エクセルを使った売上管理表の作り方｜作成時のポイントやメリットを解説

売上管理とは、売上高や原価の比率、担当者ごとのパフォーマンスなどを記録・集計する手法のことです。営業活動を可視化することで、効果的に目標達成へと近づくことができます。

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エクセルで売上管理を行うには、エクセルの特性を理解したうえで、機能をうまく活用することが大切です。関数やマクロ、ピボットテーブルなどの機能を使用すると、マネジメントしやすい売上管理表を作成できます。

本記事では、エクセルで売上管理表を作る方法や、作成時のポイントなどを解説します。

エクセルで売上管理表を作成する手順は、次の通りです。

1. 必要な項目の洗い出し
2. 表のフォーマットを作成
3. マスタデータの作成
4. VLOOKUP関数でデータを自動入力
5. データの入力規則の設定

ステップに沿って詳しく解説します。
 

1. 必要な項目の洗い出し

売上管理表を作成する際は、まず基本的なデータ項目を設定する必要があります。売上管理表の主な項目には次のような種類があります。

• 取引日
• 取引先番号
• 取引先名
• 商品番号
• 商品名
• 単価
• 販売数量
• 売上高
• 原価
• 総利益

その他、取引先の担当者名や所在地、売上目標、割引金額などを設定するケースもあります。

設定する項目は、どのような目的で売上管理表を運用するかによって異なります。例えば、取引先ごとの売上管理が目的なら、取引日や取引先番号を必須項目にします。商品ごとの売上管理が目的なら、商品番号や単価といった項目を含めると管理しやすくなります。

まずは必要最低限の項目のみを設定し、過不足があれば調整すると良いでしょう。
 

2. 表のフォーマットを作成

設定した項目に沿って売上管理表のフォーマットを作成します。

実際にエクセルを起動し、表の横軸に項目を設置しましょう。必ず横軸に「顧客名」や「売上金額」などの項目を設定し、縦軸に実際のデータを入力するのがポイントです。

表の視認性を高めるために項目名を太字にしたり、行ごとの色を変えたり、枠全体を太線にしたりと、編集機能を使って装飾するのがおすすめです。

なお、次のステップでマスタデータを作成するため、取引先名や商品名、単価といった定型化された項目は空白の状態でも構いません。このような項目は、関数を活用することでマスタデータをもとに自動入力が可能になるためです。
 

3. マスタデータの作成

マスタデータとは、データベース全体に共通して存在する基盤的なデータです。

販売数量や売上高、総利益といったデータは常に変動しますが、取引先名や商品名、単価などのデータは、意図的に情報を変更しない限り、内容は変わりません。変動しないデータのマスタを作成することで、さまざまなデータベースに該当する情報を自動的に入力できます。

例えば、取引先のマスタデータを作成する際は、取引先番号や取引先名、所在地、担当者名、電話番号などの項目を設けるのが一般的です。

商品に関するマスタデータの場合、商品番号やカテゴリ、商品名、単価、在庫数などの項目の設定が可能です。

作成する売上管理表のフォーマットに合わせて必要な項目を設定し、マスタデータの表を作成しましょう。
 

4. VLOOKUP関数でデータを自動入力

VLOOKUPは、エクセルの関数の一種で、別の表から特定のデータを検索し、該当する情報を抽出できるのが特徴です。

売上管理表にVLOOKUPを活用すると、マスタデータから特定の情報がピックアップされ、任意の項目への自動入力が可能です。そのため、データ入力の工数削減につながります。

VLOOKUP関数を利用する際は、売上管理表とマスタデータ間で、共通する項目を設置する必要があります。例えば、取引先名の情報を抽出するには、その情報を検索するための取引先番号といった項目を、売上管理表とマスタデータの両方に設置しましょう。

そして、売上管理表の取引先名の空白セルに「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)」を入力します。次に紹介する例では、取引先番号をもとに取引先名を抽出する仕組みになっているため、「検索値」は取引先番号の項目にあるセルを指定します。

「範囲」は、マスタデータの表をすべて選択しましょう。

「列番号」は、選択したマスタデータの表内で取引先名の項目が記載されている列の並び順を指定します。

「検索方法」は、完全一致検索の場合は「FALSE」、検索値と近い値を検索する場合は「TRUE」と入力します。

オートフィルで、ほかのセルにも情報を反映しましょう。

5. データの入力規則の設定

VLOOKUP関数では、検索値に誤りがあるとエラーとして表示されます。例えば、売上管理表とマスタデータの取引先番号が統一されていないと、検索値にエラーが発生するため必要です。

このようなミスを避けるには、売上管理表とマスタデータを作成する際の入力ミスや漏れを防ぐ必要があります。そこで役立つのが、エクセルの標準機能として用意されている「データの入力規則」です。データの入力規則を設定することで、特定のデータしか入力できなくなります。

取引先番号の項目を例にあげて、データの入力規則の設定方法を見ていきましょう。

1. 取引先番号の列を選択
   
2. その状態で、メニューバーの［データ > データの入力規則］の順にクリック
   
3. ［入力値の種類］の項目から［リスト］を選択し、［ドロップダウンリストから選択する］のチェックを外す
   
4. ［ソース］の項目に有効な取引先番号を入力
   
5. ［エラーメッセージ」のタブに切り替え、［無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」にチェックが入っていることを確認
   
6. ［OK］をクリック

ここまでの設定が完了すれば、売上管理表とマスタデータが紐付けられた状態になります。取引先番号のほかにも、商品番号を検索対象にして商品名や単価を自動入力することも可能です。
 

エクセルでの売上管理を効率化するには、関数の活用がおすすめです。先ほど紹介したVLOOKUP関数以外にも、売上管理に役立つ関数にはさまざまな種類があります。ここでは、代表的な関数を紹介します。
 

IF関数

IFは、特定の条件を満たすか否かによって設定値を返す関数です。「=IF(条件, 真の場合の値, 偽の場合の値)」と入力します。

売上管理表では、売上目標の達成・未達を判定する際にIF関数を利用できます。

例えば、「=IF(A2<=100000,"達成","未達")」と入力した場合、A2セルが10万円以上の場合は「達成」、10万円未満の場合は「未達」の情報が自動的に出力される仕組みです。条件に設定する不等号は、「<=」の場合は「以上」、「>」は「未満」、「=」は「～と同じ」といった意味合いがあります。
 

COUNTIF関数

COUNTとは本来、指定した範囲内のセルの個数をカウントする関数です。そのCOUNTにIF関数を組み合わせると、範囲内の条件に適合するセルの個数を算出できます。「=COUNTIF(範囲, 条件)」と入力します。

売上管理表では、各営業担当者の契約件数や、商品・サービスごとの販売個数をカウントする際に活用可能です。

例えば、「=COUNTIF(B2:B10,">=15″)」と入力した場合、B2～10の範囲内で15以上の値が含まれているセルの個数が出力されます。
 

SUMIF関数

SUMは、エクセルの代表的な関数のひとつで、指定した範囲内の値を合計する役割があります。SUMにIF関数を組み合わせると、範囲内の条件に適合するセルのみを抽出して合計値を求められます。SUMIF関数を使用する際は、「=SUMIF(範囲, 条件, [合計範囲])」と入力しましょう。

売上管理表では、顧客や商材など、特定のテーマごとの売上高を求める際に活用できます。

例えば、「SUMIF(C2:C10,"株式会社A",D2:D10)」と入力した場合、C2～10の範囲から株式会社Aのみを抽出し、D2～10に含まれた値の合計を返す仕組みです。会社名の項目があれば、条件の項目に「株式会社A」と入力せず、直接そのセルを指定しても構いません。
 

AVERAGE関数

AVERAGEは、指定した範囲内の平均値を算出する関数です。「=AVERAGE(範囲)」と入力するか、「=AVERAGE(値1,値2, …)」とセルを個別に選択して設定することもできます。

売上管理表では、売上高や販売個数などの平均値を求める際に役立ちます。

例えば、「=AVERAGE(E2:E10)」と入力した場合、E2～10の範囲における平均値を割り出せる仕組みです。
 

RANK関数

RANKは、指定した範囲内で順位を算出する関数です。「=RANK(検索値,範囲,順序)」と入力します。順序に「0」を指定した場合は降順、「1」を指定すると昇順で順位が決定します。

売上管理表でRANK関数を使用すると、営業担当者や商材ごとの売上ランキングを作成できます。

例えば、F2～4のセルにそれぞれ「80、90、75」の値が入力されており、F2（80）の順位を確認したい場合は、「=RANK(F2,F2:F4,0)」と入力します。すると、F2の順位は2位なので、「2」の値が出力される仕組みです。

エクセルで売上管理を行う際は、次のポイントを意識することが重要です。

• テンプレートを活用する
• 運用ルールを決める
• ピボットテーブルを使って分析を行う

それぞれのポイントを押さえたうえで、売上管理の運用効率を高めましょう。
 

テンプレートを活用する

エクセルで売上管理表を作成する際は、テンプレートの活用がおすすめです。

エクセル用のテンプレートは、インターネット上で一般公開されています。あらかじめ作成されたフォーマットをそのまま利用するだけでなく、アレンジもできるため、目的に合わせた売上管理表の作成が可能です。

テンプレートは、検索エンジンで「エクセル 売上管理表 テンプレート」と検索すると見つかります。

ただし、悪意のあるファイルのダウンロードによって、ウイルスに感染するリスクがある点に注意が必要です。信頼のおける企業やダウンロードサイトなどから取得しましょう。
 

運用ルールを決める

エクセルの売上管理表は複数人で利用するケースも多いため、共同編集を行う際にミスが起きることを想定したうえで作成する必要があります。

例えば、共同編集の際には、データの上書きや誤入力、更新漏れといったトラブルが起こりがちです。このような事態を避けるには事前に明確な運用ルールを策定しましょう。

運用ルールに記載すべき項目としては、次のようなものがあげられます。

• 入力担当者
• 表記方法
• 編集可能な項目と不可の項目
• グラフや画像、コメントを添付する際のルール
• 更新期間

ルールを策定したら、関係者へ周知徹底することも重要です。すべての担当者が明確なルールを把握することで、ミスが起こりづらくなります。
 

ピボットテーブルを使って分析を行う

売上管理表のデータを分析に活用するなら、ピボットテーブルを利用すると良いでしょう。

ピボットテーブルとは、関数を使用せずに簡易的な操作で分析を行える機能です。取引先や商材、販売エリアなどの単位別に売上高を比較分析できます。

ピボットテーブルを利用する手順は、次の通りです。

1. ピボットテーブルのベースとなるデータ範囲を指定
   
2. メニューバーから［挿入 > ピボットテーブル］の順にクリック
   
3. ダイアログが表示されるので［OK］をクリック
4. 画面右側に［ピボットテーブルのフィールド］が表示される

［ピボットテーブルのフィールド］には、取引先名や商品名など、指定した範囲に含まれる項目名が表示されています。それぞれの項目にチェックを入れると、その項目にもとづいたグラフが出力される仕組みです。

エクセルを活用した売上管理は、コスト的な負担が少なく、手軽に始められるなどのメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく解説します。
 

導入時のコストを抑えられる

エクセルを導入済みの企業では、売上管理を開始するにあたって導入コストがかかりません。

また、サブスクリプション型の「Microsoft 365」を利用すると、常に最新のバージョンのエクセルを使用できます。クラウドも使用可能で、チームで行う業務をサポートする機能も充実しています。

買い切り型のエクセルを使用中の場合は、Microsoft 365への切り替えを検討しても良いでしょう。
 

手軽に運用を開始できる

ビジネスシーンで利用する機会の多いエクセルは、基本的な使用方法を把握している人が多いのも特徴です。そのため、ツールの利用方法やノウハウを教育する手間やコストを省けます。わからないことがあっても、インターネット上に数多くの情報が公開されているため、多くの場合は自己解決が可能です。

また、インターネット上でテンプレートが数多く公開されていることも、エクセルのメリットだといえるでしょう。テンプレートの使用によって、視認性が高く、使いやすい売上管理表を簡単に作成できます。
 

使い勝手の良い売上管理表にカスタマイズできる

カスタマイズの自由度が高いことも、エクセルを活用するメリットです。

フォントやテキストカラー、罫線などの要素を自由に変更できるほか、関数を使って入力規則を設定できるのも特徴です。また、必要なデータを抽出できる「フィルタ」や、選択肢から入力項目を選べる「プルダウンリスト」など、便利な機能も充実しています。

このような機能を活用することで、使いやすい売上管理表の作成が可能です。
 

さまざまなメリットがあるエクセルですが、売上管理表を作成する際はいくつか注意すべきポイントがあります。あらかじめ注意点を理解したうえで適切な運用体制を整えましょう。
 

共同編集には向いていない

ダウンロード版のエクセルでは、ブックの共有機能を有効にすることで、複数のユーザーが同じファイルにアクセスできます。しかし、複数人が同じタイミングでファイルを開くことはできず、こまめな保存が必要になるなど、共同編集を行うのが難しいことがあります。

Microsoft 365を契約することでエクセルでの共同編集が可能になりますが、機能が充実した売上管理表を利用したい場合は、SFA（営業支援システム）をはじめとする専用のシステムを導入するのがおすすめです。ユーザーごとの細かいアクセス権限の設定やダッシュボードによる一元管理などの機能により、売上管理を効率化できます。

膨大な量のデータを処理するのが難しい

エクセルのデータ量は、テキストや関数、グラフ、画像などの量によって決まります。データ量が増えると処理が遅くなり、ファイルを開く際に時間がかかるなど、エクセルによる売上管理に限界を感じることもあるでしょう

膨大な量のデータを扱う場合も、SFAに切り替えると良いでしょう。営業活動に関する情報を一元管理できるだけでなく、データ量が増えても管理しやすく、入力ミスや対応漏れを防ぐための機能も充実しています。
 

外部システムと連携できない

エクセルは、基本的に外部システムと連携できません。そのため、ほかのシステムとのデータの同期が難しいこともデメリットといえます。

専用のシステムは、外部システムとの連携にも柔軟に対応できます。例えば、SFAとCRM（顧客関係管理）ツールと連携すると、顧客情報と売上データを紐付けたり、請求書作成ツールと連携して帳票作成機能を実装させたりといった対応が可能になります。また、MA（マーケティングオートメーション）ツールとの連携により、営業部門とマーケティング部門のシームレスな情報共有につながります。

エクセルは導入している企業が多く、操作に慣れている人も多いことから、導入コストを抑えてスムーズに利用を開始できるのがメリットです。

しかし、共同編集には向いておらず、データ量が増えてくると操作性が悪くなるため、より効率的に管理したい場合はSFAの利用がおすすめです。

HubSpotが提供するSales Hubは、CRMが基盤となったツールで、リアルタイムの顧客情報をベースに案件管理や売上管理、進捗管理などを行えるのが特徴です。

データを何度も入力する必要がなく、入力ミスを減らせるほか、複数のメンバーがリアルタイムで進捗を確認・更新できます。売上を管理するだけでなく、営業チームのパフォーマンス改善や効果的なマネジメント、さらには顧客体験の向上に最適です。

基本的な機能が無料で使用できるプランがありますので、ぜひ試してみてください。