Datensätze exportieren

Sie können Ihre Datensätze (z. B. Kontaktdatensätze) in Ihrem HubSpot-Account exportieren. Sie können auch eine Liste der vergangenen Exporte Ihres Accountseinsehen. Wenn Sie Kontakte und Aktivitäten wie Notizen oder E-Mails exportieren möchten, können Sie die Kontaktdaten in einzelnen Datensätzen exportieren. Außerdem können Sie bestimmte Aktivitätsberichte exportieren oder die Interaktionen-API verwenden.

Datensätze exportieren

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
   • Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und anschließend auf Anrufe.
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
   • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
   • Zahlungen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Commerce und dann auf Zahlungen.
   • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
   • Benutzerdefinierte Objekte: Wählen Sie in Ihrem HubSpot-Account unter CRM das benutzerdefinierte Objekt aus.
2. So öffnen Sie die Ansicht, die Sie exportieren möchten:
   • Klicken Sie in der listView Listenansicht auf die Registerkarte der Ansicht, oder klicken Sie auf + Ansicht hinzufügen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Ansicht aus. Um alle Datensätze dieses Objekts zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht Alle [Datensätze].
   • Klicken Sie in grid der Board-Ansicht (nur Deals, Tickets, vom Administrator aktivierte oder benutzerdefinierte Objekte) oben links auf das Dropdown-Menü Pipeline und wählen Sie die Pipeline mit der Ansicht aus, die Sie exportieren möchten. Klicken Sie dann auf die Registerkarte der Ansicht undwählen Sie die Ansicht aus. Um alle Datensätze in der Pipeline zu exportieren, öffnen Sie die Ansicht Alle [Datensätze].
3. So exportieren Sie die Datensätze:
   • Klicken Sie in der listView Listenansicht oben rechts in der Tabelle auf Exportieren.

• • Klicken Sie in dergrid Board-Ansicht oben rechts im Board auf Board-Optionen und wählen Sie dann Ansicht exportieren aus.

4. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Dateiformat und wählen Sie dann das Format Ihrer exportierten Datei aus.
5. Geben Sie im Feld Exportname einen Namen ein, um den Namen der exportierten Datei anzupassen.
6. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Sprache der Spaltenüberschriften und wählen Sie dann eine Sprache aus, um eine Sprache für die Spaltenüberschriften in der exportierten Datei festzulegen. 
7. Standardmäßig zeigt das Dropdown-Menü die Sprache an, die Sie in Ihren Einstellungen ausgewählt haben. Die Spaltenüberschriften von Standardeigenschaften werden übersetzt, die Eigenschaftswerte in den einzelnen Spalten werden jedoch nicht in die ausgewählte Sprache übersetzt.

8. Standardmäßig werden nur die Eigenschaften und Zuordnungen in der Ansicht in der Datei berücksichtigt. Bei Zuordnungen umfasst dies: bis zu tausend zugeordnete Eintrag-ID-Werte pro Zuordnungsspalte und den Namen des zugeordneten Eintrags. 
9. Um zu bearbeiten, welche Eigenschaften und Zuordnungen berücksichtigt werden, klicken Sie auf Anpassen und wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus:
   • Kontakte mit mehreren E-Mail-Adressen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle E-Mail-Adressen einschließen, um alle E-Mail-Adressen für Kontakte mit mehreren E-Mails in die Exportdatei aufzunehmen.
   • Unternehmen mit mehreren Domains: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle Domains einbeziehen, um alle Domain-Namen für Unternehmen mit mehreren Domains in die Exportdatei aufzunehmen.
   • In den Export aufgenommene Eigenschaften: Zu den Optionen gehören Eigenschaften und Zuordnungen in Ihrer Ansicht (Standard), Alle Eigenschaften in Datensätzen (d. h., keine Zuordnungen) oder Alle Eigenschaften und Zuordnungen in Datensätzen. Die Reihenfolge der Spalten in der Exportdatei hängt von der von Ihnen ausgewählten Option ab:
     • Wenn Sie nur Eigenschaften in der Ansicht exportieren, werden die Spalten in derselben Eigenschaft Reihenfolge angezeigt, die für die Ansicht festgelegt wurde.
     • Wenn Sie alle Eigenschaften exportieren, werden die Spalten in alphabetischer Reihenfolge angezeigt, mit Ausnahme von Datensatz-ID, die dann die erste Spalte in der Datei ist. Wenn Sie alle Eigenschaften und Zuordnungen exportieren, werden die Zuordnungen am Ende aufgeführt.
   • Im Export berücksichtigte Zuordnungen: Zu den Optionen gehören Name des zugeordneten Datensatzes (z. B. Name des Kontakts, Unternehmens usw.), Bis zu 1.000 zugeordnete Datensätze (Standard) oder Alle zugeordneten Datensätze (nur CSV-Dateien). 

Bitte beachten: Das Deaktivieren des Kontrollkästchens Namen des zugeordneten Eintrags einschließen kann zu schnelleren Exporten führen.

10. Klicken Sie auf Exportieren. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Download-Link für die Exportdatei. Download-Links zu Exportdateien laufen nach 30 Tagen ab.

Wenn die Datensätze, die Sie exportieren, über zugehörige Datensätze verfügen, haben alle zugeordneten Objekte ihre eigenen Spalten innerhalb der Datei. Je nach dem Objekt, das Sie exportieren, können Sie Informationen über zugeordnete Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierte Objektdatensätze, Artikel, Abonnements oder Zahlungen exportieren.

Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten

Wenn Sie ein Super-Admin sind, können Sie eine Warnmeldung bei umfangreichen Exporten einrichten, um zu erfahren, wenn Benutzer Datensatzdaten aus Ihrem Account abrufen. Jeder Super-Admin kann Benachrichtigungen nach Wunsch anpassen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Importieren & Exportieren.
3. Geben Sie unter Exportieren die Zahl ein oder verwenden Sie die Pfeile, um sie anzupassen. Bei jedem Datensatzexport, der mindestens so groß ist wie die angegebene Zahl, erhalten Sie eine Benachrichtigung. 

Technische Beschränkungen

Beim Abschließen von Datensatzexporten wird Folgendes erwartet:

• Sie können bis zu 300 Exporte innerhalb eines 24-Stunden-Zeitfensters und bis zu drei Exporte gleichzeitig durchführen. Alle weiteren Exporte werden in eine Warteschlange gestellt, bis einer der drei gleichzeitigen Exporte abgeschlossen ist.
• Bei großen Exporten kann es einige Stunden dauern, bis der Export abgeschlossen ist, und Sie erhalten möglicherweise mehrere Dateien in einer Zip-Datei. Beim Exportieren von CSV- oder XLSX-Dateien mit mehr als 1.000.000 Zeilen und XLS-Dateien mit mehr als 65.535 Zeilen werden mehrere Dateien erwartet.
• Eine exportierte CSV-Datei wird automatisch gezippt, wenn die resultierende Datei größer als 2 MB ist.
• Bei XLS- und XLSX-Dateien besteht ein Limit für die Anzahl der Spalten, die exportiert werden können (256 für XLS und 16.384 für XLSX). Wenn Ihr Export mehr Spalten als das Limit enthält, werden die zusätzlichen Spalten nicht in die Datei aufgenommen. Für Exporte mit einer großen Anzahl von Spalten wird empfohlen, CSV-Dateien zu exportieren, die keine Spaltenbeschränkung haben.