Suivre la base juridique du traitement dans HubSpot

En vertu du règlement général sur la protection des données (RGPD) et d'autres lois sur la confidentialité des données, les entreprises doivent avoir une raison légale d'utiliser et de traiter les données de contact et doit conserver des enregistrements du consentement et des preuves d'autres finalités légales du traitement. 

La Base juridique pour le traitement des données du contact dans la propriété de contact vous aide à collecter, suivre et stocker la base juridique qui autorise le traitement en vertu d’un contrat, d’un intérêt légitime et/ou du consentement de vos contacts HubSpot.  Selon le GDPR, les entreprises sont tenues d'avoir au moins une base légale comme raison valable pour le traitement des données. Il peut y avoir plus d’une base juridique adaptée à chaque situation.

Remarque : HubSpot propose cette fonctionnalité, mais votre équipe juridique est la meilleure ressource pour vous donner des conseils de conformité pour votre situation spécifique.

Voir la propriété et comprendre chaque base juridique

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral de gauche, accédez à Propriétés.
• Rechercher et cliquer sur la propriété Base juridique du traitement des données du contact.
• Dans la propriété, vous pouvez visualiser six options de propriété par défaut. Les trois premières options correspondent à différents types d'intérêts légitimes. On parle d'intérêt légitime lorsque les entreprises ont une raison commerciale nécessaire et légale de traiter les données à caractère personnel d'un contact d'une manière à laquelle ce dernier s'attendrait.
  
  • Intérêt légitime - prospects : Lorsque nous traitons les données d'un prospect ou d'un client potentiel afin de communiquer avec lui au sujet d'une affaire potentielle. Par exemple, le traitement du nom et de l'E-mail d'un prospect qui s'est inscrit pour recevoir une lettre d'information. Un prospect ou une piste est un contact qui a manifesté de l'intérêt pour une entreprise, mais qui n'a pas encore acheté de biens ou de services.
  • Intérêt légitime - Client : Lorsque le traitement des données d'un client est nécessaire pour soutenir la relation commerciale en cours. Par exemple, mettre à jour l'adresse d'un client ou lui envoyer des informations sur l'ouverture d'un nouveau magasin. Un client est une personne qui a acheté des biens ou des services à une entreprise.
  • Intérêt légitime - Autre : Lorsqu'il existe une raison légale de traiter les données d'un contact d'une manière que le contact attendrait de l'entreprise, mais que le type de contact ou de relation d'affaires ne correspond à aucune des autres catégories HubSpot indiquées.
  • Exécution d'un contrat : Lorsque le traitement des données de contact est nécessaire pour accomplir des tâches dans le cadre d'un contrat ou avant d'entamer formellement une relation commerciale. Par exemple, traiter les adresses e-mail d'un contact après qu'il a demandé un devis par e-mail.

• • Consentement librement donné par le contact : Lorsqu'un contact a donné son consentement direct au traitement de ses données à caractère personnel, par exemple lorsqu'un contact crée un profil de compte auprès d'une entreprise et accepte de communiquer avec elle. Le consentement doit être spécifique, éclairé et sans ambiguïté.

• • Sans objet : Lorsqu'il n'est pas nécessaire d'avoir une raison légale pour traiter les données de contact. Par exemple, le contact n'est pas un citoyen de l'UE couvert par les lois sur la protection de la vie privée du GDPR.

Veuillez noter qu' en sélectionnant la base juridique du traitement des données du contact comme Non applicable , le contact pourra recevoir des e-mails de votre compte s'il est inclus dans la liste des destinataires.

Base juridique de la subvention 

Après avoir activé les paramètres de confidentialité des données, vous pouvez ajouter le consentement et la base juridique aux contacts lors des opérations suivantes :

• Terminer un import de liste .
• Création d’un contact.
• Modification d’une base juridique dans les enquêtes. 
• Fournir une base juridique unique lorsque vous envoyez un e-mail à un contact. 
• L’octroi à un seul contact. 
• L’octroi pour les contacts en masse. 
• Suppression d’un statut de désinscription de l’e-mail.
• Réabonner un contact aux e-mails marketing après son désabonnement.
• L’abonnement d’un contact à un type d’abonnement.
• Mettre à jour le statut d’abonnement et la propriété de Base juridique pour le traitement des données du contact d’un contact dans une workflow.

Base juridique de la subvention pour un contact unique

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Cliquez sur le nom d'un contact.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Actions et sélectionnez Afficher toutes les propriétés. 
• Recherchez et cliquez sur la propriété Base juridique pour le traitement des données du contact. 
• Sélectionnez les cases à cocher à côté des valeurs que vous souhaitez utiliser.
• En bas, cliquez sur Enregistrer.

Accorder une base juridique à des contacts en masse

Pour accorder une base juridique à vos contacts en masse :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Pour sélectionner des contacts spécifiques, sélectionnez la case à cocher en regard des fiches d’informations que vous souhaitez modifier.
• Pour sélectionner tous les contacts, cochez la case en haut du tableau, puis cliquez sur Sélectionner tous les [x] contacts.
• En haut du tableau, cliquez sur Plus et sélectionnez Ajouter une base juridique pour le traitement des base juridique pour le traitement des données du contact .
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur le menu déroulant Base juridique pour le traitement des données du contact  et sélectionnez les cases à cocher à côté des options que vous souhaitez appliquer à vos contacts.
• Cliquez sur Mettre à jour.