Forstå, hvordan Følsomme data bruges i HubSpot-værktøjer

Når du har slået Følsomme data til på din HubSpot-konto, har visse værktøjer unikke overvejelser eller adfærd, når de bruger Følsomme data. I denne artikel kan du lære mere om, hvor Følsomme data kan bruges, og hvordan du administrerer dem korrekt i hvert værktøj.

For mere information om Følsomme data, se siden med vilkår for Følsomme data. Se denne artikel for at lære, hvordan du slår Følsomme data til og opretter egenskaber for Følsomme data.

Bemærk: Følsomme data understøttes ikke i nogle værktøjer, herunder chatbots, personaliseringstoken, playbooks og sandkasser. Meget følsomme data er yderligere begrænset og kan kun bruges i visse scenarier.

Meget følsomme data i HubSpot-værktøjer

Alle de følgende afsnit gælder for Følsomme data, men kun nogle af de værktøjer, der er listet, understøttes for Meget følsomme data. Meget følsomme data kan kun bruges i følgende scenarier:

• Visning og redigering af værdier for egenskaber i HubSpot.
• Upload til formularer via HubSpot-formularer, indsamlede formularer på ekstern side og API'en til indsendelse af formularer.
• Upload af vedhæftede filer manuelt på registre eller via noter, en-til-en e-mails og meget følsomme egenskaber for filer.

Egenskaber for følsomme data

Når du har oprettet en egenskab til at gemme Følsomme data:

• Superadmins kan opsætte tilladelser på feltniveau for at begrænse visnings- og redigeringsadgang for egenskaben til bestemte brugere og teams. Dette anbefales på det kraftigste for at sikre, at Følsomme data kun kan ses eller ændres af udvalgte brugere.
• Superadmins kan se brugerhandlinger relateret til værdier for Følsomme data i egenskaben i revisionsloggen.
• Superadmins kan redigere eller slette egenskaben Følsomme data.

Egenskaber for følsomme data

Brugere med adgang til en egenskab med Følsomme data kan opdatere egenskabens værdier manuelt eller via import og arbejdsgange. Hvis din konto giver HubSpot-medarbejdere adgang til at fejlfinde supportproblemer, har HubSpot-medarbejdere ikke adgang til at se værdier for Følsomme data.

For egenskaber med meget følsomme data skal brugere med adgang til egenskabens værdier klikke for at dekryptere for at se eller redigere værdien. For eksempel:

Vedhæftede filer

Med muligheden for at gemme Sensitive Data og Highly Sensitive Data kan du gemme filer, der indeholder følsomme data, i værktøjer på tværs af HubSpot. Når du slår indstillingen Følsomme data til, vil vedhæftede filer, der uploades på nedenstående måder, blive beskyttet af et ekstra lag kryptering i HubSpots databaselager. Dette vil også fjerne muligheden for at dele filer eksternt uden godkendelse og vil forhindre HubSpot-medarbejdere i at få adgang til de vedhæftede filer.

Når de tilføjes via følgende metoder, bliver filerne beskyttet:

• Uploadet fra din computer på et register i afsnittet Vedhæftede filer.
• Uploadet til et register via en ny note.
• Uploadet til et register via en e-mail fra en kontakt.
• Uploadet til et register i HubSpot mobile app.
• Uploadet til en egenskab for filtype.
• Uploadet via en indsendelse af formular.
• Importeret via import.

Du kan styre brugernes adgang til vedhæftede filer gennem tilladelser for hvert værktøj. Du kan f.eks. begrænse adgangen til kontakter for bestemte brugere, som ikke bør have adgang til filer med kontakter.

Breeze AI-værktøjer

Breeze, HubSpots AI, kan hjælpe dig med at automatisere opgaver, indsamle data insights, udarbejde indhold og meget mere på tværs af HubSpot kundeplatformen. Kun brugere med Superadmin-rettigheder kan aktivere visse AI-værktøjer, såsom AI-assistenter.

Hvis du slår Følsomme data til, vil de egenskaber for Følsomme data, som du opretter, ikke blive brugt til at træne HubSpots AI-modeller. Andre kundedata på din konto kan dog bruges til at træne HubSpots AI-modeller. Du kan vælge fra, at dine kundedata bruges til maskinlæring ved at sende en e-mail til [email protected]. For mere information, bedes du anmeldelse HubSpots Servicevilkår og HubSpots Privatlivspolitik.

Bemærk: Undgå at dele følsomme data i dine aktiverede datainput til AI-funktioner, herunder dine prompts. Administratorer kan konfigurere generative AI-funktioner i indstillingerne for kontohåndtering. For oplysninger om, hvordan HubSpot AI bruger dine data til at levere pålidelig AI, hvor du har kontrol over dine data, kan du se vores HubSpot AI Trust FAQs.

HubSpots AI-produkter er ikke en del af funktionerne til Følsomme data. Visse AI-produkter kan behandle Følsomme data, som du måske ikke har haft til hensigt at medtage, når du genererer resultater baseret på den indtastede prompt. Disse værktøjer omfatter:

• Resuméer af samtaler
• Samtaleintelligens
• Resuméer af opkald med AI-assistenter
• Automatisk kortlægning af højttalere
• Automatisk udfyldning af Kontaktegenskaber

Hvis du f.eks. diskuterer Følsomme data under en samtale, bør du ikke bruge værktøjet Samtaler - resuméer. Selvom du måske ikke havde til hensigt at indtaste Følsomme data i din prompt, ville værktøjet Samtaler i sammendrag behandle alt indhold i samtalen.

For mere information om HubSpots AI-værktøjer henvises til AI-modelkortene. Undgå at bruge AI-værktøjer, hvis du ikke ønsker, at AI-værktøjerne skal behandle dine Følsomme data.

Datacentre

Du kan gemme følsomme data i et hvilket som helst datacenter, du bruger.

Hvis du ikke har angivet lagring af HIPAA-data, er du berettiget til at migrere fra et nordamerikansk datacenter til EU-datacentret. For at få adgang til migreringsfunktionen kan Superadmins vælge til den offentlige beta om ændring af datacenterets hostingplacering for Følsomme data.

Hvis du har angivet lagring af HIPAA-data, kan du ikke migrere til et andet datacenter.

Datasynkronisering

Du kan synkronisere Følsomme data gennem felttilknytninger med apps til datasynkronisering. Når du synkroniserer data:

• Synkroniseringen kan være tovejs. Fordi det ikke altid vides, om en tredjeparts apps felter er følsomme, er der nogle tilfælde, hvor ikke-følsomme felter kan synkroniseres til og fra en HubSpot Følsomme data egenskab. Hvis man ved, at et felt i en tredjepartsapp er følsomt, kan det ikke synkroniseres med en ikke-følsom HubSpot-ejendom.
• Egenskaberne Følsomme data og Meget følsomme data betragtes som de samme for apps til datasynkronisering.

Formularer

Med muligheden for at gemme Følsomme data i HubSpot kan du trygt bruge HubSpot formularer og Indsamlet formularer på ekstern side til at indsamle følsomme data fra dine besøgende. Følsomme data indsamlet via formularer vil blive krypteret og synkroniseret sikkert i CRM. Alle filer, der uploades via indsendelser af formularer, der er tilknyttet en Følsomme data egenskab, vil også blive betragtet som følsomme.

Kun brugere med de rette tilladelser til at se Følsomme data vil kunne se værdier for indsendelse af formularer og filer, der er markeret som følsomme. Alle meddelelser om indsendelse af formularer vil også overholde kravene til brugertilladelser til Følsomme data.

Integrationer

Udviklere kan bruge API-dokumentationen til at bygge integrationer, der synkroniserer Følsomme data. I henhold til vilkårene for Følsomme data anerkender du, hvis du vælger at integrere med eller på anden måde bruge tredjepartsprodukter i forbindelse med Abonnementer, at Kundedata, der hostes eller behandles af sådanne tredjepartsprodukter, vil blive hostet i overensstemmelse med politikker, der opretholdes af disse tredjeparter.

Hvis du opbevarer HIPAA-beskyttede Følsomme data, understøttes Snowflake Data Share integrationen kun i følgende regioner: AWS US_EAST_1 og AWS EU_CENTRAL_1.

Administration af flere konti (BETA)

Konti, der bruger Følsomme data, kan ikke være en kildekonto for funktionen Dataspejling i administrationen af flere konti. Denne begrænsning forhindrer, at Følsomme data utilsigtet bliver delt til en anden konto.

Hvis du slår Følsomme data til, forhindres din konto i at blive valgt som en kildekonto til dataspejling. Hvis din konto allerede er en kildekonto for dataspejling, vil aktivering af Følsomme data automatisk slå dataspejling fra for kontoen.

Meddelelser

Når Følsomme data er slået til på din konto, vil visse notifikationer som standard ikke indeholde forhåndsvisninger (f.eks. en forhåndsvisning af en notes brødtekst) for at undgå at vise Følsomme data. Dette sker i øjeblikket for følgende notifikationer: Du bliver @omtalt i et register eller i en kommentar, du får tildelt eller modtager en påmindelse om en opgave, der er aktivitet i et register, du følger, eller der er en kommentar til en aktivitet, du er involveret i.

For e-mail-meddelelser er forhåndsvisninger skjult som standard, men du kan vælge at tillade dem:

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
• Gå til Privacy & Consent i menuen i venstre side.
• Klik på Privacy tools i menuen til venstre.
• Klik på Rediger indstillinger for følsomme data.
• Hvis du vil tillade forhåndsvisning af notifikationer, skal du slå Vis fuldt indhold i e-mails med notifikationer til.

• Hvis du tidligere har slået forhåndsvisninger til, skal du slå Vis fuldt indhold i e-mail-meddelelser fra for at skjule forhåndsvisninger af meddelelser.
• Klik på Udført.

Arbejdsgange

Hvis du bruger en Egenskab for Følsomme data i arbejdsgange, anbefales det at begrænse adgangen til værktøjet for arbejdsgange.

Du kan bruge Egenskaber for Følsomme data med Når et filterkriterium er opfyldt Tilmeldingstriggere og OG/ELLER-arbejdsgangsgrene. Følgende understøttes ikke i øjeblikket i arbejdsgange:

• Kopier egenskabs-handlinger, der refererer til Følsomme data-egenskaber
• Personaliseringstoken, der bruger eller henviser til Følsomme data-egenskaber
• Når en Hændelse opstår, tilmeldingstrigger baseret på ændringer i Følsomme data-egenskabsværdier.

Yderligere ressourcer

• Du kan få flere oplysninger om HubSpots sikkerhedsprogram i HubSpot Trust Center.
• Se denne artikel for at lære, hvordan du administrerer indstillinger for Følsomme data og opretter egenskaber for Følsomme data.
• For at lære, hvordan man administrerer Følsomme data via API, henvises til udviklerdokumentationen.