Crear propiedades de sincronización que copien datos en registros asociados

El tipo de campo de sincronización de propiedades en HubSpot te permite sincronizar valores entre objetos asociados en tu CRM. Las propiedades de sincronización se actualizan automáticamente cuando se establece o cambia el valor de una propiedad en un registro asociado, por lo que no tendrás que actualizar manualmente varios registros con la misma información. 

Por ejemplo, deseas mostrar el número de teléfono de un contacto asociado en tus negocios para reducir la introducción manual y ver rápidamente los datos. La propiedad de negocio se crea con el tipo de campo sincronización de propiedades. El resultado es el número de teléfono del contacto asociado que aparece en el negocio. La propiedad de negocio se actualiza automáticamente si se cambia el valor del número de teléfono del contacto.

El siguiente comportamiento se aplica a las propiedades de sincronización.

• Los valores de las propiedades de sincronización son de solo lectura.
• Las propiedades de sincronización no pueden copiar datos de propiedades con vista y acceso de edición restringidos.
• Debe existir una asociación entre los objetos para que se cree una propiedad de sincronización. Aprende a asociar registros o, si utilizas objetos personalizados, a definir asociaciones de objetos personalizados.

Si tienes workflows existentes que sincronizan valores de propiedades, obtén más información sobre la posibilidad de que tus workflows puedan sustituirse por propiedades de sincronización. Si deseas sincronizar datos entre HubSpot y otras aplicaciones, obtén más información sobre las aplicaciones conectadas.

Nota: según tu suscripción de HubSpot, hay un límite para el número de propiedades calculadas que puedes crear.

Crear propiedades de sincronización

Para crear una propiedad de sincronización:

• En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
• En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Propiedades.
• Haz clic en Crear Propiedad.
• Selecciona el tipo de objeto de la propiedad. Este es el objeto en el que deseas que aparezca la propiedad, que tiene datos sincronizados con él (por ejemplo, selecciona Negocio para rellenar la propiedad de sincronización en los registros de negocio).
• Introduce los demás datos básicos de la propiedad y, a continuación, haz clic en el tipo de campo pestaña.
• Para el tipo de campo, selecciona Sincronización de propiedades.
• Selecciona el tipo de registro de la fuente. Es el objeto del que se extraerán los datos de Propiedad. (Por ejemplo, Contacto para extraer los datos de los registros de contactos).
• Selecciona la propiedad de registro de origen. Es la propiedad de la que se extraerán los datos.
• Si la relación de objeto tiene definidas etiquetas de asociación, selecciona de qué asociaciones considerar la sincronización:
  • Todas las etiquetas de asociación: sincronizar desde un registro asociado independientemente de su etiqueta.
  • Seleccionar etiquetas de asociación: sincronizar desde un registro asociado con una etiqueta de asociación específica (por ejemplo, Principal para sincronizar datos solo de la empresa principal del registro).

• Selecciona los criterios que determinan a partir de qué registro sincronizar los datos. Esto es necesario si la propiedad tiene en cuenta todas las asociaciones entre los objetos o si has seleccionado una etiqueta que puede ser utilizada por muchos registros. Para especificar desde qué registro sincronizar, haz clic en el menú desplegable Elige desde qué [Objeto] sincronizar y luego selecciona una opción:
  • Primera creación: los valores se sincronizarán a partir del registro asociado con la fecha de creación más antigua. Si has seleccionado una etiqueta de asociación, los valores se sincronizarán a partir del registro asociado con esa etiqueta y la fecha de creación más antigua.
  • Creación más reciente: los valores se sincronizarán a partir del registro asociado con la fecha de creación más reciente. Si has seleccionado una etiqueta de asociación, los valores se sincronizarán desde el registro asociado con esa etiqueta y la fecha de creación más reciente.

• Haz clic en Crear.

Utilizar propiedades de sincronización en el CRM

Una vez que hayas creado una propiedad de sincronización, cuando establezcas o actualices la propiedad de origen, la propiedad de sincronización también se actualizará. La sincronización debería producirse en menos de cinco segundos, pero puede llevar más tiempo para grandes cantidades de datos. Puedes ver el valor sincronizado de la misma manera que otras propiedades en el CRM. También puedes ver el historial de origen, que mostrará desde dónde se sincronizó el valor. Utilizando el ejemplo del negocio anterior, tendrás que navegar hasta el negocio para ver esos detalles. 

Migrar de workflows a propiedades de sincronización

Si has estado utilizando workflows para copiar valores de propiedades entre objetos, en determinados escenarios puedes sustituir los workflows por nuevas propiedades de sincronización. 

Las propiedades de sincronización copian datos en una dirección, basándose en una propiedad de origen (por ejemplo, Número de teléfono en un registro de contacto) para copiar datos en la propiedad de sincronización que crees (por ejemplo, Propiedad de sincronización teléfono en un registro de negocio). Dependiendo de la dirección de los datos que desees sincronizar, puedes decidir si reemplazas o no tu workflow por una propiedad de sincronización:

• Si deseas actualizar el valor de la propiedad en ambos lados, debes continuar utilizando tu workflow existente. Las propiedades de sincronización no admiten la sincronización bidireccional.
• Si solo deseas copiar datos en una dirección, las propiedades de sincronización pueden sustituir tu workflow.

Para migrar de un workflow de sincronización de datos al uso de una propiedad de sincronización:

• Crea una propiedad de sincronización para el objeto de destino. Por ejemplo, si tu workflow sincroniza datos con una propiedad de negocio, crea una propiedad de sincronización de negocio.
• En la configuración de la propiedad, haz clic en la propiedad con la que el workflow sincroniza actualmente los datos, y luego haz clic en la pestaña Utilizada en para saber qué herramientas utilizan la propiedad (por ejemplo, listas, informes, workflows).
• Sustituir la propiedad en las herramientas afectadas por tu nueva propiedad de sincronización. Antes de sustituirla, se recomienda clonar los recursos o procesos en los que se utiliza la propiedad y luego agregar la nueva propiedad de sincronización a la versión clonada para confirmar que la sincronización funciona como se espera (por ejemplo, clonar un informe). En el caso de las cuentas con una suscripción a Enterprise, también puedes probar las sustituciones en una cuenta de entorno de pruebas.
• Una vez agregada la propiedad de sincronización a las herramientas afectadas, desactiva tu workflow. No elimines el workflow hasta que la sincronización funcione como se espera.
• Una vez que tu propiedad de sincronización funcione como se espera, puedes eliminar tu workflow.

Nota: para los recursos o procesos que requieren datos históricos, debes esperar hasta que tu propiedad de sincronización tenga suficientes datos antes de sustituir la propiedad utilizada anteriormente.