Brug HubSpot og Microsoft Teams webinarer

Når du har forbundet HubSpot og Microsoft Teams, kan du synkronisere oplysninger om webinarregistrering og -deltagelse fra Microsoft Teams-webinarer til HubSpot-marketingbegivenheder. Brug disse oplysninger til at segmentere dine kontakter i HubSpot.

Før du går i gang

Sørg for, at du har forbundet den fulde installationsversion af Microsoft Teams med din HubSpot-konto. Hvis du har tilsluttet den begrænsede installationsmulighed, skal du afinstallere appen og installere den fulde installationsmulighed.

For at synkronisere Microsoft Teams-webinaroplysninger med HubSpot-marketingbegivenheder skal du følge nedenstående trin for at konfigurere PowerShell, oprette forbindelse til Microsoft Teams og give brugerne tilladelser.

Opsæt PowerShell og opret forbindelse til Microsoft Teams

• Følg instruktionerne i denne artikel for at installere PowerShell i dit operativsystem. Hvis du allerede har installeret PowerShell, kan du springe dette trin over.
• Åbn PowerShell i dit system:
  • Mac: Åbn Terminal og kør pwsh for at starte PowerShell.
  • Windows: Søg efter "PowerShell" i menuen Start, og klik derefter på Kør som administrator.
• Kør Connect-MicrosoftTeams i PowerShell, og klik på Enter. Hvis du ikke har installeret Teams PowerShell-modulet, kan du læse, hvordan du installerer modulet.

Giv tilladelser til brugere

Følg instruktionerne i denne artikel for at give tilladelser til et sæt brugere:

• Kør følgende kommando i PowerShell for at oprette en adgangspolitik: New-CsApplicationAccessPolicy -Identity MY-APP-POLICY -AppIds "0493df14-0cd5-4c89-b413-e0b9b90bbb17" -Description "MY APP POLICY DESCRIPTION".
• Kør følgende kommando for at give tilladelser til udvalgte brugere: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY -Identity "USER_ID”.
  
  • For at få et bruger-id skal du klikke på en bestemt bruger i Microsoft admin center. Bruger-id'et vil være i sidens URL.
  • Du skal køre denne kommando for hver enkelt bruger.
• For at give tilladelse til alle eksisterende brugere skal du køre følgende kommando: Get-CsOnlineUser | Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY.
• Kør følgende kommando for at give tilladelse til alle eksisterende og fremtidige brugere på én gang: Grant-CsApplicationAccessPolicy -PolicyName MY-APP-POLICY-2 -Global.

Gennemgå webinar-indstillinger

Konfigurer din HubSpot-kontos indstillinger for webinar-synkronisering, og bestem, hvordan kontakter oprettes i HubSpot fra Microsoft Teams.

Administrer globale Microsoft Teams-indstillinger

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps..
• Klik på Microsoft Teams.
• Klik på fanen Webinarer, og klik derefter på fanen Globale indstillinger.
• I afsnittet Webinarer skal du slå Synkroniser webinar-data til for at synkronisere webinar-data fra Microsoft Teams til HubSpot. Dette vil synkronisere webinar-data for alle webinarer, der er oprettet af alle Microsoft Teams-brugere på HubSpot-kontoen.
• I afsnittet Udelukkelser kan du tilføje domæner for at forhindre, at webinarer synkroniseres med HubSpot af brugere med et bestemt domæne i deres e-mailadresse.
  
  • I afsnittet Kontaktundtagelser kan du indtaste din virksomheds domænenavn for at forhindre interne medarbejdere i at blive oprettet som nye kontakter i HubSpot.

Du kan også administrere webinarindstillinger for individuelle brugere:

• Klik på fanen Generelle indstillinger, og klik derefter på fanen Globale indstillinger.
• Nederst på siden i afsnittet Administrer individuelle brugerindstillinger skal du klikke på Brugerindstillinger ud for brugeren.
• I højre panel, i afsnittet Webinarindstillinger:
  • Vælg afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra nyligt planlagte webinarer som standard for automatisk at synkronisere alle data fra et nyt webinar, der er oprettet af den pågældende bruger.

• • Klik på Administrer individuelle web inarer for denne bruger for at administrere synkroniseringsindstillinger for et individuelt webinar.

Administrer personlige Microsoft Teams-indstillinger

• På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje. I menuen til venstre skal du navigere til Integrationer > Forbundne apps..
• Klik på Microsoft Teams.
• Klik på fanen Webinarer, og klik derefter på fanen Mine indstillinger.
• I dette afsnit kan du se alle webinarer, som du er arrangør af.
• Marker afkrydsningsfelterne i kolonnen Synkroniser ud for de webinarer, du vil synkronisere med HubSpot-marketingbegivenheder. Dette sikrer, at alle nye webinaropdateringer synkroniseres med HubSpot.
• Hvis du vil synkronisere data for et tidligere webinar, skal du holde musen over webinaret og klikke på Synkroniser nu for at hente alle historiske webinar-data.
• For automatisk at synkronisere alle nye webinarer, du opretter i Microsoft Teams, til HubSpot, skal du markere afkrydsningsfeltet Synkroniser data fra nyligt planlagte webinarer som standard.

Brug formularer (legacy) på HubSpot-sider til webinarregistrering

Når du tilføjer en HubSpot-formular (legacy) til en HubSpot-landingsside eller -webside, kan du bruge formularen til at indsamle tilmeldinger til dine Microsoft Teams-webinarer. Når en besøgende har indsendt registreringsformularen, vises en registreringshændelse på kontaktens aktivitetstidslinje, og registreringsdata tilføjes til webinaroplysningerne i Microsoft Teams.

• På din HubSpot-konto skal du navigere til Marketing > Formularer.
• Opret en formular. Dette er i øjeblikket kun tilgængeligt for HubSpot-formularer (legacy).
• Opsæt dine formularfelter. Formularen skal have fornavn, efternavn og e-mail for at acceptere registreringer.

Bemærk: HubSpots integration med Microsoft Teams-webinarer understøtter kun tre obligatoriske felter til webinarregistrering: Fornavn, efternavn og e-mail. Hvis du gør andre felter obligatoriske for registrering, vil registreringen af webinaret mislykkes.

• Indstil formularindstillingerne, og klik på Opdater øverst tilhøjre for at offentliggøre dine formularopdateringer.
• Føj din formular til en HubSpot-side.
• Klik på fanen Indhold i venstre sidepanel på HubSpot-siden.
• Naviger til sektionen Form automation .
• Under Webinar-formular skal du vælge Microsoft Teams og det webinar, som formularen skal indsamle tilmeldinger til.

• Klik på Anvend ændringer nederst i venstre panel.
• Fortsæt med at opsætte din HubSpot-side.

Tilmeld automatisk kontakter til Microsoft Teams-webinarer (kunMarketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Operations Hub Professional og Enterprise )

Opsæt en arbejdsgang til automatisk at tilmelde kontakter til dine Microsoft Teams-webinarer. Før du gennemgår nedenstående trin, skal du sørge for at opsætte Microsoft Teams-integrationen og konfigurere indstillingerne for webinar-synkronisering.

• Opret en ny arbejdsgang.
• Indstil dine kontaktindskrivningsudløsere.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en handling.
• Rul til sektionen Integrerede apps i venstre panel.
• Klik på pilen udfor Microsoft Teams, og vælg Tilføj kontakt til Microsoft Teams-webinar.

• Klik på rullemenuen Webinar, og vælg webinaret.

Kontaktens fornavn, efternavn og e-mailadresse vil altid blive medtaget for at registrere kontakten.

Bemærk: HubSpots integration med Microsoft Teams-webinarer understøtter kun tre obligatoriske felter til webinarregistrering: Fornavn, efternavn og e-mail. Hvis du gør andre felter obligatoriske for registrering, vil registreringen af webinaret mislykkes.

Når workflowet er slået til, vises registrerede kontakter under fanen Deltagelse i webinarindstillingerne i Microsoft Teams.

Hvis webinaret er synkroniseret med HubSpot, vises kontakten på marketingbegivenhedsposten i HubSpot, og der vises en tidslinje for registrering på kontaktens post.

Se detaljer om registrering og deltagelse i webinarer

Bemærk: Hvis dit webinar skal godkendes manuelt i Microsoft Teams, vil registreringer og deltagere ikke automatisk blive synkroniseret med HubSpot. Du kan manuelt synkronisere webinaroplysninger fra fanen Mine indstillinger i indstillingerne for webinarer og klikke på Synkroniser nu ved siden af det webinar, du vil synkronisere.

Når du har konfigureret dine webinarindstillinger, vil alle webinarer, du vælger at synkronisere fra Microsoft Teams til HubSpot, oprette en markedsføringsbegivenhed i HubSpot med følgende oplysninger:

• Antal tilmeldte, deltagere og aflysninger.
• Navn på begivenhed
• Dato
• Start- og sluttidspunkt
• Arrangør
• Status
• Beskrivelse

Disse egenskaber ved marketingbegivenheder kan bruges som kriterier i lister og rapporter.

Bemærk: Hvis webinar-arrangøren også er en webinar-deltager, tæller de ikke med i antallet af tilmeldte eller deltagere.

Du kan også se webinarbegivenheder på HubSpot-kontaktoptegnelsen med følgende oplysninger:

• Dato for webinar
• Når en kontakt deltager i webinaret
• Da kontakten forlod webinaret
• Varighed af deltagelse