Kontakt og brug HubSpot-datasynkronisering

Med HubSpot-datasynkronisering kan du oprette en envejs- eller tovejssynkronisering mellem HubSpot og dine andre apps for at samle alle dine kundedata på én platform. Anmeldelse af hvilke apps, der bruger datasynkronisering her.

Nedenfor kan du se, hvordan datasynkronisering fungerer, og hvordan du kontakter en app, slår datasynkronisering til, resynkroniserer registre og meget mere.

Sådan fungerer datasynkronisering

Når en synkronisering aktiveres, opretter datasynkronisering et internt indeks over alle registre i et objekt. Det bruger derefter dette indeks til at sammenligne og overvåge ændringer i registre for at se, hvordan deres tilstand (synkronisering, mislykket eller udelukket) skal ændres, når registrets egenskaber opdateres. Det betyder, at det interne datasynkroniseringsindeks løbende sammenligner sin database (enten HubSpot eller den kontaktede app) og kan gendanne enhver tabt eller fejlbehæftet API-anmodning eller slutpunkt.

Når et register opdateres, undersøger synkroniseringsmotoren hele registret i forhold til den kopi, den har, og opdaterer sin kopi, så den matcher det rigtige register. Det gør det muligt at gendanne eventuelle glemte eller mislykkede opdateringer. Datasynkronisering kan tage lidt tid at indeksere alle registre, når den startes, men vil sikre en mere jævn og sund synkroniseringsoplevelse.

Synkroniseringsprincipper

En datasynkronisering vil altid foregå mellem to apps, hvoraf den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, som er uafhængige af det objekt, der synkroniseres:

• Den første synkronisering: starter, når en synkronisering aktiveres, eller når den gemmes. Alle eksisterende registre i begge apps sendes gennem synkroniseringsmotoren for at indeksere og, hvis det er relevant, synkronisere dem.
• Den trinvise synkron isering: Når alle registre er indekseret, scannes de for opdateringer og nye registre. Indekserede registre, som har ændret sig siden sidste gang, de blev tjekket, sendes gennem synkroniseringsmotoren.

Første synkronisering

For en tovejssynkronisering består den første synkronisering af:

• Indeks HubSpot: HubSpot-posterne scannes, og postens ID og dens matchende identifikatorer gemmes (som standard er dette e-mailen for kontakter og navn og/eller domæne for virksomheder). Indekset holdes opdateret gennem hele synkroniseringsprocessen fremover. Læs mere om, hvordan matchning fungerer.
• Indeksér den anden app, og synkroniser: Registrene fra den anden app scannes og synkroniseres. For hver ressource, der hentes, kontrolleres det, om der er en matchende identifikator (f.eks. e-mail-adresse for kontakter) i HubSpots indekstabel. Hvis der er det, matches registrene, og begge registre sendes gennem synkroniseringsmotoren sammen. Hvis der ikke er et match, går registeret igennem synkroniseringsmotoren alene. Når synkroniseringsmotoren matcher registre, kombinerer den alle de oplysninger, den har (registrets feltværdier, filtre, felttilknytninger, synkroniseringshistorik osv.), og baseret på det opbygger den den næste handling (anmode om ændringer i ressourcerne, ikke gøre noget, logge en fejl osv.)

Bemærk: Det første register, der returneres af appens API, kan synkroniseres, det næste vil blive betragtet som en duplikat.

• Synkroniser HubSpot: HubSpot-registrene scannes igen for at kontrollere, om de skal synkroniseres. Dette trin vil resultere i synkronisering af eksisterende registre i HubSpot, ikke i den anden app.

Inkrementel synkronisering

Den inkrementelle synkronisering scanner konstant efter opdateringer i HubSpot og den anden app (baseret på synkroniseringsretningen) og venter på at blive trigget. HubSpot tjekker, om der er ændringer hvert femte minut. Den anden app eller dens API bruger webhooks til at advare om eventuelle ændringer.

Kontakt en app

Før du begynder

• Du skal være Superadmin eller have tilladelse til App Marketplace på din HubSpot-konto.
• Der kan være andre tilladelser, der kræves for den specifikke app, du kontakter med din HubSpot-konto.

Kontakt til appen

Der er to måder at søge efter og tage kontakt til en app på. Du kan gøre det via App Marketplace eller via Importere-siden.

1. Indtast navnet på appen i søgefeltet, og klik derefter på søgeresultatet.
2. Klik på Rate app øverst til højre.
3. Klik på Næste i dialogboksen, og log derefter ind på din app-konto.
4. Anmeld de ønskede adgangstilladelser, og klik derefter på Tillad. Du bliver omdirigeret tilbage til app-siden i dine HubSpot-indstillinger.

Hvis du opretter en synkronisering fra siden Importere:

1. Klik på Importer øverst til højre på ethvert objekts startside, eller få adgang til dine importindstillinger:

• • Gå til Importer & Eksporter i menuen i venstre side.
  • Klik på Gå for at importere.

2. Klik på Opsæt en synkronisering.

3. Indtast navnet på appen i det højre panel, og klik derefter på søgeresultatet.
4. Klik på Rate app.
5. Du bliver omdirigeret til appens Listeside for at fortsætte med kontakttrinnene.

Det er muligt at kontakte mere end én instans af den samme tredjepartsapp til HubSpot. Hvis du f.eks. administrerer to Microsoft Dynamics-konti, kan du kontakte og synkronisere data fra begge konti med én HubSpot-konto. Sådan kontakter du en ekstra konto:

1. Klik på navnet på appen.
2. Klik på Handlinger > Administrer konti.
3. Klik på Kontakt en anden konto i højre panel.
4. Fortsæt med trinene for at kontakte appen til HubSpot.

Slå datasynkronisering til

Når du har kontaktet appen, skal du konfigurere dine app-indstillinger og slå synkroniseringen til for at begynde at synkronisere data mellem de to integrationer.

1. Klik på appen.
2. Klik på Konfigurer din synkronisering.
3. På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du vælge det objekt, du vil synkronisere til eller fra i appen, og det objekt, du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
4. Klik på rullemenuen med pile , og vælg, om synkroniseringen skal være tovejs eller envejs mellem appen og HubSpot eller omvendt.

Hvis du vil slå en kortlægning fra, skal du klikke på den for at slå den fra.

Sådan opsætter du en brugerdefineret felttilknytning:

1. Klik på Tilføj en kortlægning.
2. Brug rullemenuerne til at vælge den tredjepartsapp og den HubSpot-egenskab, du vil tilknytte.
3. Klik på success Update.

4. For at slå brugerdefinerede tilknytninger fra skal du klikke for at slå kontakten fra.

Få mere at vide om specifikke regler og overvejelser i forbindelse med felttilknytninger til datasynkronisering.

Opsæt dine synkroniseringsregler

På skærmbilledet Limit skal du konfigurere, hvordan du vil synkronisere registre fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.

Hvis du konfigurerer en deal-synkronisering, bliver du prompte bedt om at kortlægge dine dealpipelines og -faser mellem HubSpot og din tredjepartsapp. Kun deals i de kortlagte dealfaser vil blive synkroniseret.

1. I afsnittet Map your deal pipelines and stages skal du klikke på rullemenuen Choose a HubSpot pipeline for at vælge, hvilken HubSpot dealpipeline du vil synkronisere med din tredjepartsapp.
2. Klik på Auto-map for automatisk at kortlægge HubSpot-dealfaser med din tredjepartsapps dealfaser. Synkroniseringen foretager en simpel tekstsøgning og forsøger at mappe enslydende faser.
3. Klik på Kortlæg en anden pipeline for at kortlægge en yderligere pipeline.

Hvis du ikke kan se dealfaser fradin anden app i HubSpot, er det på grund af følgende årsager:

• Den konto, der er kontaktet, har ikke de korrekte tilladelser til at se dealfaserne.
• Datasynkronisering mapper HubSpot-dealfaser med pipeline-faser i din anden app. Hvis du har en ikke-standardiseret salgsproces, der ikke er afhængig af dealfaser/muligheder, kan du ikke synkronisere data ved hjælp af HubSpot-datasynkronisering.

Hvis du konfigurerer en kontaktsynkronisering, vil HubSpot som standard kun synkronisere kontakter, der har en gyldig e-mail-adresse. Hvis du også vil synkronisere kontakter uden e-mail-adresse, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Only sync contacts with an e-mail address i afsnittet Duplicate reduction.

Få mere at vide om matchende registre.

Bemærk: Når en app har både et felt med firmanavn og et felt med virksomhedsdomæne, vil HubSpot matche to virksomhedsregistre, hvis de har samme firmanavn, men et forskelligt domæne, og vice versa.

I afsnittet Filtre kan du vælge kriterier for at begrænse, hvilke registre der skal synkroniseres fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt:

1. Klik på Rediger.
2. I højre panel skal du vælge egenskaben for at begrænse synkronisering af registre fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.
3. Klik på Udført.

Bemærk: Afsnittet Filtre begrænser kun, hvilke registre der i første omgang synkroniseres mellem HubSpot og tredjepartsappen. Når registrene er synkroniseret, vil de fortsætte med at synkronisere data frem og tilbage baseret på den opsatte egenskabstilknytning.

Tilknyttede registre

HubSpot forsøger så vidt muligt at opretholde de samme tilknytninger mellem poster (f.eks. virksomheder, der er tilknyttet kontakter, eller deals, der er tilknyttet virksomheder), når der synkroniseres med den oprindelige app, du har kontaktet. Få mere at vide om kortlægning af tilknytninger ved datasynkronisering.

Bemærk: I de fleste tilfælde kan datasynkronisering kun automatisk tilknytte fakturaer til kontakter. Fakturaer skal manuelt tilknyttes virksomhedsregistre i HubSpot.

Anmeldelse af regler og start af synkronisering

På skærmen Anmeldelse skal du anmelde de regler, du har konfigureret, og derefter klikke på Gem og synkroniser. Den første synkronisering vil derefter begynde at blive behandlet.

Når den første synkronisering er gennemført, synkroniseres registre inden for 10 minutter efter en ændring.

Resynkroniser slettede registre

Hvis du har slettet registre i enten HubSpot eller din tredjepartsapp, kan du resynkronisere slettede registre for at genskabe dem i begge apps:

1. Klik på appen.
2. På fanen Objektvisning skal du i kolonnen Fejl klikke på antallet af registre, der ikke kan synkroniseres.
3. Klik på Handlinger i højre panel.
4. Vælg enten Resync deleted records in HubSpot eller Resync deleted records in [third-party app].

6. Klik på Resynkroniser alle.

Det kan du også:

1. På fanen Register skal du klikke på Mere > Genopret alle slettede registre.
2. I sidepanelet skal du klikke på rullemenuen Register type og vælge registertypen og rullemenuen Destination app for at vælge, hvilken app kontaktpersonerne skal genskabes i.
3. Klik på Anmeldelse før gendannelse.
4. Anmeld alle de registre, der skal gendannes, og klik på Gendan alle [antal].

Slå datasynkronisering fra

1. Klik på appen.
2. Klik på rullemenuen Handlinger , og vælg Slå synkronisering fra.

4. Klik på Slå synkronisering fra i pop op-boksen.

Når synkroniseringen er slået fra, kan du slå den til igen ved at klikke på Rediger synkroniseringsindstillinger eller slette synkroniseringen.

Anmeldelse af din synkroniseringstilstand

Når du har kontaktet en app, kan du se en oversigt over de registre, der synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp.

1. Klik på appen.
2. På fanen Synkroniseringsoversigt skal du klikke på Objekt for at se synkroniseringsstatus efter objekter.

• • Registre, der behandles som en del af en første synkronisering, vil have roterende cirkler ved siden af sig.
  • Et register vil have status som I kø, hvis en anden synkronisering er i gang, for at forhindre, at der sker opdateringer af de samme data på samme tid.

4. Klik på antallet af registre i kolonnen In sync for at få en anmeldelse af alle registre, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
5. Klik på antallet af registre i kolonnen Fejl for at se alle registre, der ikke synkroniseres mellem HubSpot og appen.

• • Anmeld årsagen til fejlen i kolonnen Fejlkategori .
  • Hold musen over værktøjstippet for at anmelde trin til løsning.

6. Klik på antallet af registre i kolonnen Udelukket for at se alle registre, der er udelukket fra synkronisering. Det kan skyldes, at de ikke matcher nogen af filtrene i dine synkroniseringsindstillinger, eller at de ikke har fået tildelt en unik identifikator, hvilket kan skyldes, at der er defineret en matchende nøgle.

• • Klik for at se alle registre, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
  • Brug rullemenuerne til at filtrere registrene efter objekttype, synkroniseringsstatus eller en bestemt tidsramme.

• For at redigere rækkefølgen af kolonnerne skal du klikke på Mere > Rediger kolonner.
• Hvis du vil eksportere alle registre, skal du klikke på Mere > Eksporter.
  • Vælg filformatet i dialogboksen.
  • Klik på Eksporter. Den eksporterede fil bliver sendt til dig på e-mail.
• Hvis du vil gendanne alle slettede registre, skal du klikke på Mere > Gendan alle slettede registre.
  • I højre panel skal du vælge typen af register og destinationsappen. Alle tidligere slettede registre vil blive genoprettet i den valgte destinationsapp.