Med HubSpot-datasynkronisering kan du oprette en envejs- eller tovejssynkronisering mellem HubSpot og dine andre apps for at samle alle dine kundedata på én platform. Se hvilke apps, der bruger datasynkronisering her.
Nedenfor kan du se, hvordan datasynkronisering fungerer, og hvordan du forbinder en app, slår datasynkronisering til, resynkroniserer poster og meget mere.
Sådan fungerer datasynkronisering
Når en synkronisering aktiveres, opretter datasynkronisering et internt indeks over alle poster i et objekt. Det bruger derefter dette indeks til at sammenligne og overvåge postændringer for at se, hvordan deres tilstand (synkronisering, mislykket eller udelukket) skal ændres, når postens egenskaber opdateres. Det betyder, at det interne datasynkroniseringsindeks løbende sammenligner sin database (enten HubSpot eller den tilsluttede app) og kan gendanne enhver tabt eller fejlbehæftet API-anmodning eller slutpunkt.
Når en post opdateres, undersøger synkroniseringsmotoren hele posten i forhold til den kopi, den har, og opdaterer sin kopi, så den svarer til den rigtige post. Det gør det muligt at gendanne eventuelle glemte eller mislykkede opdateringer. Datasynkronisering kan tage lidt tid at indeksere alle poster, når den startes, men det sikrer en mere jævn og sund synkroniseringsoplevelse.
Synkroniseringsprincipper
En datasynkronisering vil altid foregå mellem to apps, hvoraf den ene er HubSpot. Hver synkronisering har to hovedfaser, som er uafhængige af det objekt, der synkroniseres:
- Den første synkronisering: starter, når en synkronisering aktiveres, eller når den gemmes. Alle eksisterende poster i begge apps sendes gennem synkroniseringsmotoren for at indeksere og, hvis det er relevant, synkronisere dem.
- Den trinvise synkron isering: Når alle poster er indekseret, scannes de for opdateringer og nye poster. Indekserede poster, der er blevet ændret siden sidste gang, de blev tjekket, sendes gennem synkroniseringsmotoren.
Første synkronisering
For en tovejssynkronisering består den første synkronisering af:
- Indeks HubSpot: HubSpot-posterne scannes, og postens ID og dens matchende identifikatorer gemmes (som standard er dette e-mailen for kontakter og navnet og/eller domænet for virksomheder). Indekset holdes opdateret gennem hele synkroniseringsprocessen fremover. Læs mere om, hvordan matchning fungerer.
- Indeksér den anden app, og synkroniser: Posterne fra den anden app scannes og synkroniseres. For hver ressource, der hentes, kontrolleres det, om der er en matchende identifikator (f.eks. e-mailadresse for kontakter) i indekstabellen i HubSpot. Hvis der er det, matches posterne, og begge poster sendes gennem synkroniseringsmotoren sammen. Hvis der ikke er et match, går posten igennem synkroniseringsmotoren alene. Når synkroniseringsmotoren matcher poster, kombinerer den alle de oplysninger, den har (posternes feltværdier, filtre, feltmappinger, synkroniseringshistorik osv.), og baseret på det konstruerer den den næste handling (anmode om ændringer i ressourcerne, ikke gøre noget, logge en fejl osv.)
Bemærk: Den første post, der returneres af appens API, vil kunne synkroniseres, den næste vil blive betragtet som en dublet.
- Synkroniser HubSpot: HubSpot-posterne scannes igen for at kontrollere, om de skal synkroniseres. Dette trin vil resultere i synkronisering af eksisterende poster i HubSpot, ikke i den anden app.
Bemærk venligst:
- De første synkroniseringer af store databaser kan tage lidt tid. Dette kan variere mellem apps på grund af hastigheden af den tilsluttede apps API. Synkroniseringer med millioner af poster kan tage flere dage at gennemføre.
- Hvis du gemmer synkroniseringen, genstarter du den første synkronisering.
- HubSpot sender en e-mail, når den første synkronisering er færdig.
Inkrementel synkronisering
Den inkrementelle synkronisering scanner konstant efter opdateringer i HubSpot og den anden app (baseret på synkroniseringsretningen) og venter på at blive udløst. HubSpot tjekker, om der er ændringer hvert femte minut. Den anden app, eller dens API, bruger webhooks til at advare om eventuelle ændringer.
Tilslut en app
Før du begynder
- Du skal være superadmin eller have App Marketplace-tilladelser på din HubSpot-konto.
- Der kan være andre tilladelser, der kræves for den specifikke app, du forbinder med din HubSpot-konto.
Tilslutning af appen
Der er to måder at søge efter og oprette forbindelse til en app på. Du kan gøre det via App Marketplace eller via importsiden.
- Indtast appens navn i søgefeltet, og klik derefter på søgeresultatet.
- Klik på Rate app øverst til højre.
- Klik på Næste i dialogboksen, og log derefter ind på din app-konto.
- Gennemgå de ønskede adgangstilladelser, og klik derefter på Tillad. Du bliver omdirigeret tilbage til app-siden i dine HubSpot-indstillinger.
Hvis du opretter en synkronisering fra importsiden:
- Klik på Import øverst til højre på ethvert objekts startside, eller få adgang til dine importindstillinger:
- Naviger til Import & Export i menuen i venstre side.
- Klik på Gå til import.
- Klik på Opsæt en synkronisering.
- Indtast appens navn i det højre panel, og klik derefter på søgeresultatet.
- Klik på Rate app.
- Du bliver omdirigeret til appens listeside for at fortsætte med tilslutningstrinnene.
Det er muligt at forbinde mere end én forekomst af den samme tredjepartsapp til HubSpot. Hvis du f.eks. administrerer to Microsoft Dynamics-konti, kan du forbinde og synkronisere data fra begge konti med én HubSpot-konto. Sådan tilslutter du en ekstra konto:
- Klik på navnet på appen.
- Klik på Handlinger > Administrer konti.
- Klik på Tilslut en anden konto i højre panel.
- Fortsæt med trinene for at forbinde appen til HubSpot.
Slå datasynkronisering til
Når du har tilsluttet appen, skal du konfigurere dine appindstillinger og slå synkroniseringen til for at begynde at synkronisere data mellem de to integrationer.
- Klik på appen.
- Klik på Konfigurer din synkronisering.
- På siden Vælg de data, du vil synkronisere, skal du vælge det objekt, du vil synkronisere til eller fra i appen, og det objekt, du vil synkronisere til eller fra i HubSpot.
- Klik på rullemenuen med pile , og vælg, om synkroniseringen skal være tovejs eller envejs mellem appen og HubSpot eller omvendt.
Få mere at vide om
synkronisering af kontakter og leads til andre apps.
Konfigurer din synkroniseringsretning
På skærmbilledet Configure skal du vælge synkroniseringsretning og tilknytte tredjepartsappens felter til HubSpots egenskaber.
I afsnittet Vælg din synkroniseringsretning skal du beslutte, hvordan du vil synkronisere data fra HubSpot til tredjepartsappen og omvendt. Der er tre muligheder:
- Datasynkronisering mellem apps: Alle nye og opdaterede objektoplysninger synkroniseres mellem de to apps. Egenskaber vil blive flettet for poster, der allerede findes på begge platforme.
- Data synkroniseres kun til HubSpot fra din tredjepartsapp.
- Data synkroniseres kun til din tredjepartsapp fra HubSpot
I afsnittet Resolve data conflicts skal du klikke på dropdown-menuen og vælge den standardapp, der skal overskrive den anden, når der er uoverensstemmelser i data. Hvis der ikke er nogen feltværdi i standardappen, vil ingen data blive ændret i tredjepartsappen. Denne indstilling tilsidesætter ikke den synkroniseringsretning, der er valgt i afsnittet Vælg din synkroniseringsretning.
Gennemgå dine felttilknytninger
I afsnittet Kortlæg dine felter skal du gennemgå standardtilknytningerne for egenskaber, og hvordan oplysninger synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp. Hvis du har et betalt Operations Hub>-abonnement, kan du opsætte brugerdefinerede tilknytninger til egenskaber. Hvis du ikke har et betalt Operations Hub-abonnement, skal du klikke på Prøv brugerdefinerede tilknytninger for at teste funktionen.
Påkrævede felter vises i tabellen med felttilknytninger med en stjerne (*).
Hvis du vil slå en kortlægning fra, skal du klikke på den for at slå den fra.
Sådan opretter du en brugerdefineret felttilknytning:
- Klik på Tilføj en mapning.
- Brug rullemenuerne til at vælge den tredjepartsapp og den HubSpot-ejendom, du vil mappe.
- Klik på success Update.
- For at slå brugerdefinerede tilknytninger fra skal du klikke for at slå kontakten fra.
Få mere at vide om specifikke regler og overvejelser i forbindelse med mappinger af datasynkroniseringsfelter.
Opsæt dine synkroniseringsregler
På skærmbilledet Limit skal du konfigurere, hvordan du vil synkronisere poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.
Som standard vil HubSpot kun synkronisere kontakter, der har en gyldig e-mailadresse. Hvis du også vil synkronisere kontakter uden en e-mailadresse, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Synkroniser kun kontakter med en e-mailadresse i afsnittet Reducer risikoen for dubletter.
Få mere at vide om matchende optegnelser.
Bemærk: Når en app har både et firmanavn- og et firmadomænefelt, vil HubSpot matche to poster, hvis de har det samme firmanavn, men et forskelligt domæne, og vice versa.
I afsnittet Begræns hvilke poster, der synkroniseres, skal du vælge kriterier for at begrænse, hvilke poster der synkroniseres fra HubSpot til din tredjepartsapp og vice versa:
- Klik på Rediger.
- I højre panel skal du vælge egenskaben for at begrænse synkronisering af poster fra HubSpot til din tredjepartsapp og omvendt.
- Klik på Udført.
Bemærk: Afsnittet Begræns hvilke poster, der synkroniseres, begrænser kun, hvilke poster der oprindeligt synkroniseres mellem HubSpot og tredjepartsappen. Når posterne er synkroniseret, vil de fortsætte med at synkronisere data frem og tilbage baseret på den opsatte egenskabskortlægning.
Associerede optegnelser
HubSpot forsøger så vidt muligt at bevare de samme tilknytninger mellem poster (f.eks. virksomheder, der er tilknyttet kontakter, eller aftaler, der er tilknyttet virksomheder), når der synkroniseres med den oprindelige app, du oprettede forbindelse til. Få mere at vide om associationskortlægning med datasynkronisering.
Bemærk: I de fleste tilfælde kan datasynkronisering kun automatisk knytte fakturaer til kontakter. Fakturaer skal knyttes manuelt til virksomhedsposter i HubSpot.
Gennemgå regler og start synkroniseringen
Gennemgå de regler, du har konfigureret, på skærmen Gennemgang , og klik derefter på Gem og synkroniser. Den første synkronisering vil derefter begynde at blive behandlet.
Når den første synkronisering er gennemført, synkroniseres poster inden for 10 minutter efter en ændring.
Resynkroniser slettede poster
Hvis du har slettet poster i enten HubSpot eller din tredjepartsapp, kan du resynkronisere slettede poster for at genskabe dem i begge apps:
- Klik på appen.
- På fanen Objektvisning skal du i kolonnen Fejl klikke på antallet af poster, der ikke kan synkroniseres.
- Klik på Handlinger i højre panel.
- Vælg enten Resync deleted records in HubSpot eller Resync deleted records in [third-party app].
- Klik på Resynkroniser alle.
Det kan du også:
- På fanen Postvisning skal du klikke på Mere > Genoprettelig sletning af alle poster.
- I sidepanelet skal du klikke på rullemenuen Posttype og vælge posttypen og rullemenuen Destinationsapp for at vælge, hvilken app kontakterne skal genskabes i.
- Klik på Gennemgå før gendannelse.
- Gennemgå alle de poster, der skal gendannes, og klik på Gendan alle [antal].
Slå datasynkronisering fra
Du kan slå datasynkronisering fra for at forhindre, at poster fra appen synkroniseres med HubSpot og omvendt.
- Klik på appen.
- Klik på rullemenuen Handlinger , og vælg Slå synkronisering fra.
- Klik på Slå synkronisering fra i det tidligere spørgsmål.
Når synkroniseringen er slået fra, kan du slå den til igen ved at klikke på Rediger synkroniseringsindstillinger eller slette synkroniseringen.
Gennemgå din synkroniseringstilstand
Når du har tilsluttet en app, kan du se en oversigt over de poster, der synkroniseres mellem HubSpot og din tredjepartsapp.
- Klik på appen.
- På fanen Synkroniseringsoversigt skal du klikke på Objektvisning for at se synkroniseringsstatus efter objekter.
- Poster, der behandles som en del af en indledende synkronisering, vil have roterende cirkler ved siden af sig.
- En post vil have status som I kø, hvis en anden synkronisering er i gang for at forhindre, at der sker opdateringer af de samme data på samme tid.
- Klik på antallet af poster i kolonnen In sync for at se alle poster, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
- Klik på antallet af poster i kolonnen Fejl for at se alle poster, der ikke synkroniseres mellem HubSpot og appen.
- I kolonnen Fejlkategori kan du se årsagen til fejlen.
- Hold musen over værktøjstippet for at se trin til løsning.
- Klik på antallet af poster i kolonnen Udelukket for at se alle poster, der er udelukket fra synkronisering. Det kan skyldes, at de ikke matcher nogen af filtrene i dine synkroniseringsindstillinger, eller at de ikke har fået tildelt en unik identifikator, hvilket kan skyldes, at der er defineret en matchende nøgle.
- Klik for at se alle poster, der synkroniseres mellem HubSpot og appen.
- Brug rullemenuerne til at filtrere posterne efter objekttype, synkroniseringsstatus eller en bestemt tidsramme.
- For at redigere rækkefølgen af kolonnerne skal du klikke på Mere > Rediger kolonner.
- Klik på Mere > Eksporter for at eksportere alle poster.
- Vælg filformatet i dialogboksen.
- Klik på Eksporter. Den eksporterede fil vil blive sendt til dig via e-mail.
- For at gendanne alle slettede poster skal du klikke på Mere > Gendan alle slettede poster.
- I højre panel skal du vælge posttype og destinationsapp. Alle tidligere slettede poster vil blive genoprettet i den valgte destinationsapp.