Opret planlægningssider med værktøjet til møder

Opret en-til-en-planlægningssider, så kontakter kan booke møder med dig. Hvis du har en tildelt Sales Hub- eller Service Hub-licens, kan du også oprette en team-planlægningsside, så kontakter kan booke tid med flere brugere. Dine kontakter kan få adgang til disse planlægningssider ved hjælp af et mødelink. Hvis du kontakter din Gmail- eller Office 365-kalender, synkroniseres mødeplanlæggerne med din forbundne kalender, så dine aftaler altid er opdaterede.

Brugere med rettighederneMødeplanlægger kan også oprette og redigere planlægningssider for andre brugere ved at vælge en anden bruger som mødeplanlægger.

Hvis du ikke har en licens, kan du kun tilpasse én planlægningsside med standard HubSpot branding. Få mere at vide om dine grænser for abonnementer i HubSpots produkt- og servicekatalog.

Før du går i gang

• For at forstå det fulde omfang af, hvad hver licens indeholder, kan du læse mere i HubSpots katalog over produkter og services.
• Hvis Mødeplanlægger ikke vises i navigationsmenuen under Bibliotek, skal du sørge for, at din bruger haradgangsrettigheder til salg .
• Du kan oprette, redigere og slette planlægningssider for andre brugere, hvis du har tilladelser til Mødeplanlægger. Hvis du er Superadmin eller bruger med tilladelser til at tilføje og redigere brugere, kan du give en bruger disse tilladelser.

Opret planlægningssider

• På din HubSpot-konto skal du gå til Salg > Mødeplanlægger.

• Klik på Opret planlægningsside øverst til højre.
• Vælg en mødeindstilling i dialogboksen:
  • En-til-en: Kontakten vil planlægge tid med kun dig eller den bruger, du opretter planlægningssiderne for.
  • Gruppe (kunSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): Denne teamplanlægningsside viser tidsintervaller, hvor alle valgte teammedlemmer er tilgængelige for at mødes. Brug denne mulighed til at hjælpe en kontakt med at booke et møde med mere end et medlem af dit team på én gang.
  • Round robin ( kunSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise ): Denne teamplanlægningsside viser den individuelle tilgængelighed for alle valgte teammedlemmer. Brug denne mulighed til at hjælpe en kontakt med at booke et møde med et teammedlem, hvis tilgængelighed passer bedst til deres tidsplan.

• Fortsæt med at opsætte din planlægningsside ved at følge nedenstående trin.

Oversigt

På siden Oversigt skal du indtaste planlægningssidens grundlæggende oplysninger.

• Internt navn: det navn, der vises, når mødelinket, der bruges til at få adgang til siden med mødeplanlæggeren, tilføjes til en e-mail.
• Brands: Hvis du har tilføjelsesprogrammet Brands, skal du vælge det brand, du vil tilknytte dette møde til, i rullemenuen Branding .
• Organisk: Mødeejeren eller den bruger, som kontakten planlægger et møde med. Du skal have tilladelser til Mødeplanlægger-sider for at oprette planlægningssider for andre brugere på din konto, og brugeren skal have aktiveret mødeplanlægger-værktøjet. Hvis du vil oprette en planlægningsside for en anden bruger, skal du vælge vedkommendes navn i rullemenuen Organisk .
• Titel på hændelse: Navnet på den kalenderbegivenhed, du deler med din kontakt. For eksempel vil "Demo af produkter" blive vist som navn på hændelsen. Du kan indsætte personaliseringstoken i emnet ved at klikke påPersonalize.
• Location: inkluder oplysninger om, hvordan og hvor du vil tage kontakt til din mødedeltager. Det kan være et link til en opkaldsfunktion, en fysisk placering osv. Denne placering vises i kontaktens kalenderinvitation, og hændelsen oprettes i din personlige standardkalender.
• Tilføj videokonference-link: Hvis du bruger HubSpots integration med Microsoft Teams, Zoom, UberConference eller Google Meet, kan du tilføje et videokonference-link. Hvis du ikke har konfigureret en integration til videokonference, vil du ikke se denne mulighed. Hvis du bruger en anden videokonferencesoftware, og du er udvikler, eller der er en udvikler i dit team, kan du lære, hvordan du bruger API'en til videokonferenceudvidelse.
• Aflysog omplanlæg: slå kontakten til for at inkludere links til aflysning og omplanlægning i beskrivelsen af hændelsen, så når et møde er planlagt, kan kontakten aflyse eller ændre dato og klokkeslæt, hvis det er nødvendigt.
• Beskrivelse: en beskrivelse af mødet, som vises i invitationen, når et møde bookes. Denne beskrivelse vises i den kalenderinvitation, din kontakt modtager, og den hændelse, der oprettes i din personlige standardkalender. Du kan indsætte personaliseringstoken i emnet ved at klikke påPersonaliser. Du kan formatere beskrivelsen ved at bruge værktøjslinjen.

• Klik på Næste.

Teammedlemmer (kunSales Hub eller Service Hub Starter, Professional eller Enterprise )

Vælg, hvilke teammedlemmer du vil have med i gruppe- eller round robin-mødet.

• Klik på Rediger medlem øverst til højre.
• I højre panel kan du vælge en af følgende muligheder:
  • Brugere: Klik på rullemenuen Brugere , vælg en anden bruger, og klik derefter på Bekræft. Hvis en brugers kalender er afbrudt, vises en advarsel under vedkommendes navn, og kontakten Tjek tilgængelighed er slået fra.

• • Brug en rotation: Klik på rullemenuen Rotation for at vælge en møderotation. Klik derefter på Bekræft.

• Klik på Næste.

Planlægning

På siden Planlægning kan du tilpasse din mødetilgængelighed og din formular.

• Øverst skal du redigereURL'en til planlægningssiden. Det er det link, kontakterne bruger til at booke møder i din kalender, og det kan ikke redigeres, efter at linket er oprettet. Du kan kun bruge alfanumeriske tegn, bindestreger eller understregninger i URL'en til planlægningssiden. Andre specialtegn understøttes ikke. Hvis du har en tildelt Sales Hub eller Service Hub betalt licens, kan du justere en del af URL'en i dine kalenderindstillinger.
• Hvis du opretter en en-til-en-side, en gruppeplanlægning eller en round robin-side, og du har konfigureret HubSpot-betalinger eller Stripe-betalingsbehandling, kan du tilføje et betalingslink til planlægningssiden ved at slå knappen Collect payments til.
• På fanen Betaling skal du klikke på rullemenuen Betalingslink og vælge et betalingslink. Betalingsside for dette betalingslink vises, når en kontakt booker et møde på denne planlægningsside.

Velkommen

• For at vise kontaktejerens planlægningsside, når den kendte kontakt booker et møde, skal du klikke for at slå kontakten Prioritér kontaktejer til. Læs mere om, hvordan denne indstilling påvirker mødets tilgængelighed.
• Når indstillingen Prioritér kontaktejer er slået til, vises en velkomstskærm, hvor kontakten kan indtaste sin e-mail-adresse, før den får adgang til planlægningssiden:
  • I feltet Sidetitel skal du indtaste den tekst, der vises på velkomstskærmen.
  • I feltet Beskrivelse skal du indtaste en tekst, der forklarer, hvorfor du beder om den besøgendes e-mail-adresse.
  • For at tilpasse det billede, der vises på velkomstskærmen, skal du vælge en billedindstilling i sektionen Billede .
    • Standardbillede: ikonet for standardmøder, der leveres af HubSpot, vises.
    • Virksomhedens avatar: Virksomhedens avatar, der er tilknyttet e-maildomænet for den bruger, der har oprettet planlægningssiden. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
    • Brugerdefineret billede: Upload et brugerdefineret kvadratisk billede, der er valgt fra filhåndteringen. Billedet skal være kvadratisk for at blive gengivet korrekt. Hold musen over avataren, og klik på blyantsikonet på edit, og vælg derefter Skift billede. Vælg et billede i højre panel.

Tidsplan

• Titel: Indtast det navn, der vises over kalenderen på planlægningssiden.
• Varighed: den tid, de besøgende kan booke dig til. Klik på rullemenuen Varighedsmuligheder, og vælg den ønskede varighed. Klik på + Tilføj brugerdefineret varighed for at tilføje flere muligheder.
• Tidszone: Klik på rullemenuen Tidszone , og vælg din tidszone. Dette er den tidszone, som din tilgængelighed er baseret på.

Bemærk: Kasakhstan anerkender ikke sommertid, så disse regioner er under tidszonen UTC+5. Læs mere om, hvordan du omgår dette.

• Tilgængelighedsvindue: Brug rullemenuerne til at indstille ugedagene og varigheden af dine tilgængelige tidspunkter. Klik på + Tilføj timer for at tilføje yderligere tidsrum.
• Taghensyn til arbejdstid: Slå knappen Tag hensyn til arbejdstid til, hvis du ønsker, at brugerne skal bookes i deres arbejdstid. Hvis brugerne ikke har angivet arbejdstider, vil de ikke blive booket uden for det tilgængelighedsvindue, der er angivet ovenfor. Se, hvordan du indstiller arbejdstider.

Bemærk: De tilgængelige tider på din planlægningsside vises i kontaktens tidszoneindstillinger. Hvis kontaktens computer f.eks. er indstillet til stillehavstid, vises tiderne i stillehavstid.Kontaktens kalenderindstillinger bestemmer dato og klokkeslæt for den hændelse, der sendes til kontakten efter booking af et møde.

• For at se yderligere tilpasningsmuligheder skal du klikke for at udvide afsnittet Yderligere indstillinger. Her kan du tilpasse følgende:
  • Billede: Dette billede vises øverst på din planlægningsside. Vælg en billedindstilling:
    • Organisk avatar: mødearrangørens avatar, som er indstillet i deres brugerprofil og præferencer, vises. Denne mulighed er kun tilgængelig, når du opretter en side med en-til-en-planlægning.

• • • Virksomhedens avatar: Virksomhedens avatar, der er tilknyttet e-maildomænet for den bruger, der oprettede planlægningssiden, vises. Dette udfyldes ved hjælp af HubSpot Insights.
    • Brugerdefineret billede: upload et brugerdefineret billede, der er valgt fra filhåndteringen. Hold musen over avataren, og klik på blyantsikonet på edit, og vælg derefter Skift billede. Vælg et billede i det højre panel.
  • Hvornår et møde kan planlægges: indtast det antal dage eller uger fra nu, som folk kan booke tid i din kalender. Hvis du opretter en planlægningsside for en begivenhed eller konference, kan du angive et brugerdefineret datointerval for booking. Vælg radioknappen Over en periode med rullende dato eller Brugerdefineret datointerval (kun brugere med tildelte Sales Hub- og Service Hub-licenser ), og vælg derefter antallet af arbejdsdage, kalenderdage eller uger, eller brug datovælgerfelterne til at indstille dit tidsinterval. Et brugerdefineret datointerval kan ikke være længere end 10 uger.
  • Minimum opsigelsestid: Klik på rullemenuen for at vælge den mindste værdi før et møde, som nogen kan booke tid hos dig.
  • Buffertid: Klik på rullemenuen for at vælge værdien af buffertiden mellem hvert af dine møder. Buffertiden forhindrer, at møder bliver booket for tæt på hinanden. Hvis du f.eks. har et møde fra kl. 13.00-13.30 og har en buffertid på 30 minutter, vil det næste ledige tidspunkt for møder være kl. 14.00.
  • Starttidsforøgelse: Indstil hyppigheden af dine møders starttidspunkter. Hvis du f.eks. er tilgængelig mellem kl. 10.00 og 12.00 til et 60 minutters møde, og din starttid er 15 minutter, kan en potentiel kunde booke 60 minutter med dig kl. 10.00, 10.15, 10.30 og så videre.
  • Bookingsidens sprog: Vælg det sprog, som planlægningssiden skal vises på. Hvis en besøgendes browserindstillinger ikke kan registreres, vises din planlægningsside på engelsk.

  Bemærk: Hvis du indstiller sproget på bookingsiden til Use visitor's browser settings, vil samtykketeksten altid blive vist på engelsk uanset den besøgendes browsersprog.

  • Dato-og tidsformat: dato og klokkeslæt formateres på det samme sprog, som er valgt for sproget på bookingsiden.

Formular

• Som standard skal kontakter indtaste deresfornavn, efternavn og e-mail, når de booker. Hvis en formular indsendes via et Mødelink, vil en unik e-mail-adresse altid oprette en ny kontakt, uanset om en eksisterende kontakt har et matchende brugertoken. I dette tilfælde vil den eksisterende kontakts e-mailadresse ikke blive overskrevet af den nye e-mailadresse.
• Hvis du har fået tildelt en SalesHub- eller Service Hub-licens , kan du tilføje yderligere spørgsmål. Husk, at alle ekstra formularer, der tilføjes, vil blive inkluderet i invitationen til kalenderbegivenheden og beskrivelsen af hændelsen. Hvis du opretter en planlægningsside for en anden bruger, som ikke har fået tildelt en Sales Hub- eller Service Hub-licens, kan du ikke tilføje yderligere spørgsmål til formularen.
  
  • Klik på Brugerdefineret spørgsmål for at tilføje et simpelt spørgsmål i et tekstfelt. Indtast et spørgsmål, og klik derefter på Gem. For at gøre feltet valgfrit skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Required til højre for feltet.
  • Klik på Kontaktegenskab for at tilføje en eksisterende kontaktegenskab som et felt. Dette giver dig mulighed for at tilføje forskellige formularer til din formular. Hvis du har brug for at oprette en ny egenskab til dette felt, kan du lære, hvordan du opretter brugerdefinerede egenskaber. Vælg en kontaktegenskab i rullemenuen, og klik derefter på Gem. Hvis du vil gøre feltet valgfrit, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Required til højre for feltet. Du kan ikke tilføje et felt til upload af filer til din formular til møder.

• Hvis du vil tilføje en CAPTCHA-udfordring til planlægningssiden for at forhindre indsendelse af spam, skal du klikke for at slå CAPTCHA (spamforebyggelse) til.
• Hvis du vil blokere besøgende med gratis e-maildomæner, skal du klikke for at slå Bloker gratis e-maildomæner til. Hvis du vil blokere bestemte E-maildomæner fra at kunne booke tid i din kalender, skal du klikke på + Bloker bestemte domæner. Indtast derefter e-maildomænet, klik på Tilføj , og klik på Gem.
• For at give kunderne mulighed for at invitere andre gæster til møderne, skal du klikke for at slå Tillad gæster til. Hvis du slår denne indstilling til, slås indstillingen Send automatisk formular, når alle formularer er forudfyldt automatisk fra.

Bemærk: Du kan tillade, at potentielle kunder oplyser e-mail-adresser til gæster, når de booker et møde hos dig, så længe visse kriterier er opfyldt. Som beskrevet i vores Privatlivspolitik skal den potentielle kunde bekræfte, at de har de andre gæsters samtykke til at dele deres oplysninger med HubSpot. Gæsterne skal også acceptere, at HubSpot opbevarer og behandler deres oplysninger og data med henblik på at oprette en mødeinvitation og anmeldelse af mødedeltagere. Gæstedata, der leveres til os, vil blive behandlet i overensstemmelse med vores Privatlivspolitik.

• Hvis du har slået indstillingerne for databeskyttelse til på din konto, vil alle planlægningssider, der oprettes fremover, som standard have databeskyttelse slået til. Planlægningssiden vil vise den standardtekst for samtykke , du har konfigureret i kontoindstillingerne for Privatliv og Samtykke. Klik på Tilpas for at tilpasse dine indstillinger for databeskyttelse og samtykke for denne planlægningsside:
• • Du kan indhente en kontakts samtykke til at kommunikere til en bestemt abonnementstype eller indhente legitim interesse på din planlægningsside. I panelet Tilpas samtykke til marketing skal du vælge Samtykke eller Legitim interesse i rullemenuen.
    • Samtykke: rediger teksten til kommunikationssamtykke, og tilføj derefter yderligere abonnementstyper/afkrydsningsfelter for at give besøgende mulighed for at give samtykke til kommunikation fra flere abonnementstyper på en enkelt planlægningsside. Klik på + Tilføj et andet afkrydsningsfelt, vælg derefter en samtykketype, og rediger den tekst, der vises ved siden af afkrydsningsfeltet.
    • Legitim interesse: vælg et lovligt grundlag fra rullemenuen. Hvis du vil tilføje flere abonnementstyper, så du kan fange flere abonnementstyper implicit, skal du klikke på + Tilføj et andet abonnement, derefter klikke på rullemenuen Abonnementstype og vælge en abonnementstype. Standardabonnementet, som du vælger i møder, er "en-til-en"-kommunikation. Det er en intern abonnementstype på din HubSpot-konto.
  • Rediger planlægningssidens privatlivs- og samtykketekst. Alle ændringer, der foretages i en individuel planlægningssides indstillinger for privatliv og samtykke , tilsidesætter den standardtekst, der er angivet i indstillingerne for din konto.
  • Klik på fanen Preview for at se, hvordan samtykkeindstillingerne vises.
• For at få adgang til yderligere indstillinger for formularer skal du klikke for at udvide afsnittet Yderligere indstillinger:

• • Hvis du ikke ønsker, at formularer på bookingsiden skal forudfyldes med kendte oplysninger, når en kontakt vender tilbage til dit websted, skal du klikke for at slå Forudfyld felter med kendte værdier fra. Hvis du slår denne indstilling fra, slår du automatisk indstillingen Send formular automatisk, når alle felter er forudfyldt fra.
  • For automatisk at indsende formularen, når formularens felter forudfyldes med kendte data, skal du klikke for at slå indstillingen Auto-submit form when all fields are pre-populated (Indsend automatisk, når alle felter er forudfyldt ) til.

Bekræftelse

• Vælg Omdirigering til en anden side . Hvis du har installeret annoncenetværkspixels, understøtter denne omdirigering sporing af mødebookinger med eksterne netværk som Google og Facebook.
• For at vælge en HubSpot-side skal du klikke på dropdown-menuen og vælge en side.
• Klik på Tilføj eksternt link for at omdirigere til en ekstern side. Indtast URL'en i dialogboksen, og klik derefter på Tilføj.
• Klik på Næste.

Automatisering

På siden Automatisering kan du slå den automatiske e-mail med bookingbekræftelse fra eller tilføje yderligere påmindelses-e-mails, der skal sendes ud før mødet.

• Som standard vil der blive sendt en e-mail med bekræftelse, når nogen booker et møde ved hjælp af denne planlægningsside. Hvis du vil slå dette fra, skal du slå bekræftelses-e-mailen fra.
• Hvis du vil sende e-mails med påmindelser før et møde, skal du klikke for at slå påmindelser før møder til. Påmindelses-e-mails sendes kun, hvis der er kontakt til din kalender. Hvis kontakten Slå mødepåmindelse til som standard er slået til for din konto, vil nye planlægningssider arve standardpåmindelserne.
  
  • For at vælge, hvor mange uger, dage, timer eller minutter før mødet der skal sendes en e-mail, skal du indtaste et tal i tekstfeltet og derefter klikke på rullemenuen Planlagt påmindelses-e-mail og vælge et tidsmål.
  
  
  
  • • Du kan tilføje op til tre e-mails med påmindelser. For at tilføje yderligere e-mails med påmindelser skal du klikke på + Tilføj påmindelse. For at slette en påmindelse skal du klikke påikonet deleteDelete.

• • • Hvis du har en tildelt Sales Hub- eller Service Hub-licens , skal du klikke på down Tilpas din påmindelsesmail forat tilpasse emnelinjen og brødteksten i påmindelsesmailen med ny tekst og personaliseringstokens for virksomheden, kontakten, værten og mødeoplysningerne.
      • For at inkludere yderligere oplysninger i påmindelses-e-mailens brødtekst, f.eks. invitationens beskrivelse eller placering, skal du klikke på rullemenuen Tilpas i værktøjslinjen nederst. Vælg derefter rullemenuen Egenskabstoken og vælg en bestemt egenskab.

• • • • Klik på Forhåndsvisning af påmindelses-e-mail for at få vist den e-mail, dine kontakter vil modtage. Sproget i e-mailen vil svare til det sprog, der er valgt i rullemenuen Sprog på bookingsiden.
• Klik på Opret planlægningsside.

Brugere med en tildelt Sales Hub- eller Service Hub-licens kan også tilpasse virksomhedens logo, virksomhedsoplysninger og standardfarver, der vises på din planlægningsside, i dine kontoindstillinger. Ændringer foretaget her vil også gælde for dine dokumenter og tilbud. Lær, hvordan du redigerer din virksomheds branding til HubSpots salgsværktøjer.

Lær, hvordan du redigerer planlægningssider, deler et mødelink og redigerer dine planlægningssideindstillinger.