Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Verwenden Sie Sequenzen, um die Kontaktaufnahme mit Kontakten zu automatisieren. Passen Sie die E-Mail-Sendezeiten an, bearbeiten Sie die Verzögerungen zwischen den Sequenzschritten und personalisieren Sie jede E-Mail, um Ihre Antwortrate zu erhöhen.

Sie können einzelne Kontakte aufnehmen oder mehrere Kontakte auf einmal aufnehmen. In HubSpot können Kontakte über folgende Bereiche aufgenommen werden: 

• Das Sequenz-Tool und die eingebettete Automatisierung innerhalb des Sequenz-Tools
• Einzelne Kontaktdatensätze 
• Die Indexseite für Kontakte
• Aktive und statische Listen
• Kontaktbasierte Workflows (nur Sales und Service Hub Enterprise )

Sie können eine Sequenz auch mithilfe der Hub Spot Sales-Erweiterung von Ihrem Postfach aus starten. Erfahren Sie, wie Sie mithilfe der Chrome-Erweiterung von Sales Hub, dem Outlook-Add-in (Desktopversion) von Sales Hub oder dem Office 365-Add-in von Sales Hub Kontakte aus Ihrem Postfach in Ihren Sequenzen aufnehmen.

Wenn Sie einen Kontakt in eine Sequenz aufnehmen, wird möglicherweise eine Fehlermeldung angezeigt, dass der Kontakt nicht aufgenommen werden kann. Zum Beispiel, wenn dem Kontakt eine E-Mail-Adresse fehlt oder es zuvor einen Bounce gab. Erfahren Sie mehr über die Behebung von Problemen bei der Aufnahme in Sequenzen. 

Bevor Sie loslegen

Beim Aufnehmen von Kontakten in diese Sequenz und beim Versenden einer Sequenz über die „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“-Eigenschaft ist Folgendes zu beachten: 

• Um Kontakte in Sequenzen aufzunehmen, benötigen Sie eine zugewiesene, kostenpflichtige Sales Hub oder Service Hub Professional-oder Enterprise-Lizenz. 
• Sie benötigen ein verknüpftes E-Mail-Postfach. 
• Die Sequenz muss für den als Absender ausgewählten Benutzer freigegeben werden. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für den Zugriff auf die Sequenz hat, schlägt die Aufnahme fehl. 
• Jeder Kontakt kann nur in jeweils eine Sequenz gleichzeitig aufgenommen sein. Um einen Kontakt in eine andere Sequenz aufzunehmen, muss er zunächst aus seiner aktuellen Sequenz entfernt werden.
• Außerdem gibt es ein Limit für die Anzahl der Sequenz-E-Mails, die ein Benutzer täglich senden kann.
  • HubSpot kann das Sendelimit für Sequenz-E-Mails nicht erhöhen.
  • Wenn ein Benutzer sein tägliches Sendelimit überschreitet, wird der Kontakt nicht in die Sequenz aufgenommen. 
• Die Lifecycle-Phase-Eigenschaft des Kontakts wird nicht länger von Sequenzen aktualisiert. Wenn Sie die Lifecycle-Phase-Eigenschaft für Ihre aufgenommenen Kontakte aktualisieren möchten, können Sie dies mithilfe der Aktion „Eigenschaftswert festlegen“ in einem Workflow tun. 
• Bei der Aufnahme mehrerer Kontakte können maximal drei E-Mails pro Minute versendet werden.

Manuell Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Sie können einzelne Kontakte entweder über ihre Kontaktdatensätze oder das Sequenz-Tool in HubSpot aufnehmen.

• So funktioniert die Aufnahme über das Sequenz-Tool:
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
  • Klicken Sie oben auf die Registerkarte Verwalten.
  • Klicken Sie auf den Sequenznamen.
  • Klicken Sie oben rechts auf der Sequenzseite auf Kontakte aufnehmen und wählen Sie Kontakte aufnehmen aus.
  • Aktivieren Sie im rechten Bereich das Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts, den Sie aufnehmen möchten.
  • Klicken Sie unten auf Weiter. 
• So nehmen Sie über einen Datensatz auf:
  • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen: 
    • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
    • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
    • Deals:
    • Tickets:
    • Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.

    Bitte beachten: Alle Kontakte können in eine Sequenz aufgenommen werden. Andere Datensatztypen benötigen einen zugeordneten Kontakt, um in eine Sequenz aufgenommen zu werden.

• • Wählen Sie einen Datensatz aus, den Sie aufnehmen möchten.

• • Klicken Sie im linken Bereich auf das emaisequencesSymbol für die Aufnahme in eine Sequenz. Möglicherweise müssen Sie zuerst auf das ellipses Symbol für „Mehr“ klicken und dann auf das sequencesSymbol für die Aufnahme in eine Sequenz.
  • Halten Sie im Dialogfeld den Mauszeiger über die Sequenz und klicken Sie auf „Auswählen“. 

• Klicken Sie oben im Dialogfeld „Sequenz auswählen“ auf das Dropdown-Menü „Beginnen bei“ und wählen Sie den Schritt aus, bei dem der Kontakt die Sequenz starten soll.
• Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus. Alle Schritte werden in der ausgewählten Zeitzone ausgeführt.
• Um die Follow-up-Standardeinstellungen der Sequenz zu überschreiben, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen. Diese Einstellungen gelten nur für die E-Mails und Aufgaben, die nach dem ersten Schritt in der Sequenz ausgeführt werden. 
• Standardmäßig wird die erste E-Mail in der Sequenz möglichst schnell gesendet. So legen Sie eine Sendezeit für den ersten Schritt fest:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Jetzt senden“ und wählen Sie „Später senden“ aus.
  • Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.
    
    

• Wählen Sie für nachfolgende E-Mails im Abschnitt „E-Mail senden in“ aus, wie viele Tage nach dem vorherigen Schritt vergehen sollen, bevor die E-Mail gesendet wird. 
• Wenn Sie Platzhalter-Token in einer E-Mail verwenden und Werte für den ausgewählten Kontakt fehlen, werden die Token oben rot angezeigt:
  • Klicken Sie auf ein Token und geben Sie einen Wert für das Token ein.
  • Klicken Sie auf Alle aktualisieren. Wiederholen Sie dies für jedes Token in der Vorlage.
    
    

• Verwenden Sie am unteren Rand jeder E-Mail-Vorlage die Rich-Text-Symbolleiste, um den Text zu formatieren oder einen Link, ein Snippet, ein Dokument oder ein Video einzufügen.

• Passen Sie Ihre Sequenzaufgaben an:
  • Um Ihre Aufgaben zu planen, legen Sie die [Anzahl der Tage] fest, bevor die Aufgabe erstellt wird.

• • Um eine Aufgabe sofort nach Ausführung des vorherigen Schritts zu erstellen, klicken Sie im Aufgabenschritt auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Aufgabe sofort erstellen“ aus.

• • Um den Aufgabentitel zu bearbeiten, geben Sie einen neuen Titel in das Feld „Aufgabentitel“ ein.

• • Standardmäßig wird eine Sequenz so lange pausiert, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Um die Sequenz auch dann fortzusetzen, wenn diese Aufgabe unvollständig ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Ohne Abschließen der Aufgabe fortfahren.
• Wenn Sie mehrere Postfächer mit HubSpot verknüpft haben, klicken Sie unten auf das Dropdown-Menü Von und wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus, von der Sequenz-E-Mails gesendet werden sollen.
• Klicken Sie unten links auf „Sequenz starten“.
  
  

Mehrere Kontakte in eine Sequenz aufnehmen

Benutzer mit Berechtigungen für den Massenimport können bis zu 50 Kontakte gleichzeitig in eine Sequenz aufnehmen. Nehmen Sie mehrere Kontakte auf, wenn Sie sich nach einer Messe oder Konferenz erneut bei Kontakten melden, sich erneut mit Kontakten aus inaktiven Accounts verbinden oder zielgerichtete Nachrichten an eine segmentierte Liste von potenziellen Kunden senden müssen.

Bitte beachten: Bei der Massenaufnahme von Kontakten sendet HubSpot maximal drei E-Mails pro Minute und bezieht dabei auch E-Mail-Sendelimits ein. Das bedeutet, dass Ihre Sequenz-E-Mails möglicherweise nicht sofort gesendet werden.

• So funktioniert die Aufnahme mehrerer Kontakte über das Sequenz-Tool:
  • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
  • Klicken Sie oben links auf die Registerkarte Verwalten.
  • Klicken Sie auf den Sequenznamen.
  • Klicken Sie oben rechts auf der Sequenzseite auf Kontakte aufnehmen.
  • Wählen Sie im rechten Bereich die Kontrollkästchen neben dem Namen des Kontakts aus, den Sie aufnehmen möchten.
  • Klicken Sie im rechten Bereich unten auf Weiter. 

• So funktioniert die Aufnahme mehrere Kontakte über das Listen-Tool:
  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Listen.
  • Klicken Sie auf den Namen der Liste, aus der Sie Kontakte aufnehmen wollen.

• • Um alle Kontakte in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links in der Tabelle und klicken Sie dann auf Alle [x] Kontakte auswählen .
  • Um einzelne Kontakte aus der Liste auszuwählen, wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Kontakten aus, die Sie aufnehmen möchten.
  • Klicken Sie oben in der Tabelle auf In Sequenz aufnehmen.

• So funktioniert die Aufnahme mehrerer Kontakte über die Kontakte-Indexseite:
  • Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > Kontakte.
  • Wählen Sie die Kontrollkästchen neben den Kontakten aus, die Sie aufnehmen möchten.
  • Klicken Sie oben in der Tabelle auf In Sequenz aufnehmen.
    
    

• Um die Follow-up-Optionen und Verzögerungen für alle Kontakte in der Sequenz anzupassen, klicken Sie im linken Bereich auf Alle Kontakte.
  
  • Klicken Sie im rechten Bereich oben auf das Dropdown-Menü „Beginnen bei“ und wählen Sie den Schritt aus, an dem die Kontakte die Sequenz beginnen sollen.
  • Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Zeitzone“ und wählen Sie eine Zeitzone aus. Alle Schritte werden in der ausgewählten Zeitzone ausgeführt.
  • Um die Follow-up-Standardeinstellungen der Sequenz zu überschreiben, klicken Sie oben rechts auf Einstellungen. Diese Einstellungen gelten nur für die E-Mails und Aufgaben, die nach dem ersten Schritt in der Sequenz ausgeführt werden. 
  • Standardmäßig wird die erste E-Mail in der Sequenz möglichst schnell gesendet. So legen Sie eine Sendezeit für den ersten Schritt fest:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Jetzt senden“ und wählen Sie „Später senden“ aus.
    • Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.
  • Wählen Sie für nachfolgende E-Mails im Abschnitt „E-Mail senden in“ aus, wie viele Tage nach dem vorherigen Schritt vergehen sollen, bevor die E-Mail gesendet wird. 
  • Planen Sie Ihre Sequenzaufgaben:
    • Um Ihre Aufgaben zu planen, legen Sie die [Anzahl der Tage] fest, bevor die Aufgabe erstellt wird.
    • Um eine Aufgabe sofort nach Ausführung des vorherigen Schritts zu erstellen, klicken Sie im Aufgabenschritt auf das Dropdown-Menü und wählen Sie „Aufgabe sofort erstellen“ aus.
      
      

• Um die Sequenz und den E-Mail-Inhalt für einzelne Kontakte anzupassen, klicken Sie im linken Bereich auf einen Kontakt. Über die Suchleiste können Sie auch nach bestimmten Kontakten suchen. 
  • Verwenden Sie am unteren Rand jeder E-Mail-Vorlage die Rich-Text-Symbolleiste, um den Text zu formatieren oder einen Link, ein Snippet, ein Dokument oder ein Video einzufügen.
  • Passen Sie Ihre Sequenzaufgaben an:

• • • Um den Aufgabentitel zu bearbeiten, geben Sie einen neuen Titel im Feld „Aufgabentitel“ ein.
    • Standardmäßig wird eine Sequenz so lange pausiert, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Um die Sequenz auch dann fortzusetzen, wenn diese Aufgabe unvollständig ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ohne Abschließen der Aufgabe fortfahren“.
  • Wenn Sie Platzhalter-Token in einer E-Mail verwenden und Werte für den ausgewählten Kontakt fehlen, werden die Token oben rot angezeigt.
    
    • Klicken Sie auf ein Token und geben Sie einen Wert für das Token ein.
    • Klicken Sie auf Alle aktualisieren. Wiederholen Sie dies für jedes Token in der Vorlage.
      
      

• Wenn Sie mehrere Postfächer mit HubSpot verknüpft haben, klicken Sie unten auf das Dropdown-Menü Von und wählen Sie eine E-Mail-Adresse aus, von der Sequenz-E-Mails gesendet werden sollen.
• So nehmen Sie alle ausgewählten Kontakte auf:
  • Klicken Sie unten rechts auf „[Alle] von [X] Kontakten aufnehmen“.
  • Klicken Sie dann im Dialogfeld auf „[X] Kontakte aufnehmen“.
• So nehmen Sie einzelne Kontakte auf:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf den [Kontaktnamen].
  • Klicken Sie unten rechts auf „[Kontaktname] aufnehmen“.
  • Klicken Sie dann im Dialogfeld auf „Aufnehmen“.
• So entfernen Sie einen Kontakt aus der Massenaufnahme:
  • Klicken Sie im linken Bereich auf den [Kontaktnamen].
  • Klicken Sie oben rechts auf Kontakt entfernen.
    
    

Sequenzaufnahme über das Sequenz-Tool automatisieren

Sie können die Aufnahme von Sequenzen auf der Grundlage von Seitenaufrufen oder Formularübermittlungen vom Sequenz-Tool aus automatisieren: 

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
• Klicken Sie oben auf die Registerkarte Verwalten.
• Klicken Sie auf den Sequenznamen.
• Klicken Sie oben rechts auf der Sequenzseite auf Kontakte aufnehmen und wählen Sie Aufnahme automatisieren aus. 
• So nehmen Sie Kontakte auf der Grundlage von Formularübermittlungen auf: 
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf Formularübermittlung. 
  • Um Kontakte basierend auf einer beliebigen Formularübermittlung aufzunehmen, wählen Sie Kontakt sendet ein beliebiges Formular ein aus.
  • Um Kontakte basierend auf einer bestimmten Formularübermittlung aufzunehmen, wählen Sie Kontakt sendet ein bestimmtes Formular ein aus. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein vorhandenes Formular aus. 
  • Klicken Sie unten auf Weiter mit: Workflow-Aktion festlegen.
     

• • Um einen Kontakt basierend auf den festgelegten Triggern zu entfernen, wählen Sie Kontakt aus Sequenz entfernen aus.
  • Um einen Kontakt basierend auf den festgelegten Triggern zu aufzunehmen, wählen Sie Kontakt in Sequenz aufnehmen aus. Konfigurieren Sie dann Folgendes:
    • Optionale Verzögerung vor der Aufnahme hinzufügen (in Minuten): Legen Sie eine Verzögerung fest, bevor der Kontakt in die Sequenz aufgenommen wird.

• • • Absender: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absendertyp, um einen bestimmten Benutzer oder den zuständigen Mitarbeiter für den Kontakt auszuwählen, der als Absender der Sequenz aufgeführt werden soll.

• • • • Wenn Sie Bestimmter Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absender und wählen Sie einen Benutzer aus.
      • Wenn Sie Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“-Eigenschaft und wählen Sie eine Eigenschaft aus, in der die E-Mail-Adresse gespeichert ist.
         

• So nehmen Sie Kontakte anhand von Seitenaufrufen auf:
  • Klicken Sie im rechten Bereich auf Seitenaufruf. 
  • Um Kontakte basierend auf einem bestimmten Seitenaufruf aufzunehmen, wählen Sie Kontakt hat mindestens eine URL aufgerufen, die mit Folgendem gleich ist: aus. Geben Sie dann die Seiten-URL ein. 
  • Um Kontakte basierend auf Seitenaufrufen aufzunehmen, die einen bestimmten Begriff enthalten, wählen Sie Kontakt hat mindestens eine URL aufgerufen, die mit Folgendem gleich ist: aus. Geben Sie dann die Seiten-URL ein. 

• • Klicken Sie unten auf Weiter mit: Workflow-Aktion festlegen.
    
    
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  • Um einen Kontakt basierend auf den festgelegten Triggern zu entfernen, wählen Sie Kontakt aus Sequenz entfernen aus.
  • Um einen Kontakt basierend auf den festgelegten Triggern zu aufzunehmen, wählen Sie Kontakt in Sequenz aufnehmen aus. Konfigurieren Sie dann Folgendes:
    • Optionale Verzögerung vor der Aufnahme hinzufügen (in Minuten): Legen Sie eine Verzögerung fest, bevor der Kontakt in die Sequenz aufgenommen wird.

• • • Absender: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absendertyp, um einen bestimmten Benutzer oder den zuständigen Mitarbeiter für den Kontakt auszuwählen, der als Absender der Sequenz aufgeführt werden soll.

• • • • Wenn Sie Bestimmter Benutzer ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Absender und wählen Sie einen Benutzer aus.
      • Wenn Sie Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter“-Eigenschaft und wählen Sie eine Eigenschaft aus, in der die E-Mail-Adresse gespeichert ist.

Kontakte mithilfe von eingebetteter Automatisierung in Sequenzen aufnehmen

Sie können über die Registerkarte Automatisierung auch Workflows erstellen, um Kontakte anhand anderer Auslöser automatisch in diese Sequenz aufzunehmen oder aus ihr zu entfernen. Diese Workflows können auf der Registerkarte Automatisierung aktiviert und deaktiviert werden oder im Workflow-Tool verwaltet werden.

Kontakte mithilfe von Workflows in Sequenzen aufnehmen (nur Sales und Service Hub Enterprise)

Mithilfe von Workflows können Sie die Sequenz-Aufnahme und -Entfernung automatisieren. Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Anwendungsfälle und Einschränkungen, auf die Sie vor der Aufnahme von Kontakten in Sequenzen mithilfe von Workflows achten müssen.