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un e-mail récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un e-mail récurrent.
6. Dans la section Partager avec le canal Slack ou l'utilisateur ?, sélectionnez le partage avec un utilisateur ou un canal.
7. Cliquez sur le menu déroulant Partager avec [canal/utilisateur], puis sélectionnez le canal ou l'utilisateur pour envoyer le message Slack.
8. Dans le champ Message, saisissez le texte du corps du message Slack.
9. Si vous avez choisi d'envoyer le message de façon récurrente :
   • Dans le champ Nom interne, saisissez un nom interne pour le message.
   • Cliquez sur le menu déroulant Planifier, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
   • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
   • Cliquez sur le menu déroulant Heure, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail.
     • Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
     • Un récapitulatif des dates de remise des e-mails s'affichera au bas du panneau.

10. Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu.
11. Pour envoyer le message Slack, cliquez sur Envoyer maintenant. 

Gérer les messages Slack récurrents pour les rapports et les tableaux de bord

Si vous êtes un super administrateur ou le propriétaire d'un tableau de bord, vous pouvez modifier et supprimer un message récurrent.

1. Accédez aux rapports ou aux tableaux de bord :
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Tableaux de bord.
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de la souris sur le rapport, puis cliquez sur Actions > Partager via.
3. Dans la boîte de dialogue, accédez à l'onglet Autres applications.

4. Pour changer le propriétaire du message Slack récurrent, passez le curseur sur le nom du message, puis cliquez sur Actions > Modifier le propriétaire.
5. Pour modifier les détails du message, cliquez sur le nom interne Slack.
6. Pour supprimer le message Slack récurrent :
   • Passez le curseur de la souris sur l'e-mail, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Supprimer.
   • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer le message récurrent.

Partager des rapports via l'intégration Google Chat

Une fois l'intégration Google Chat installée, vous pouvez partager des rapports avec le reste de votre équipe dans Google Chat. Vous pouvez partager des rapports avec un espace de discussion Google ou avec un utilisateur individuel, de manière ponctuelle ou récurrente. 

Pour partager des rapports via Google Chat, veuillez prendre en compte les points suivants : 

• Vous devez d'abord mapper votre utilisateur entre HubSpot et Google Chat.

• Vous devez ajouter l'application HubSpot à l'espace Google Chat dans lequel vous souhaitez partager le rapport.

Pour partager un rapport de votre liste de rapports :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reporting > Rapports.
2. Passez le curseur de la souris sur le contact que vous souhaitez partager et cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Partager via.
3. Dans le panneau de droite, cliquez sur Google Chat. 
4. Cliquez sur Suivant.
5. Par défaut, l'e-mail sera envoyé une seule fois. Pour envoyer un e-mail récurrent, dans la section S'agit-il d'un message récurrent ?, sélectionnez Oui, c'est un message récurrent.
6. Dans la section Partager avec un espace Google Chat ou un utilisateur ?, sélectionnez Partager avec un espace Google Chat ou un utilisateur.
7. Cliquez sur le menu déroulant Partager avec [espace de chat/utilisateur], puis sélectionnez l'espace de chat ou l'utilisateur pour l'envoi de votre message Google Chat.
   • Dans le champ Message, saisissez le texte du corps du message Google Chat.
   • Si vous avez choisi d'envoyer le message de façon récurrente :
     • Dans le champ Nom interne, saisissez un nom interne pour le message.
     • Cliquez sur le menu déroulant Planifier, puis sélectionnez Quotidien, Hebdomadaire ou Mensuel.
     • Si vous avez sélectionné Hebdomadaire ou Mensuel, cliquez sur le menu déroulant Jour de [semaine/mois], puis sélectionnez les jours ou les dates auxquels vous souhaitez que l'e-mail soit envoyé.
     • Cliquez sur le menu déroulant Heure, puis sélectionnez l'heure à laquelle vous souhaitez envoyer l'e-mail.
       • Les données du rapport seront collectées deux heures avant cet horaire.
       • Un récapitulatif des dates de remise des e-mails s'affichera au bas du panneau.
8. Pour afficher un aperçu du rapport que les destinataires recevront dans un nouvel onglet, cliquez sur Aperçu.
9. Pour envoyer le message, cliquez sur Envoyer maintenant.