Synchronisierungseigenschaften erstellen, die Daten in zugeordnete Datensätze kopieren

Der Feldtyp „Eigenschaftssynchronisierung“ in HubSpot ermöglicht es Ihnen, Werte zwischen zugeordneten Objekten in Ihrem CRM zu synchronisieren. Synchronisierungseigenschaften werden automatisch aktualisiert, wenn ein Eigenschaftswert in einem zugeordneten Datensatz festgelegt oder geändert wird, sodass Sie nicht mehrere Datensätze mit denselben Informationen manuell aktualisieren müssen. 

Sie möchten beispielsweise die Telefonnummer eines zugeordneten Kontakts in Ihren Deals anzeigen, um manuelle Eingaben zu reduzieren und Daten schnell anzeigen zu können. Sie erstellen die Dealeigenschaft mit dem Feldtyp „Eigenschaftensynchronisierung“. Das Ergebnis ist die Telefonnummer des zugeordneten Kontakts, die im Deal angezeigt wird. Die Dealeigenschaft wird automatisch aktualisiert, wenn der Wert für die Telefonnummer des Kontakts geändert wird.

Für Synchronisierungseigenschaften gilt das folgende Verhalten.

• Synchronisierungseigenschaftswerte sind schreibgeschützt.
• Synchronisierungseigenschaften können keine Daten von Eigenschaften kopieren, bei denen der Zugriff auf das Anzeigen und Bearbeiten eingeschränkt ist.
• Damit eine Synchronisierungseigenschaft erstellt werden kann, muss eine Zuordnung zwischen den Objekten bestehen. Erfahren Sie, wie Sie Datensätze zuordnen, oder, wenn Sie benutzerdefinierte Objekte verwenden, wie Sie benutzerdefinierte Objektzuordnungen definieren.

Wenn Sie über bestehende Workflows verfügen, die Eigenschaftswerte synchronisieren, erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, ob Ihre Workflows durch Synchronisierungseigenschaften ersetzt werden können. Wenn Sie Daten zwischen HubSpot und anderen Apps synchronisieren möchten, erfahren Sie hier mehr über verknüpfte Apps.

Bitte beachten: Je nach Ihrem HubSpot-Abonnement gibt es eine Beschränkung für die Anzahl der Synchronisierungseigenschaften, die Sie erstellen können.

Synchronisieungseigenschaften erstellen

So erstellen Sie eine Synchronisierungseigenschaft:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Eigenschaften.
• Klicken Sie auf Eigenschaft erstellen.
• Wählen Sie den Objekttyp der Eigenschaft aus. Dies ist die Objekt, auf der die Eigenschaft angezeigt werden soll, mit der Daten synchronisiert werden (wählen Sie z. B. Deal aus, um die Synchronisierungseigenschaft in Dealdatensätzen auszufüllen).
• Geben Sie die anderen grundlegenden Details der Eigenschaft ein und klicken Sie dann auf die Registerkarte Feldtyp.
• Wählen Sie für den Feldtyp Synchronisierungseigenschaft aus.
• Wählen Sie den Quelldatensatztyp aus. Dies ist das Objekt mit der Eigenschaft, von der die Daten abgerufen werden. (z. B. Kontakt, um Daten aus Kontaktdatensätzen abzurufen).
• Wählen Sie die Quelldatensatzeigenschaft aus. Dies ist die Eigenschaft, von der Daten übernommen werden.
• Wenn für die Objektbeziehung Zuordnungslabel definiert wurden, wählen Sie aus, welche Zuordnungen für die Synchronisierung berücksichtigt werden sollen:
  • Alle Zuordnungslabel: Synchronisieren Sie von einem zugeordneten Datensatz unabhängig von dessen Label.
  • Zuordnungslabel auswählen: Synchronisieren Sie von einem zugeordneten Datensatz mit einem bestimmten Zuordnungslabel (z. B. Primär, um nur die Daten des primären Unternehmens des Datensatzes zu synchronisieren).

• Wählen Sie die Kriterien aus, anhand der entschieden wird, von welchem Datensatz synchronisiert werden soll. Dies ist erforderlich, wenn die Eigenschaft alle Zuordnungen zwischen den Objekten berücksichtigt oder Sie ein Label ausgewählt haben, das von vielen Datensätzen verwendet werden kann. Um festzulegen, von welchem Datensatz synchronisiert werden soll, klicken Sie auf das Dropdown-Menü [Objekt] für die Synchronisierung auswählen und wählen Sie dann eine Option aus:
  • Zuerst erstellt: Die Werte werden vom zugeordneten Datensatz mit dem ältesten Erstellungsdatum synchronisiert. Wenn Sie ein Zuordnungslabel ausgewählt haben, werden die Werte vom zugeordneten Datensatz mit diesem Label und dem ältesten Erstellungsdatum synchronisiert.
  • Zuletzt erstellt: Die Werte werden vom zugeordneten Datensatz mit dem neuesten Erstellungsdatum synchronisiert. Wenn Sie ein Zuordnungslabel ausgewählt haben, werden die Werte vom zugeordneten Datensatz mit diesem Label und dem ältesten Erstellungsdatum synchronisiert.

• Klicken Sie auf Erstellen.

Synchronisierungseigenschaften im CRM verwenden

Sobald Sie eine Synchronisierungseigenschaft erstellt haben, wird die Synchronisierungseigenschaft, wenn Sie die Quelleigenschaft festlegen oder aktualisieren, ebenfalls aktualisiert. Die Synchronisierung sollte in weniger als fünf Sekunden erfolgen, kann aber bei größeren Datenmengen mehr Zeit in Anspruch nehmen. Sie können den synchronisierten Wert auf die gleiche Weise wie andere Eigenschaften im CRM anzeigen. Sie können auch den Quellenverlauf anzeigen, aus dem hervorgeht, woher der Wert synchronisiert wurde. Um das obige Deabeispiel zu verwenden, müssen Sie zum Deal navigieren, um diese Details anzuzeigen. 

Von Workflows zu Synchronisierungseigenschaften migrieren

Wenn Sie bisher Workflows zum Kopieren von Eigenschaftswerten über Objekte hinweg verwendet haben, können Sie in bestimmten Szenarien die Workflows durch neue Synchronisierungseigenschaften ersetzen. 

Synchronisierungseigenschaften kopieren Daten in eine Richtung, wobei ein Quelleigenschaft (z. B. Telefonnummer in einem Kontaktdatensatz erforderlich ist, um Daten in die von Ihnen erstellte Synchronisierungseigenschaft zu kopieren (z. B. Synchronisierungseigenschaft Telefon in einem Dealdatensatz). Je nach Richtung der zu synchronisierenden Daten können Sie entscheiden, ob Sie Ihren Workflow durch eine Synchronisierungseigenschaft ersetzen wollen oder nicht:

• Wenn Sie den Eigenschaftswert auf beiden Seiten aktualisieren möchten, sollten Sie Ihren bestehenden Workflow weiter verwenden. Synchronisierungseigenschaften unterstützen nicht bidirektionale Synchronisierung.
• Wenn Sie Daten nur in eine Richtung kopieren möchten, können Synchronisierungseigenschaften Ihren Workflow ersetzen.

So migrieren Sie von einem Workflow zur Datensynchronisierung zur Verwendung einer Synchronisierungseigenschaft:

• Erstellen Sie eine Synchronisierungseigenschaft für das Zielobjekt. Wenn Ihr Workflow beispielsweise Daten mit einem Dealeigenschaft synchronisiert, erstellen Sie ein Dealsynchronisierungseigenschaft.
• Klicken Sie in Ihren Eigenschaftseinstellungen auf die Eigenschaft, mit der der Workflow derzeit Daten synchronisiert, und dann auf die Registerkarte Verwendet in, um zu erfahren, welche Tools die Eigenschaft verwenden (z. B. Listen, Berichte, Workflows).
• Ersetzen Sie die Eigenschaft in den betroffenen Tools durch Ihre neue Synchronisierungseigenschaft. Vor dem Ersetzen empfiehlt es sich, die Elemente oder Prozesse zu klonen, in denen die Eigenschaft verwendet wird, und dann die neue Synchronisierungseigenschaft zur geklonten Version hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass die Synchronisierung wie erwartet funktioniert (z. B. einen Bericht klonen). Für Accounts mit einem Enterprise-Abonnement können Sie die Ersetzungen auch in einem Sandbox-Account testen.
• Sobald die Synchronisierungseigenschaft zu den betroffenen Tools hinzugefügt wurde, deaktivieren Sie Ihren Workflow. Löschen Sie den Workflow erst, wenn die Synchronisierung wie erwartet funktioniert.
• Sobald die Synchronisierungseigenschaft wie erwartet funktioniert, können Sie Ihren Workflow löschen.

Bitte beachten: Bei Elementen oder Prozessen, die historische Daten erfordern, sollten Sie warten, bis Ihre Synchronisierungseigenschaft genügend Daten enthält, bevor Sie die zuvor verwendete Eigenschaft ersetzen.