Webinare von HubSpot und Microsoft Teams verwenden

Nach dem Verknüpfen von HubSpot und Microsoft Teams können Sie Webinar-Registrierungs- und -Teilnahmedetails von Microsoft Teams-Webinaren mit HubSpot-Marketingevents synchronisieren. Anhand dieser Informationen können Sie Ihre Kontakte in HubSpot segmentieren.

Bevor Sie loslegen

Stellen Sie sicher, dass Sie die Version für die vollständige Installation von Microsoft Teams mit Ihrem HubSpot-Account verknüpft haben. Wenn Sie die Option „Eingeschränkte Installation“ verknüpft haben, deinstallieren Sie die App und installieren Sie die Option „Vollständige Installation“.

Um Microsoft Teams-Webinarinformationen mit HubSpot Marketingevents zu synchronisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus, um PowerShell einzurichten, Microsoft Teams zu verknüpfen und Benutzern Berechtigungen zu erteilen.

PowerShell einrichten und mit Microsoft Teams verknüpfen

• Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um PowerShell in Ihrem Betriebssystem zu installieren. Wenn Sie PowerShell bereits installiert haben, können Sie diesen Schritt überspringen. 
• Öffnen Sie PowerShell in Ihrem System:
  • Mac: Öffnen Sie Terminal und führen Sie pwsh aus, um PowerShell zu starten.
  • Windows: Suchen Sie im Startmenü nach „PowerShell“ und klicken Sie dann auf Als Administrator ausführen. 
• Führen Sie Connect-MicrosoftTeams in PowerShell aus und klicken Sie auf Enter. Wenn Sie das Teams PowerShell-Modul noch nicht installiert haben, erfahren Sie hier, wie Sie das Modul installieren. 

Benutzern Berechtigungen gewähren

Befolgen Sie die Anweisungen in diesem Artikel, um Berechtigungen für eine Gruppe von Benutzern zu erteilen:

• Führen Sie den folgenden Befehl in PowerShell aus, um eine Zugriffsrichtlinie zu erstellen: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Um ausgewählten Benutzern Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • Um eine Benutzer-ID abzurufen, klicken Sie auf einen bestimmten Benutzer im Microsoft Admin Center. Die Benutzer-ID ist in der Seiten-URL enthalten. 
  • Sie müssen diesen Befehl für jeden einzelnen Benutzer ausführen. 
• Um allen vorhandenen Benutzern Berechtigungen zu gewähren, führen Sie den folgenden Befehl aus: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Um allen bestehenden und zukünftigen Benutzern gleichzeitig Berechtigungen zu erteilen, führen Sie den folgenden Befehl aus: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Webinar-Einstellungen überprüfen

Konfigurieren Sie die Webinar-Synchronisierungseinstellungen Ihres HubSpot-Accounts und entscheiden Sie, wie Kontakte in HubSpot von Microsoft Teams erstellt werden.

Globale Microsoft Teams-Einstellungen verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Microsoft Teams.
• Klicken Sie auf den Tab Webinare und dann auf den Tab Globale Einstellungen. 
• Klicken Sie im Abschnitt Webinare auf den Schalter Webinardaten synchronisieren, um ihn zu aktivieren und so die Webinardaten von Microsoft Teams mit HubSpot zu synchronisieren. Dadurch werden Webinar-Daten für alle Webinare synchronisiert, die von allen Microsoft Teams-Benutzern im HubSpot-Account erstellt wurden. 
• Im Abschnitt Ausschlüsse können Sie Domains hinzufügen, um zu verhindern, dass Webinare von Benutzern mit einer bestimmten Domain in ihrer E-Mail-Adresse mit HubSpot synchronisiert werden.
  
  • Im Abschnitt Kontaktausschlüsse können Sie den Domain-Namen Ihres Unternehmens eingeben, um zu verhindern, dass interne Mitarbeiter als neue Kontakte in HubSpot erstellt werden. 

Sie können die Webinar-Einstellungen auch für einzelne Benutzer verwalten:

• Klicken Sie auf den Tab Allgemeine Einstellungen und dann auf den Tab Globale Einstellungen.
• Klicken Sie unten auf der Seite im Abschnitt Individuelle Benutzereinstellungen verwalten neben dem Benutzer auf Benutzereinstellungen.
• Im rechten Bereich können Sie im Abschnitt Webinar-Einstellungen folgende Änderungen vornehmen:
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren, um automatisch alle Daten aus einem neuen Webinar zu synchronisieren, das von diesem Benutzer erstellt wurde.

• • Klicken Sie Einzelne Webinare für diesen Benutzer verwalten, um die Synchronisierungseinstellungen für ein einzelnes Webinar zu verwalten. 

Persönliche Microsoft Teams-Einstellungen verwalten

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol settings, um die Einstellungen aufzurufen. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Integrationen > Verknüpfte Apps.
• Klicken Sie auf Microsoft Teams.
• Klicken Sie auf den Tab Webinare und dann auf den Tab Meine Einstellungen. 
• In diesem Abschnitt können Sie alle Webinare überprüfen, die Sie organisieren. 
• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Spalte Synchronisieren neben den Webinaren, die Sie mit HubSpot-Marketingevents synchronisieren möchten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle neuen Webinar-Updates mit HubSpot synchronisiert werden. 
• Um Daten für ein vergangenes Webinar zu synchronisieren, bewegen Sie den Mauszeiger über ein Webinar und klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um alle historischen Webinar-Daten abzurufen.
• Um alle neuen Webinare, die Sie in Microsoft Teams erstellen, automatisch mit HubSpot zu synchronisieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten von neu geplanten Webinaren standardmäßig synchronisieren. 

Formulare (alt) auf HubSpot-Seiten für die Webinar-Registrierung verwenden

Wenn Sie eine HubSpot-Formular (alt) zu einer HubSpot-Landingpage oder -Website-Seite hinzufügen, können Sie die Formular verwenden, um Registrierungen für Ihre Microsoft Teams-Webinare zu erfassen. Sobald ein Besucher das Registrierungsformular einreicht, wird ein Registrierungsevent in der Aktivitätenchronik des Kontakts angezeigt, und die Registrierungsdaten werden zu den Webinar-Details in Microsoft Teams hinzugefügt.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zum Abschnitt Marketing und klicken Sie dann auf Formulare.
• Erstellen Sie ein Formular. Dies ist derzeit nur für HubSpot-Formulare (alt) verfügbar. 
• Richten Sie Ihre Formularfelder ein. Das Formular muss Vorname, Nachname und E-Mail enthalten, um Registrierungen zu akzeptieren.
• Richten Sie die Formularoptionen ein und klicken Sie oben rechts auf Aktualisieren, um Ihre Formularaktualisierungen zu veröffentlichen.
• Fügen Sie Ihr Formular zu einer HubSpot-Seite hinzu.
• Klicken Sie im linken Seitenleisten-Editor der HubSpot-Seite auf den Tab Content. 
• Navigieren Sie zum Abschnitt Formularautomatisierung.
• Wählen Sie unter Webinar-Formular die Option Microsoft Teams und das Webinar aus, für das das Formular Registrierungen erfassen soll.

• Klicken Sie im linken Bereich unten auf Änderungen übernehmen.
• Sie mit dem Einrichten Ihrer HubSpot-Seite fort. 

Automatisch Kontakte in Microsoft Teams-Webinare aufnehmen (nur Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional und Enterprise)

Richten Sie einen Workflow zur automatischen Aufnahme von Kontakten in Ihre Microsoft Teams-Webinare ein. Bevor Sie die folgenden Schritte ausführen, stellen Sie sicher, dass Sie die Microsoft Teams-Integration eingerichtet und die Webinar-Synchronisationseinstellungen konfiguriert haben.

• Neuen Workflow erstellen
• Legen Sie Ihre Kontakt-Aufnahmetrigger fest.
• Klicken Sie im Workflow-Editor auf das + Plus-Symbol, um eine Aktion hinzuzufügen.
• Scrollen Sie im linken Bereich zum Abschnitt Integrierte Apps.
• Klicken Sie auf den Pfeil neben Microsoft Teams und wählen SieKontakt zum Microsoft Teams-Webinar hinzufügen aus.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Webinar und wählen Sie das Webinar aus.

Beim Registrieren des Kontakts werden immer der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse des Kontakts berücksichtigt.

Wenn der Workflow aktiviert ist, werden registrierte Kontakte in den Webinar-Einstellungen von Microsoft Teams auf dem Tab Teilnahme angezeigt.

Wenn die Webinar mit HubSpot synchronisiert wird, wird die Kontakt im Marketingeven-Datensatz in HubSpot angezeigt, und ein Registrierungschronikeintrag wird im Datensatz des Kontakts angezeigt.

Details zur Webinar-Registrierung und -Teilnahme anzeigen

Bitte beachten: Wenn für Ihr Webinar eine manuelle Registrierungsgenehmigung in Microsoft Teams erforderlich ist, werden Registrierungen und Teilnehmer nicht automatisch mit HubSpot synchronisiert. Über den Tab Meine Einstellungen in den Webinar-Einstellungen können Webinar-Informationen manuell synchronisieren. Klicken Sie dazu neben dem Webinar, das Sie synchronisieren möchten, auf Jetzt synchronisieren.

Sobald Sie Ihre Webinar-Einstellungen konfiguriert haben, wird bei allen Webinaren, die Sie zur Synchronisierung von Microsoft Teams mit HubSpot auswählen, ein Marketingevent in HubSpot mit den folgenden Informationen erstellt:

• Anzahl der Registranten, Teilnehmer und Stornierungen.
• Event-Name
• Datum
• Start- und Endzeit
• Organisator
• Status
• Beschreibung

Diese Eigenschaften von Marketingevents können als Kriterien in Listen und Berichten verwendet werden. 

Bitte beachten: Falls der Organisator des Webinars auch ein Webinar-Teilnehmer ist, wird er bei der Anzahl der registrierten Personen oder Teilnehmer nicht berücksichtigt.

Sie können auch Webinar-Events im HubSpot-Kontaktdatensatz mit den folgenden Informationen anzeigen:

• Datum des Webinars
• Wann ein Kontakt dem Webinar beigetreten ist
• Wann der Kontakt das Webinar verlassen hat
• Dauer der Teilnahme